Waar vind ik informatie over mijn reiskostenvergoeding? Hoe ga ik om met een insulinepen? Hoe bedien ik een tillift? Bij wie meld ik een kapotte lamp?  Voor zorgmedewerkers van Savant Zorg waren dit dagelijkse vragen die onnodig veel tijd kostten. Die verloren tijd ging ten koste van waar het in de zorg om draait: de zorg voor cliënten. Samen met Ictivity en Workspace 365 ontwikkelde Savant Zorg daarom Fanny Fazant: een digitale gids die kennis uit alle domeinen bundelt en medewerkers direct antwoord geeft. Anne-Marie van den Hout, adviseur I&A bij Savant Zorg, vertelt hoe Fanny Fazant tot stand kwam en wat het de organisatie oplevert.
 

Van zoeken naar vinden 

Met 1800 medewerkers op verschillende locaties en in de thuiszorg, is Savant Zorg een organisatie waar dagelijks duizenden vragen rondgaan. Waar medewerkers moeten zijn om snel het goede antwoord te krijgen, is niet altijd duidelijk. “De gemiddelde zorgmedewerker werkt met zeven tot acht verschillende applicaties: van HR-systemen en facilitaire tools tot het protocolsysteem en medicijntoepassingen”, vertelt Anne-Marie. “Als ze iets willen weten, moeten ze eerst bedenken: is dit een HR-vraagstuk of een facilitaire vraag? Aan wie moet ik het vragen? Waar kan ik het vinden?” 

Het gevolg: medewerkers belden de verkeerde afdeling en verloren tijd. Ook ondersteunende diensten zoals HR en facilitair waren druk met vragen die medewerkers eigenlijk zelf hadden kunnen beantwoorden, als ze hadden geweten waar ze moesten kijken. Het idee voor een slimmere oplossing leefde al langer binnen Savant. Toen zorgprofessional Erik Vereijken in de prijzen viel met zijn idee voor een AI-assistent bij de ‘vijf minuten voor de zorg’-campagne van Ictivity, kreeg het idee de boost die het nodig had. “Deze oplossing is vanaf de werkvloer gekomen”, benadrukt Anne-Marie. “Wat zou het mooi zijn als je je vraag kunt intypen en een gevalideerd antwoord krijgt. Dat is de basis voor Fanny Fazant.”
 

Eén digitale gids voor alle systemen 

Wat Fanny Fazant bijzonder maakt, is dat het geen losse AI-tool is voor een specifiek systeem.  Savant koos bewust voor een overkoepelende aanpak. “Wat je ziet is dat allerlei applicaties zelf een AI-bot inbouwen”, legt Anne-Marie uit. “Maar dan moet je nog steeds bedenken of je in applicatie A of B moet zijn? Je wil juist een overkoepelende bot erboven hebben. Dat is Fanny Fazant.”

Met verschillende AI-bots in verschillende tools moet je nog steeds bedenken: moet ik in applicatie A of B zijn? Je wil juist die schil erboven hebben. Dat is Fanny Fazant.

Een medewerker kan aan Fanny Fazant vragen hoeveel recht op ouderschapsverlof hij of zij heeft, wat te doen als de printer kapot is, of hoe een zorgprotocol zoals het inbrengen van een blaaskatheter in zijn werk gaat. Fanny Fazant is geïntegreerd in Savantplein, de digitale werkplek die Ictivity eerder voor Savant inrichtte. De basis voor Fanny Fazant is ‘Kelly’, de kant-en-klare digitale gids van Workspace 365 die organisaties direct kunnen inzetten en gemakkelijk naar eigen hand kunnen zetten. Omdat alles is gebouwd op hetzelfde platform, verliep de integratie soepel. 

Betrouwbaar door architectuur

Technisch werkt het platform als een soort snelweg: het regelt de routes naar de juiste informatie, maar slaat zelf geen data op. Alle gekoppelde applicaties worden in real-time doorzocht, zonder dat er klantdata wordt opgeslagen. “Data wordt alleen zichtbaar op het moment dat erom gevraagd wordt”, legt Anne-Marie uit. “Geen verouderde kopieën, geen synchronisatieproblemen. Dat is essentieel in de zorg.” 

Een veelgehoorde zorg bij AI-toepassingen is hallucinatie: antwoorden die betrouwbaar lijken maar niet kloppen. Fanny Fazant bedenkt niets zelf, maar haalt uitsluitend informatie op uit gekoppelde bronnen. Naast interne systemen zijn dat bewust gekozen publieke bronnen zoals apotheek.nl. Alleen goedgekeurde websites worden toegevoegd, zodat de kennisbasis breder wordt zonder in te leveren op betrouwbaarheid. 

De eerste versie van Fanny Fazant richt zich op HR-vragen, facilitaire protocollen en zorgprotocollen. In de SavantWijzer, de documentenbibliotheek van Savant, staan alle officiële documenten die de assistent raadpleegt, van reglementen tot informatie over zorgtechnologie.
 

Samen bouwen vanuit de praktijk 

Voor de ontwikkeling van Fanny Fazant had Anne-Marie het volste vertrouwen in Ictivity: “Ictivity zet de gebruiker op nummer één. Daarnaast is Ictivity is goed bezig met cybersecurity en informatiebeveiliging. Dat vinden wij ook heel belangrijk.” 

Wat Ictivity bijzonder maakt, is dat ze de gebruiker op nummer één zetten en daarmee ook de adoptie van de IT-omgeving. 

Samen met Workspace 365, dat de technische basis levert, vormde Savant en Ictivity een hechte projectgroep. Het team liep mee op de werkvloer bij Savant om de organisatie van binnenuit te leren kennen. “Zo hebben we goed bedacht hoe we het zouden willen gaan inrichten”, vertelt Anne-Marie. De technische basis stond al snel. De echte uitdaging zat in het scherp krijgen welke informatie wel en niet gebundeld moest worden. Dat klinkt eenvoudiger dan het is: soms wordt één enkel pdf-document uit een hele documentenstructuur gekoppeld, of juist een specifieke map. Het gaat erom dat precies de juiste informatie wordt ontsloten.
 

Tijdwinst aan beide kanten 

De pilotfase is inmiddels opgestart en de eerste impact wordt zichtbaar. Anne-Marie: “Medewerkers hoeven niet meer te zoeken, te bellen of te wachten op antwoord. Dat betekent tijdswinst, meer tijd voor zorg en betere informatiekwaliteit. En ook voor nieuwe medewerkers maakt het een enorm verschil: die vinden direct hun weg, zonder eerst te hoeven bedenken hoe alles hier in elkaar zit.” Het voordeel werkt twee kanten op. Ondersteunende afdelingen krijgen veel minder operationele vragen binnen. “Daardoor krijgen ook die teams meer ruimte voor hun strategische werk.”

Fanny Fazant levert zowel bij de zorgmedewerker als bij ondersteunende afdelingen tijd op. 

Steeds verder uitbouwen 

Het doel is om Fanny Fazant voor de zomer van 2026 volledig live te hebben voor alle medewerkers. Maar het project stopt daar niet. De assistent is ontworpen om te groeien. Anne-Marie schetst de ambities: “We richten ons nu op HR, facilitaire protocollen en zorgprotocollen. Maar we zetten ook al de eerste stap naar meer zorginhoudelijke toepassingen.” Een concrete volgende stap is de integratie van een triagetool. Fanny Fazant krijgt dan toegang tot het elektronisch cliëntendossier (ECD), zodat in een acute situatie direct relevante cliëntinformatie beschikbaar is. Valt mevrouw X? Dan haalt Fanny Fazant op wat er bij haar speelt en ondersteunt de medewerker direct bij de juiste vervolgstappen

De input van de werkvloer is daarbij leidend. Anne-Marie: “Zowel wij als Savant als Ictivity en Workspace 365, delen de visie dat werknemers het beste weten waar versnelling plaats kan vinden. Vanuit de werkvloer zullen we vast te horen krijgen: als dit kan, zou je dit dan ook kunnen bevragen? Zo gaan we steeds verder uitbouwen.”

Enthousiast geworden? En wil je graag weten wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op!