Van vaste werkplekken op kantoor naar hybride werken met laptops en mobiele telefoons: dat was de doelstelling van woningcorporatie woCom. Dankzij grote bevlogenheid van mensen uit de eigen organisatie en de expertise van Ictivity, werkt woCom nu hybride. Het Omnia Portaal van Ictivity en een uitgebreid adoptietraject stonden aan de wieg van deze nieuwe manier van werken.
WoCom biedt als sociale huisvester een thuis aan ruim 17.000 mensen in Helmond en vijf andere gemeenten in Noord-Brabant. Daarnaast streeft woCom naar het creëren van werkplezier voor medewerkers. Daar hoort een werkplek bij die voorziet in de behoeften van medewerkers: altijd en overal kunnen werken. Met vaste pc’s en kleine kamertjes op kantoor, was er een flinke omslag te maken. Hoewel de behoefte aan flexibel werken al een tijd bestond, gaf Covid-19 het doorslaggevende zetje, vertelt Tonny van der Putten, projectleider bij woCom. “Tijdens de eerste coronalockdown moesten we veel kunst- en vliegwerk uithalen om mensen vanuit huis te laten werken. We moesten ons technisch in allerlei bochten wringen om dat te realiseren. Na een jaar corona beseften we dat we het anders wilden doen. We wilden hybride werken mogelijk maken en startten het project ‘de moderne werkplek’.”
De persoonlijke aanpak van Ictivity, waarin gebruikers centraal staan, sluit goed aan op onze visie van hoe een digitale werkplek eruit zou moeten zien.
Met Ictivity als partner haalde woCom de kennis in huis om medewerkers van een hybride werkplek te voorzien. “Voor ons is het erg belangrijk dat een partij niet alleen de technische knowhow heeft, maar ook weet hoe je een zachte landing maakt als organisatie”, gaat Tonny verder. “Een moderne werkplek betekent meer dan medewerkers voorzien van een laptop en mobiele telefoon. Je wil ze meenemen in hun nieuwe werkomgeving, zodat ze weten hoe het werkt en wat ze ermee kunnen. De persoonlijke aanpak van Ictivity, waarin gebruikers centraal staan, sluit goed aan op onze visie van hoe een digitale werkplek eruit zou moeten zien.”
Andere collega’s hoorden hoe fijn het is om in een opgeschoonde en opgeruimde werkomgeving te werken. – Tonny van der Putten, projectleider bij woCom
WoCom en Ictivity stelden samen een plan van aanpak op, waar een uitgebreid persona-onderzoek aan vooraf ging. “Met het onderzoek gaven we medewerkers de ruimte om hun verhaal te doen”, legt Tonny uit. “Om te vertellen hoe ze het liefst werken en hoe hun werkomgeving eruit moet zien. We weten nu wat ze vinden van thuiswerken en hoe ze het liefst op kantoor werken. Deze informatie is gebruikt om de inrichting van de werkplek aan te laten sluiten op de behoeften van medewerkers.” Nadat ook het management was overtuigd van het plan van aanpak, kon het projectteam van start. Daarbij was hoge betrokkenheid vanuit de organisatie. Tonny vertelt: “Er waren een aantal ambassadeurs binnen woCom die enthousiast waren over het project en het leuk vonden om ermee aan de slag te gaan. De aanpak deden we gefaseerd, opgedeeld in vier groepen.” Bij het overboord gooien van de traditionele werkwijze hoort namelijk ook een file server migratie. Tonny geeft toe dat ze daar van tevoren best tegenop zagen en dat ook medewerkers het spannend vonden. “Nadat medewerkers overtuigd waren van het nut, ging het team Financiën vol goede moed aan de slag. Dat werd een succesverhaal wat als een lopend vuurtje door de organisatie ging. Andere collega’s hoorden hoe fijn het is om in een opgeschoonde en opgeruimde werkomgeving te werken. En dat er altijd nog een back-up is om op terug te vallen. De andere drie groepen doorliepen vervolgens hetzelfde traject, en zo werd het plus, op plus, op plus. We konden bijna niet geloven dat het echt allemaal zo goed ging.”
“Dat het intern allemaal zo lekker liep, kwam mede door de soepele samenwerking met Ictivity. Ze staan open voor wat wij als organisatie vinden en komen met ideeën.”
Het succes van het hele project zit hem in de persoonlijke aanpak, vindt Tonny. “Het is een oplossing van en voor de mensen, niet van het team Informatisering & Automatisering. We wilden niet als technische mensen iets bedenken en oplossen, maar iets neerzetten waar iedereen achter staat. Dat is echt gelukt. Samen met Ictivity zetten we de eerste stappen in het toepassen van een persoonlijke aanpak. Doordat een aantal medewerkers zo enthousiast was, is de bal steeds sneller gaan rollen. Wekelijkse vragensessies droegen daaraan bij. Ambassadeurs konden vragen ophalen op de werkvloer en antwoorden terugbrengen. Daarnaast was er vanuit Ictivity een floorwalker aanwezig die een goede klik had met de organisatie. Zo bleef het enthousiasme continu aanwezig.”
“Dat het intern allemaal zo lekker liep, kwam mede door de soepele samenwerking met Ictivity, gaat Tonny verder. “Ze staan open voor wat wij als organisatie vinden en komen met ideeën. Ze leggen geen dingen op, maar luisteren naar wat wij willen bereiken. Dat is heel fijn, want van tevoren weet je niet zo goed waar je naartoe gaat. Ictivity heeft ons geholpen om richting te geven, zonder dat ze daar zelf invulling aan gaven.”
Steeds positief verrast
Tonny is positief verrast over het gemak waarmee alles is verlopen. “Aan de voorkant vond ik het allemaal best spannend. We hadden ook nog te maken met corona waardoor we veel op afstand moesten doen en via Teams moesten werken. Toch konden we gewoon een goed project draaien, dat heeft me echt verbaasd. We hadden ook zorgen of we wel genoeg tijd hadden om over te gaan naar de nieuwe infrastructuur. We zijn erg tevreden over de manier waarop Ictivity daarbij heeft geholpen. Je kan echt merken dat ze dit vaker hebben gedaan. Natuurlijk heeft het ook geholpen dat er binnen woCom mensen zijn opgestaan en de kar hebben getrokken op allerlei onderdelen. Zij hebben in grote mate bijgedragen aan het succes van dit project. Dat heeft ons verrast, maar misschien ook weer niet. Het is ook wel weer typerend voor onze medewerkers. Eenmaal overtuigd, zetten ze de schouders eronder.”
Hybride werkplek op kantoor
De medewerkers van woCom beschikken nu allemaal over een eigen laptop en telefoon en de bestanden zijn overgezet naar SharePoint en OneDrive. “Straks gaan we verder met het neerzetten van Teams”, zegt Tonny. “Maar we zetten niet alleen stappen op het technische vlak. Ook in het kantoor gaan we dingen veranderen. Minder kamers en het creëren van ontmoetingsplekken en concentratieruimtes. Hybride werken zal blijven en het is belangrijk dat we het kantoor daarop aanpassen. Zo sluit alles straks mooi op elkaar aan en dat draagt bij aan het werkplezier van medewerkers.”