In de zorg gaat het al jaren over hetzelfde tekort: tijd. Personeelstekorten, complexere zorgvragen en vergrijzing zetten organisaties dagelijks onder druk. Voor wie verantwoordelijk is voor IT, beleid of bestuur in een zorgorganisatie is dat geen abstract probleem. Je ziet het terug in iedere roosterpuzzel, in iedere overdracht en iedere zoektocht naar voldoende bezetting. AI wordt vaak gepresenteerd als het antwoord. Maar de eerlijke vraag is: wordt AI in jouw organisatie een echte werkversneller, of straks weer een extra bron van complexiteit waar medewerkers uiteindelijk vooral last van hebben?

Dat verschil bepaalt of werken met AI in de zorg lukt en of het tijd teruggeeft aan de zorgverlener, of er juist tijd bij vraagt.

 

Eerst de mens, dan de techniek

De meeste IT-omgevingen zijn ooit ontworpen vanuit een technische gedachte. De medewerker is de sluitpost. Bij Ictivity geloven we dat het andersom moet: eerst de mens, dan de techniek. Dat principe heet Human Based Computing, en het is geen marketingverhaal, het is de meetlat waarmee we elk traject bekijken.

In een sector waar elke minuut telt, betekent dat iets heel concreets. Een AI-toepassing die de zorgprofessional dwingt om te schakelen tussen systemen, opnieuw in te loggen of na te denken bij welk loket een vraag thuishoort, is geen werkversneller. Het is werk dat erbij komt. AI verdient die naam pas als het werkt zoals een goede collega: aanwezig wanneer je ‘m nodig hebt, onzichtbaar als je ‘m niet nodig hebt, en altijd in de taal van het werk zelf.

 

De fout die veel organisaties maken

Het aanbod aan AI-tools voor de zorg is in twee jaar geëxplodeerd. Een Copilot van Microsoft, een AI-assistent vanuit het ECD, een chatbot voor cliëntcommunicatie en een aparte tool om protocollen op te zoeken. Stuk voor stuk werken ze onafhankelijk van leverancier of model zelfs verbazingwekkend goed.

En toch blijft de adoptie bij veel zorgorganisaties achter. Niet omdat de tools slecht zijn, maar omdat ze los van elkaar bestaan. Voeg een AI-tool toe als losse laag bovenop een lappendeken van applicaties, en je creëert een extra silo. Medewerkers moeten apart inloggen, apart leren navigeren, apart bedenken wanneer ze welke tool aanspreken. Het kost meer tijd dan het oplevert en na drie maanden vraagt niemand er meer naar.

De échte versnelling ontstaat op een andere manier. In plaats van losse tools brengen we AI samen met applicaties, informatie en communicatie op één centrale plek. AI in de digitale werkplek, niet ernaast.

 

Een werkversneller die werkt zoals een collega

Wat verandert er als AI in de werkplek zit en niet ernaast?

Antwoorden uit protocollen verschijnen op de plek waar de vraag gesteld wordt. Rapportages worden samengevat in de omgeving waar ze toch al worden opgeslagen. Vragen aan HR, facilitair of ICT komen samen in één aanspreekpunt, zonder dat de zorgprofessional hoeft te bedenken bij wie het thuishoort. Privacy en autorisatie zijn vooraf geregeld. AI doorzoekt alleen de bronnen waarvoor het is geautoriseerd. De antwoorden die een medewerker ontvangt, zijn bovendien altijd beperkt tot de informatie waarvoor die medewerker toegangsrechten heeft. Voor wie met gevoelige cliëntgegevens werkt, is Private AI een serieuze optie: AI-functionaliteit binnen de eigen omgeving, op soevereine infrastructuur in Europa, zodat informatie niet verlaat wat niet verlaten mag.

Dat is geen futuristisch beeld. Dat is wat een goed ingerichte zorgwerkplek vandaag al doet en het is precies waar we al jaren aan bouwen met onze klanten in de zorg.

 

Wat Savant Zorg laat zien

Hoe dit er in de praktijk uitziet, is bij Savant Zorg goed zichtbaar. Een organisatie met 1.800 medewerkers, tientallen locaties en thuiszorg door de hele regio. Medewerkers werkten daar dagelijks in zeven tot acht verschillende applicaties: van HR en facilitair tot het ECD, het protocolsysteem en medicijntoepassingen. Ze wisten vaak niet eens in welk systeem ze moesten zijn, laat staan bij welke afdeling. Het gevolg: bellen, mailen, wachten. Tijd die niet naar de cliënt ging.

Het idee voor een oplossing kwam niet van een externe consultant. Het kwam van de werkvloer zelf. Zorgprofessional Erik Vereijken won met zijn concept onze “5 Minuten voor Zorg-award“, de campagne waarmee we ideeën uit de zorg ophalen die tijd kunnen teruggeven. Samen met Savant Zorg en Workspace 365 hebben we vervolgens Fanny Fazant gebouwd: één AI-assistent geïntegreerd in Savantplein, de digitale werkplek die medewerkers al dagelijks gebruikten.

De ontwerpkeuze die hier het verschil maakt, is precies waar deze blog over gaat. Geen losse AI-bot per applicatie, maar één overkoepelende kennislaag boven alle systemen. Medewerkers typen hun vraag in de werkplek waar ze toch al inloggen, en Fanny doorzoekt alle gekoppelde bronnen in real-time. Antwoorden zijn herleidbaar tot de bron. Aanvullende publieke bronnen, zoals apotheek.nl, zijn ontsloten zodat informatie buiten de eigen organisatie ook meetelt. En technisch is bewust gekozen voor een architectuur die geen klantdata opslaat, alles wordt live opgehaald en is alleen zichtbaar op het moment dat de vraag gesteld wordt. Privacy by design, geen synchronisatieproblemen, geen verouderde kopieën.

Het traject is in 2026 genomineerd voor de Computable Award in de categorie Zorgproject. Voor ons vooral een bevestiging dat de aanpak werkt voor de mensen waar het echt om draait.

 

Wat dit van bestuurders, IT en zorg vraagt

Voor wie strategisch verantwoordelijk is, betekent deze redenering een andere volgorde van handelen. Niet eerst een AI-strategie kiezen en daarna kijken hoe je ‘m in de organisatie inpast. Maar één samenhangende keuze: hoe richten we de digitale zorgwerkplek in zodat AI er nu en straks, natuurlijk in past, veilig, beheersbaar en met draagvlak van de mensen die er mee werken.

Dat is geen project van een paar maanden. Het is een richting, met vier stappen die we in elk traject doorlopen: luisteren naar wat er op de werkvloer écht knelt, inspireren door te laten zien wat er kan, participeren door samen met IT, informatiemanagement en zorgteams te ontwerpen, en veranderen door techniek en adoptie gelijktijdig te begeleiden. Geen technologie eerst en adoptie achteraf, die volgorde werkt niet meer, en zeker niet in de zorg.

De zorgorganisaties die nu kiezen voor de werkplek als ankerpunt, hebben straks AI dat tijd teruggeeft. De rest blijft uitleggen waarom hun pilots nooit zijn opgeschaald.

 

Verder?

Wie hier praktisch mee aan de slag wil, kan twee kanten op.

 

Lezen kan altijd: in het blog over de 6 lessen uit zorgorganisaties die al een stap verder zijn staan concrete handvatten om de eerste stappen te zetten zonder in de valkuilen te lopen die hierboven beschreven zijn. De volledige Savant case lees je hier.

 

Liever vrijblijvend sparren? Neem contact op. We beginnen zoals altijd met luisteren.

 

Terug naar overzicht