Soms staan documenten in een bepaald team, kanaal of map, die óók handig zouden zijn in een ander team of kanaal. De oplossing lijkt vaak simpel: je maakt een kopie en vervangt die regelmatig. Je bent dus eigenlijk op twee plekken versiebeheer aan het doen. Maar in de praktijk gaat dat niet altijd goed. Iemand vergeet het document te vervangen, of de inhoud wijkt nét af waardoor vervangen niet meer lukt. Het gevolg: dubbele versies, ontbrekende informatie en het risico dat je niet met de meest actuele versie werkt.
Gelukkig kan dit slimmer. In plaats van kopiëren kun je een document ‘koppelen’ aan een ander team. Er verschijnt dan een handige link naar het originele document, zodat iedereen altijd vanuit elk team direct met dezelfde versie werkt.
Hoe doe je dit?
- Ga naar het originele document.
- Klik op de drie puntjes achter het bestand.
- Kies voor Snelkoppeling toevoegen.
- Klik dan op Andere locaties.
Je krijgt nu een mappenstructuur te zien, die in eerste instantie naar je OneDrive gaat. - Klik op de naam van het betreffende team om dat team te openen en naar die mappen te gaan.
Zie je je gewenste team niet staan? Klik dan op Meer plaatsen. - Kies waar het ‘bestand’ (het linkje van het bestand) moet komen te staan en klik op Selecteer.
Hoe kun je zien of het een gelinkt bestand is, of het originele bestand? Je kunt dat zien aan het icoontje van het document. Staat hier een klein pijltje voor? Dan is het een snelkoppeling/link.
Terug naar overzicht
