Totale IT make over voor Spring Kinderopvang

Performancewinst als profijt

PrintSpeurend naar een merkonafhankelijke partner die haar totale serverlandschap kon vervangen, kwam Spring Kinderopvang uit bij Ictivity. Na een succesvolle make-over en een geruisloze overgang werken de applicaties nu sneller dan ooit. Bovendien beschikt men over belangrijke extra’s als een centrale firewall en een back-up in de cloud. Terwijl het project geen moment buiten zijn bandbreedte is getreden. Niet qua tijd, noch qua budget.

Spring Kinderopvang

De ‘klanten’ zijn extreem jong, maar het bedrijf zelf is de 40 jaar al gepasseerd. Dat komt omdat Spring Kinderopvang een fusieorganisatie is, zo’n acht jaar geleden voortgekomen uit de samenvoeging van SSK uit Venray en Spring uit Helmond, twee organisaties met een historie. Als hoofdlocatie werd gekozen voor Boxmeer, waar het servicebureau is gevestigd met afdelingen als finance, klantenservice, salarisadministratie, P&O, facilitaire zaken, ICT en communicatie. En natuurlijk de Raad van Bestuur en het secretariaat. Spring Kinderopvang runt maar liefst 150 vestigingen in de driehoek Eindhoven-Cuijk-Roermond – een gebied waarin het zich, met pakweg 850 medewerkers, marktleider mag noemen.

spri080915036Als je dagopvang en buitenschoolse, tussenschoolse, vakantie- en gastouderopvang levert, zijn kindregistratie en kindplanning vitale backofficeprocessen. Bij Spring vinden deze processen centraal in Boxmeer plaats. Op de vestigingen van Spring wordt een connectie met het centrale datacentrum gemaakt. Omdat er al jaren niet meer was geïnvesteerd in ICT, begon het systeem – een Windows-omgeving met remote desktops – te kraken. De OS-versies waren sterk gedateerd en stonden op het punt hun ondersteuning te verliezen. Schijfruimte en geheugencapaciteit lieten te wensen over. “Het was hoog tijd voor verandering”, betoogt Ton Kleimeier, Projectmanager ICT. “Waar we naar zochten was een merkonafhankelijke partij die Spring kon adviseren over wat voor ons de beste keuze is. Deze vraag zetten we ook bij onze hardwareleverancier uit, waarop zij met de naam Ictivity kwamen. Een naam die we ook al via een ander kanaal binnen ons netwerk hadden horen vallen – in positieve zin. Dat was reden genoeg om met deze club om de tafel te gaan.”

Optimale oplossing

Het rapport, inclusief advies, dat Ictivity na een grondige inventarisatie schreef, verraste Spring. Wederom in positieve zin. Michiel Blom, ICT Beheer: “Meestal zie je dat externe partijen adviezen uitbrengen die in de richting van hun eigen hardware en expertise sturen, in de verwachting dat dit extra omzet oplevert. Niet bij Ictivity, want die levert zelf geen producten en is echt toegewijd aan de voor de opdrachtgever optimale oplossing. Bovendien – en ook dat vonden wij aantrekkelijk – bleken ze alle benodigde specialismen zelf in huis te hebben. Je gaat dus met één partij in zee en hebt niet met onderaannemers te maken. Dat maakt je project aanzienlijk overzichtelijker.”

Volgend op de eerste gesprekken, die in september 2015 plaatsvonden, gingen de werkzaamheden begin december van start. Op 6 januari 2016 was de go live een feit. Gedurende een maand had Spring Boxmeer behalve het gangbare contingent peuters en kleuters ook een vijftal technisch specialisten plus projectleider van haar Eindhovense partner over de vloer gehad, die de ontworpen oplossing ter plekke bouwden. De samenwerking met Spring-ICT en externe softwareleveranciers verliep daarbij goed, aldus beide heren. Michiel: “Zeker ook omdat Ictivity een sterke planning had gemaakt. Het project is hierdoor uiteindelijk sneller gerealiseerd.”

Training on-the-job

Uit de sizing die Ictivity had gedaan, kwam een boodschappenlijstje van hardware-onderdelen tevoorschijn, waarmee Spring uiteindelijk bij haar hardwareleverancier ging shoppen. Omdat vrijwel alle automatisering werd vervangen, kon het nieuwe landschap naast het bestaande worden opgebouwd en getest. Michiel: “We konden de twee omgevingen zelfs naast elkaar laten draaien. Dit bood de mogelijkheid om de overgang geleidelijk, dus geruisloos, te laten verlopen met minimale impact op de dagelijkse operatie.” Ondertussen werden Ton, Michiel en collega-ICT’er Yordi inhouse on-the-job door Ictvity getraind op de onderdelen operating system, virtualisatie (VMware) en desktopbeheersysteem (RES ONE). “Daar hebben we veel van opgestoken, evenals van het project zelf”, bevestigt Ton.

Waar Spring met name blij om is: het project is binnen de financiële bandbreedte gebleven.

Sublieme projectaanpak

Performancewinst is het kernwoord als we praten over de voordelen die dit project heeft opgeleverd. Michiel: “De applicaties werken sneller, de schermen wisselen sneller en je werkt in een ‘schone’ omgeving. Vooral de eerste weken hoor je daar veel over terug van de gebruikers. Ze kunnen merkbaar vlotter werken en zijn razend enthousiast. Inmiddels wordt die snelheid ook wel weer als gewoon ervaren.” Terugkijkend tonen de ICT’ers van Spring zich het meest enthousiast over de sublieme projectaanpak en planning van Ictivity, de grondige inventarisatie vooraf en de flexibele inzet van de technische consultants. “Een goed begin is het halve werk”, concludeert Ton. “En dankzij deze sterke punten zijn we binnen de gestelde grenzen gebleven, waardoor je dit project meer dan geslaagd mag noemen.”

En de samenwerking vindt mogelijk nog een vervolg. Spring overweegt afname van ASK, een servicecontract waarbinnen de klant kan sparren met specialisten en altijd gewaarborgd is van hulp binnen een afgesproken termijn. Ook de aanschaf van OMNIA, de complete browser-based werkplek van Ictivity, behoort tot de opties. Wordt vervolgd!