Sinds 2 februari 2025 is de Europese AI-verordening van kracht. De wet is helder over het waarom: AI-geletterdheid is geen luxe, maar een basisvoorwaarde voor verantwoord digitaal werken. In onze eerdere blog over AI-geletterdheid lichten we de wet, de risiconiveaus en het waarom uitgebreid toe.

Maar daarmee ben je in de praktijk nog nergens. Want hoe maak je je medewerkers en je organisatie écht AI-geletterd? Niet op papier, niet met een certificaat na een e-learning, maar in dagelijks gedrag op de werkvloer? Dit blog gaat over het hoe. Over de werkende aanpak die voorbij de verplichte trainingsdag gaat en die ervoor zorgt dat AI-geletterdheid in de praktijk ook echt landt.

Wat AI-geletterdheid in de praktijk niet is

Voordat we het over een werkende aanpak hebben, helpt het om drie veelgemaakte fouten op tafel te leggen.

De eerste is denken dat AI-geletterdheid een trainingsmoment is. Een halfdaagse cursus, een verplichte e-learning, een vinkje in het LMS en klaar. In werkelijkheid is AI-geletterdheid een gedragsverandering, geen kennisoverdracht. Wie alleen op het overdragen van kennis stuurt, mist de essentie.

De tweede is denken dat AI-geletterdheid hetzelfde is voor iedereen. Een receptioniste die ChatGPT gebruikt voor het opstellen van mails heeft een andere kennisbehoefte dan een bestuurder die een AI-beleid moet vaststellen, en weer een andere dan een IT-architect die Copilot uitrolt. Eén generieke training raakt iedereen op het verkeerde niveau.

De derde is denken dat AI-geletterdheid pas relevant is als je AI gebruikt. Sterker nog, juist organisaties die formeel “nog niet aan AI doen” krijgen vaak last van schaduw-AI: medewerkers die ChatGPT, Copilot of andere tools privé gebruiken voor werk, omdat het simpelweg sneller is. Zonder geletterdheid wordt dat een veiligheids- en kwaliteitsrisico.

De vier rollen die elk hun eigen geletterdheid vragen

Een werkende aanpak begint met erkennen dat er niet één type AI-gebruiker bestaat. Binnen iedere organisatie zijn er ten minste vier rollen die elk hun eigen vorm van AI-geletterdheid nodig hebben. De behoefte van een medewerker die dagelijks met Copilot werkt verschilt nu eenmaal van die van een bestuurder die verantwoordelijk is voor beleid en risico’s.

De eerste is de gebruiker: de medewerker die AI gebruikt om dagelijks werk lichter te maken. Dat kan een zorgmedewerker zijn die sneller het juiste protocol wil vinden, een beleidsmedewerker bij een gemeente die ondersteuning gebruikt bij het opstellen van een besluit of een medewerker van een woningcorporatie die een bewonersbrief begrijpelijker wil formuleren. Voor deze groep gaat geletterdheid over praktische vaardigheden. Een goede prompt schrijven, herkennen wanneer AI iets verzint, weten welke informatie wel en niet in een prompt mag.

De tweede is de leidinggevende: degene die binnen een team kaders zet en signaleert. Voor deze rol gaat geletterdheid over wat te accepteren en wat te bevragen, hoe je een gesprek voert over AI-gebruik in een team, en hoe je voorkomt dat AI een wedstrijdje wordt tussen wie het meeste durft.

De derde is de AI-eigenaar: vaak iemand in IT, informatiemanagement of een nieuw aangewezen AI-officer. Voor deze rol gaat geletterdheid over governance, datakwaliteit, juridische kaders en de techniek achter de tools. Voldoende diep om met leveranciers het gesprek aan te kunnen.

De vierde is het bestuur: bestuurders en directieleden die uiteindelijk verantwoordelijk zijn. Voor hen gaat geletterdheid niet over prompts maar over risicobegrip, strategische keuzes en hoe AI past binnen de bedrijfsvoering.

Wie deze vier rollen scherp uit elkaar trekt, voorkomt dat de hele organisatie hetzelfde verhaal krijgt op een niveau dat voor de helft te diep en voor de andere helft te oppervlakkig is.

Van workshop naar werkpraktijk

Echte adoptie ontstaat niet in een vergaderzaal, maar op de werkvloer. Dat klinkt voor de hand liggend, maar wordt in de praktijk vaak omgekeerd uitgevoerd. Een leverancier geeft een inspirerende demo, medewerkers volgen een training en daarna wordt verwacht dat iedereen er zelf mee aan de slag gaat.

In de praktijk zien we dat dit zelden voldoende is. Medewerkers lopen vast op vragen die pas ontstaan tijdens het dagelijkse werk. Mag een zorgmedewerker cliëntinformatie gebruiken bij het zoeken naar een protocol? Hoe controleert een gemeentelijke medewerker of een met AI opgesteld besluit juridisch en feitelijk klopt? Mag een medewerker van een woningcorporatie gegevens over een huurder invoeren om een bewonersbrief te laten herschrijven? En wie blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke inhoud?

Juist in zulke concrete werksituaties ontstaat AI-geletterdheid. Niet door medewerkers alleen uit te leggen wat AI is, maar door samen te oefenen met herkenbare toepassingen uit hun eigen functie en sector. Juist op die momenten ontstaat echte AI-geletterdheid.

Daarom werken organisaties die AI succesvol adopteren met kleine ambassadeurs per team, korte video’s met concrete voorbeelden uit het eigen werk, vaste momenten waarop nieuwe toepassingen worden geïntroduceerd, laagdrempelige ondersteuning op de werkvloer en ruimte voor medewerkers om hardop te zeggen wat niet werkt. Medewerkers moeten niet alleen weten hoe AI werkt, maar ook de ruimte krijgen om ermee te experimenteren, ervaringen uit te wisselen en fouten bespreekbaar te maken. AI roept emoties op, twijfel, weerstand, ook enthousiasme. Negeren werkt averechts. Erkenning bouwt vertrouwen.

In onze IT-adoptie-aanpak zien we dat dit type begeleiding op de werkvloer, eCoaches, floorwalkers en korte kennisvideo’s, beter werkt dan klassikale training. Niet omdat training slecht is, maar omdat het stuk daarna, het echte werken met AI, vaak ontbreekt. Adoptie is daar geen sluitstuk, maar ontwerp-eis.

Spelregels: wat ligt vast, wat blijft open

AI-geletterdheid heeft een keerzijde: zonder kader vervalt het in vrijblijvendheid. Daarom hoort bij iedere serieuze aanpak een minimum aan spelregels. Niet als juridisch korset, wel als duidelijk vertrekpunt.

Welke tools zijn goedgekeurd voor welk soort werk? Wat mag wel en wat juist niet in een prompt. Bijvoorbeeld als het over cliëntgegevens, financiële data of intern beleid gaat? Hoe ga je om met AI-uitkomsten in formele communicatie? Wie controleert wat AI heeft geproduceerd voordat het naar buiten gaat?

Deze vragen verdienen een helder antwoord op organisatieniveau, dat per rol verfijnd kan worden. Wat openblijft, kun je later invullen. Wat onduidelijk blijft, gaat fout.

Tegelijkertijd moeten die spelregels ruimte laten om te leren. Niet iedere toepassing hoeft vooraf volledig dichtgetimmerd te zijn. Binnen duidelijke kaders moeten medewerkers kunnen ontdekken waar AI daadwerkelijk waarde toevoegt aan hun werk.

Hoe meet je AI-geletterdheid

Een klassieke valkuil is geletterdheid meten met een survey. Twintig vragen, een vinkje, klaar. Het meet of mensen iets onthouden hebben, niet of ze het toepassen.

Wat wel werkt: meten op gedrag. Worden AI-uitkomsten getoetst voordat ze worden gebruikt? Stellen medewerkers vragen aan elkaar over wat AI heeft geproduceerd? Worden incidenten zoals onjuiste AI-output of een prompt waarin gevoelige informatie is opgenomen, gemeld en besproken? Verloopt de adoptie gelijkmatig of zit het in een hoekje van de organisatie? Stijgt het aantal medewerkers dat zegt zelfstandig met AI te kunnen werken?

Dit zijn geen exacte KPI’s, maar samen geven ze een goed beeld van de volwassenheid van AI-gebruik binnen een organisatie. Denk daarnaast aan indicatoren zoals het aantal actieve gebruikers van goedgekeurde AI-tools, het aantal praktijkvoorbeelden dat teams onderling delen of de vragen die binnenkomen tijdens AI-spreekuren. Zo meet je niet alleen kennis, maar vooral of AI daadwerkelijk onderdeel wordt van het dagelijkse werk.

Wat het management nu kan doen

Voor bestuurders en MT’s begint AI-geletterdheid met een paar duidelijke keuzes. Maak iemand expliciet eigenaar van AI binnen je organisatie, geen schaduw-rol, een formele functie. Erken dat de vier rollen om verschillende aandacht vragen, en investeer daar passend in. En behandel AI-geletterdheid niet als los complianceproject, maar als onderdeel van je brede digitale adoptie-aanpak. Juist dan groeit niet alleen de kennis over AI, maar ook het vertrouwen om het verantwoord toe te passen.

Bij Ictivity zien we dat de organisaties die nu de basis goed leggen in duidelijke kaders, passende begeleiding en praktische adoptie, morgen niet alleen beter voldoen aan wet- en regelgeving. Ze bouwen vooral aan iets waardevollers: medewerkers die AI met vertrouwen inzetten als werkversneller om hun werk slimmer, sneller en prettiger te maken.

Verder?

Wil je weten waar jouw organisatie staat op het gebied van AI-geletterdheid? We denken graag met je mee. Van een eerste verkenning tot een concreet adoptieprogramma of met onze Copilot- en AI-trainingen die aansluiten op de verschillende rollen binnen jouw organisatie.

Neem contact op, we beginnen met luisteren. Zo kan IT ook.

Terug naar overzicht