Productiever werken met IT
De mogelijkheden die een moderne IT omgeving biedt om werkzaamheden sneller, eenvoudiger en efficiënter te maken worden vaak maar beperkt gebruikt, terwijl ze een groot positief effect hebben op de efficiency en motivatie van medewerkers. Onze IT productiviteitsconsultants helpen om de moderne tools die vaak al in je organisatie beschikbaar zijn maximaal te benutten.
Maximaal benutten van de werkplek
Digitalisering heeft onze manier van werken de afgelopen jaren behoorlijk veranderd. Om hybride werken mogelijk te maken werken steeds meer organisaties met een moderne digitale werkplek uit de cloud, wat ervoor zorgt dat medewerkers eenvoudig vanaf elke locatie kunnen werken en verbonden blijven. Met Microsoft 365 beschikken organisaties daarnaast over een set handige digitale tools om hun medewerkers efficiënter én productiever te laten (samen)werken. Mits ze op de juiste manier geïmplementeerd zijn en de gebruikers weten hoe ze er optimaal gebruik van maken.
Meer rendement, minder doen
Meer taken verrichten in minder tijd door je werkzaamheden slimmer in te richten: dát is waar het binnen het thema productiviteit om draait. Bijvoorbeeld door middel van het optimaliseren en automatiseren van (repeterende) taken en werkprocessen. Denk aan het automatisch onboarden van nieuwe medewerkers, het wekelijks opstellen van een managementrapportage, een digitaal proces voor bezoekersregistratie of het eenvoudig presenteren van maandcijfers op een dashboard. Meer rendement, met minder doen. We kijken daarbij vooral naar de gebruikers van IT-toepassingen. Wat hebben zij nodig om het dagelijkse werk op een leuke en efficiënte manier uit te kunnen voeren? Daarbij is niet de techniek leidend, maar de functionele behoeften van medewerkers, afdelingen en de organisatie.
Hoe kunnen we helpen?
76 procent van het hoger management heeft IT-productiviteit op de agenda staan. In de praktijk hebben medewerkers ook ideeën hoe het dagelijkse werk makkelijker kan. Deze ideeën aangevuld met inspiratie en mogelijkheden vanuit Ictivity zorgen voor een mooie mix om taken en werkprocessen makkelijker te maken.
Dit doen we vanuit een drietal thema’s:
1. Optimaal en veilig (online) samenwerken
2. Creëren van inzicht
3. Optimaliseren en automatiseren
1. Online veilig samenwerken
De mogelijkheden binnen Microsoft 365 zijn legio. Maar maken medewerkers op een goede manier gebruik van SharePoint, Microsoft Teams? Wanneer gebruik je OneDrive, wat kan je met Microsoft Forms, Planner, Viva, OneNote, Yammer? Het is wellicht lastig om overzicht te houden. We helpen je snel op weg met een inspiratieworkshop. Tijdens deze interactieve sessie laten we aan het management of een afvaardiging van jouw organisatie zien wat de mogelijkheden zijn van Microsoft 365 .
2. Creëren van inzicht
Elke week dezelfde handelingen om een rapportage uit te draaien? Dat kan makkelijker met de inzet van Microsoft PowerBI. Hiermee automatiseren we de gewenste rapportage of dashboards. Minder kans op fouten, alleen die informatie presenteren die belangrijk is én altijd up-to-date. Medewerkers hebben daardoor meer tijd voor leukere, minder repeterende, werkzaamheden. Wil je specifieke stuurinformatie voor jouw organisatie? Dat kan. Informatie uit diverse bronnen en systemen zijn vaak eenvoudig te koppelen en te presenteren in een dashboard. Niet meer zelf zoeken. Met één druk op de knop direct inzicht.
3. Optimaliseren en automatiseren van processen
Gebruiken medewerkers complexe bedrijfsapplicaties om eenvoudige verwerkingen te doen? Of zijn ze veel tijd kwijt met repeterende administratieve taken? Met de inzet van een Power App kan dit velen malen sneller en eenvoudiger. Uit onderzoek blijkt dat 61 procent van de medewerkers van mening is dat het automatiseren van taken hun productiviteitsniveau verhoogt. Medewerkers en afdelingen hebben vaak zelf al een idee welke repeterende taken en werkprocessen interessant zijn om te optimaliseren en/of automatiseren. We dagen je uit, gaan met medewerkers in gesprek en komen daarmee snel tot de productiviteit kanshebbers. Ictivity heeft kennis van Microsoft PowerApps, PowerAutomate en Flows. Tools die veel organisaties al in bezit hebben. Nu nog gaan gebruiken!
Kant-en-klare Productivity Apps
Onboarding App
Het aanmeldproces van een medewerker volledig geautomatiseerd. Een nieuwe medewerker komt in dienst en krijgt geautomatiseerd toegang tot een werkplek, e-mail en andere (IT) faciliteiten.
Meldingen App
Elke medewerker kan zelf met de smartphone een defect in het kantoorpand melden en een foto van het defect toevoegen. Facilitaire Zaken krijgt direct deze melding binnen en kan er mee aan de slag.
Custom Apps
Daag ons maar uit! Welke taak of werkproces kost je veel tijd, energie en misschien wel frustratie? Weer dezelfde handelingen, wéér klikken op dezelfde knoppen om iets voor elkaar te krijgen. Dat kan anders. Tijdens een workshop gaan we je inspireren. Samen tekenen we het werkproces uit, vertalen dat naar een functioneel ontwerp en gaan dat, op basis van de PowerApps bouwblokken, voor je maken. We laten tussentijds de voortgang zien, je gaat het zelf testen en ervaren. We leggen het aan de gebruikers uit (adoptie) en daarna ga je de app gebruiken. We zijn ervan overtuigd dat je al snel met een nieuwe vraag komt: “Kunnen jullie ook dit?”.
Liever zelf aan de slag? We bieden ook trainingen op het gebied van PowerApps en PowerBI. Zet de opgedane kennis direct in voor jouw organisatie!
Productiviteit Dashboard
Organisaties hebben verwachtingen van een moderne werkplek. Investeren daar veel in. Vaak betekent het ook een nieuwe of andere manier van (online) werken. Maar weet je als MT of directie ook hoe de werkplek gebruikt wordt? Hoe medewerkers tools gebruiken zoals Microsoft 365? Met het overzichtelijke Ictivity Productiviteit Dashboard laten we eenvoudig zien hoe afdelingen de werkplek en Microsoft 365 omarmen. Op basis van trends zien we of het gebruik van bijvoorbeeld Teams toe of afneemt. Ideale stuurinformatie!
Robin Wijnen, Sales consultant IT adoptie & productiviteit
Stuur een e-mail 088-4284848