Toine van Eijk - IT & ICT Training

Hoe ontwikkel je een effectief IT-adoptieprogramma?

Zorg voor een duidelijk adoptieprogramma en stem trainingen af op het individuele niveau van een werknemer

Overstappen naar een werkplek in de cloud wordt alleen een succes als werknemers de nieuwe technologie goed gebruiken. Helaas wordt er bij de introductie van een nieuwe manier van werken vaak te weinig aandacht besteed aan opleiding en training. Zorg voor een duidelijk adoptieprogramma en stem trainingen af op het individuele niveau van een werknemer. Hoe doe je dat? Dat lees je in onderstaand stappenplan.

In de eerdere blog legden we uit welke onderdelen nodig waren om een adoptieprogramma op te stellen. Dit adoptieprogramma is nodig om zowel de minder digitale collega’s als ervaren werknemers optimaal gebruik te laten maken van bijvoorbeeld een nieuwe werkplek in de cloud. Het maakt niet uit in welke sector jouw organisatie zich bevindt, van de zorg tot de gemeentemarkt is het belangrijk om voor alle medewerkers een passend programma op te stellen. Alleen dan levert de investering in nieuwe technologie ook echt productiviteitswinst op.

1. Inventarisatie
Voordat je echt kunt beginnen met het implementeren van een nieuwe oplossing, moet je precies weten welke systemen er binnen de organisatie in gebruik zijn. Welke processen worden met welke systemen ondersteund? Zodra je dit hebt vastgelegd, kun je beginnen met het inventariseren van de behoeftes van elke medewerker. Met een online intake-formulier stel je van elke IT-gebruiker het ‘DNA-profiel’ vast. Is hij vaak onderweg of werkt hij veel thuis? Gebruikt hij een aantal hoofdapplicaties of ook specifieke tools? Via deze intake kun je ook onderzoeken op welke manier de werknemer het liefst leert. Denk hierbij aan 1-op-1 begeleiding, klassikale lessen of juist studeren op eigen tempo via e-learning video’s. Het laatste onderdeel van de inventarisatie is het meten van de digitale vaardigheden van een medewerker via een zogeheten nulmeting. Hiermee toets je waar de witte vlekken in iemands kennisniveau zitten. Het resultaat van de inventarisatie lever je op in een managementrapportage.

2. Persoonlijk leerplan
Na de grondige inventarisatie is het tijd voor het opstellen van de persoonlijke leerplannen. Op basis van het DNA-profiel en de nulmeting stel je voor elke medewerker een individueel plan op dat aansluit bij de opleidingsvoorkeuren en lacunes in kennis. Het lijkt misschien veel werk om voor elke medewerker een apart plan op te stellen, maar aan het einde van de rit levert dit zeker tijdwinst op. Met een persoonlijk plan beperk je de tijdsinvestering voor een medewerker en vermijd je frustratie. Waarom iemand opleiden op een gebied waar hij al voldoende vanaf weet? Of hem een dag klassikaal lesgeven terwijl hij aangeeft dit niet effectief te vinden?

3. Bijscholing op maat
In een opleidingsprogramma zitten vrijwel altijd onderwerpen die voor alle medewerkers gelijk zijn. Bijvoorbeeld de top-10 veranderingen door de introductie van de nieuwe cloud werkplek. Andere onderwerpen zijn alleen interessant voor een bepaalde afdeling of groep medewerkers. Denk hierbij aan mobile device management voor salesmedewerkers, maar ook bijscholing voor minder digivaardige collega’s. Deze kennis draag je het gemakkelijkst 1-op-1 over. Dit kan via een ‘learning portal’: een database waar je al het lesmateriaal, de toetsen en de instructievideo’s samenbrengt. Maak deze database goed doorzoekbaar en zorg dat medewerkers zelf hun favorieten kunnen markeren. Het portaal kun je combineren met andere ondersteunende middelen, zoals handleidingen en werkinstructies. Zo vinden medewerkers alles wat ze nodig hebben om hun werk efficiënt uit te voeren op één plaats.

4. Resultaatmeting
Genoeg gestudeerd en geoefend? Dan is het tijd om de medewerker het vuur aan de schenen te leggen met een eindtoets. Met alleen het volgen van een opleiding kun je onmogelijk testen of de medewerker voldoende heeft bijgeleerd om de (nieuwe) vaardigheden in de praktijk te brengen. Een erkende manier om de digivaardigheid te meten is medewerkers op te laten gaan voor hun Europees Computer Rijbewijs (ECDL). Dit ECDL is de internationaal erkende standaard voor computervaardigheid en is ingevoerd in 70% van de landen wereldwijd.

5. Advies en nazorg
Na de opleiding en de toetsing is het tijd om het geleerde in de praktijk te brengen. Gooi medewerkers niet in diepe, maar zorg voor goede begeleiding. Zeker in de eerste dagen en weken na de introductie van de nieuwe technologie is het belangrijk om enerzijds te monitoren of de tooling juist wordt gebruikt en anderzijds of er voor bepaalde medewerkers extra scholing nodig is. Stel een IT-specialist aan die als ‘floorwalker’ rondloopt op de werkvloer en direct aanspreekbaar is voor vragen. Het is belangrijk dat deze IT-specialist een bekend en vertrouwd gezicht is, zodat medewerkers geen drempel ervaren om met hun problemen bij hem aan te kloppen. Op termijn kan een andere medewerker deze rol overnemen. Zorg er tot slot voor dat de nieuw aangeleerde vaardigheden op peil blijven. Digitale ontwikkelingen volgen zich in vlot tempo op, daarom zullen medewerkers in de praktijk vrijwel continu getraind moeten worden.

Met bovenstaande stappen leg je de juiste basis voor het adoptieprogramma. Meer weten over IT-adoptie, trainingen of online werken? Lees onze whitepaper of neem gerust contact op.