Je denkt er liever niet aan, maar als het zover is, wil je zeker weten dat je erop kunt rekenen. Daar zorgt TAF voor: financiële zekerheid bij overlijden, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. Met zeventig medewerkers zet de aanbieder in levens- en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen zich dagelijks in voor de bescherming van consumenten en zelfstandig ondernemers. Dat vertrouwen begint bij (online) bereikbaarheid en technologie die altijd werkt. Om de technologische basis toekomstbestendig te maken, sloeg TAF de handen ineen met Ictivity. Firas Daoud, directeur IT bij TAF, vertelt over de samenwerking.

Snelste in de markt

TAF werkt voor het aanbieden van haar verzekeringen samen met meer dan 3.000 financiële advieskantoren en online partners in Nederland. “We werken volgens een digitaal en grotendeels geautomatiseerd proces,” licht Firas toe. “Adviseurs vragen de verzekering voor de klant online bij ons aan. De klant vult vervolgens een digitale gezondheidsverklaring in die wordt beoordeeld door een onafhankelijk medisch adviesbureau. Zodra wij de verzekering accepteren, ontvangt de klant het polisblad per e-mail. Dit hele proces is waar mogelijk geautomatiseerd en verloopt volledig digitaal via ons platform.”

Het belang van dit platform is voor TAF groot. “Snelheid is één van onze USP’s”, gaat Firas verder. “We staan bekend als de snelste in de markt dankzij ons digitale proces en onze kennis en kunde. Als er geen medische bijzonderheden zijn, ben je na het versturen van de gezondheidsverklaring direct verzekerd. Om deze belofte waar te maken, moeten we altijd bij ons platform kunnen. Werkt het niet? Dan hebben we een probleem.” Voor TAF is de continuïteit van de kantoorautomatisering geen bijzaak. Het is de strategische ruggengraat van de dienstverlening.

Fundament voor groei

Tot voor kort draaide TAFs kantoorautomatisering op een on premise-oplossing. Maar het was tijd voor vernieuwing en daar had Firas een duidelijk beeld bij. “We wilden overstappen naar de cloud met Microsoft 365”, vertelt hij. “Dat sluit aan bij onze behoefte aan maximale bedrijfscontinuïteit, houdt ons altijd up-to-date en biedt een hoog securityniveau. Voor ons als financiële instelling is dat essentieel, bijvoorbeeld om compliant te zijn met DORA, de Europese norm voor digitale weerbaarheid in de financiële sector.” Maar ook innovatie speelde een rol om deze richting op te gaan. “Bij TAF lopen we graag voorop. Daar hoort werken met AI ook bij. We hebben concrete plannen om TAF verder te laten groeien en daar moet onze kantoorautomatisering op voorbereid zijn.”

Die uitdaging werd na een uitvraag bij meerdere partijen in handen gelegd van Ictivity. “De samenwerking voelde vanaf het begin als een partnerschap”, licht Firas toe. “Ze stelden veel vragen en luisterden goed naar ons proces. Dat vind ik heel belangrijk en daardoor ontstond snel vertrouwen dat de transitie in goede handen was. Ictivity begrijpt waar we bij TAF mee bezig zijn, neemt security en adoptie serieus en heeft net als wij oog voor de mens in de organisatie.”

Ictivity begrijpt waar we bij TAF mee bezig zijn, neemt security en adoptie serieus en heeft net als wij oog voor de mens in de organisatie.

Migratie zonder een minuut stilstand

Die aandacht voor de mens bepaalde ook hoe de implementatie van Microsoft 365 werd aangepakt: continuïteit van TAFs business stond voorop. Een belangrijk onderdeel hiervan is e-mail. “E-mail is voor ons een primair proces”, legt Firas uit. “Het is het belangrijkste kanaal voor consumenten en adviseurs om ons op een laagdrempelige manier te bereiken. Dat moet altijd werken.” Met ruim twintig jaar aan opgebouwde mailboxen, regels en datastructuren die onderling met elkaar communiceren, was de migratie extra spannend. “E-mail zit vanaf dag één in onze structuur, alles zit daarin. De hoeveelheid data en afhankelijkheden maakte dit een gevoelig onderdeel om te migreren.”

In die complexiteit dacht Ictivity actief mee. “Ze doken in onze omgeving en gaven aan wat behouden kon worden, wat direct mee kon naar de cloud en wat in een later stadium zou volgen. Daarmee gaven ze ons het vertrouwen dat we in goede handen waren.” Ictivity koos voor een hybride implementatie-aanpak waarin e-mail en data naar de cloud gemigreerd werden en de on-premise omgeving tegelijkertijd beschikbaar bleef.

Ook de adoptie is in twee fasen aangepakt. Firas: “Dit hebben we bewust opgeknipt: eerst zorgen dat iedereen kan doorwerken, daarna uitbouwen.” Dat is minder vanzelfsprekend dan het klinkt. In de oude on premise-omgeving werkten medewerkers via een remote desktop en waren niet gewend aan een moderne laptopomgeving. “De eerste fase richtte zich daarom vooral op business as usual voortzetten binnen 365 en samenwerken binnen Microsoft Teams.”

We hebben nu een fundament dat past bij wie we zijn als financiële instelling en de eisen die daaraan gesteld worden.

Meer rust, meer veiligheid, meer potentie

Ondertussen is de vernieuwing van de kantoorautomatisering zo goed als afgerond. “In november 2025 zijn we live gegaan”, vertelt Firas. “We kijken heel tevreden op het traject terug. Onze business heeft er geen minuut uitgelegen; al onze zeventig medewerkers konden doorwerken dankzij Ictivity’s begeleiding.

De meerwaarde van de vernieuwingsslag ligt voor TAF in continuïteit en security. “We hebben nu een fundament dat past bij een financiële instelling en de eisen die daaraan gesteld worden. Ictivity levert een geïntegreerd pakket aan cybersecuritydiensten om preventie, detectie en response te ondersteunen. Je weet natuurlijk nooit wat er kan gebeuren, maar we zijn goed voorbereid. Ik slaap een stuk rustiger.”

Bovendien biedt de nieuwe basis ruimte om Copilot breder in te zetten. “We kunnen Copilot nu inzetten als persoonlijke assistent voor al onze medewerkers en handmatige processen versnellen of vervangen. Maar echte menselijke klantcommunicatie verdwijnt niet, dat doen we juist graag. Ons motto is: digitaal waar het kan, menselijk waar het moet. Dat is onze volgende stap en daar kunnen we nu volop op inzetten.”

AI als werkversneller

TAF staat aan de vooravond van een nieuwe fase waarvan AI een belangrijk onderdeel vormt. “Momenteel zijn we bezig om ons adoptieprogramma naar een hoger niveau te tillen. Bijvoorbeeld meer gebruikmaken van PowerApps, samenwerken via SharePoint en Copilot.” Zo groeit TAF stap voor stap naar een werkomgeving waarin AI een rol speelt. “Het is belangrijk om dat in fases te doen”, benadrukt Firas. “Eerst leren, voldoende adoptie creëren en dan verder automatiseren.” Ictivity speelt daar als sparringpartner een sleutelrol in. “Dat is het fijne aan Ictivity; ze snappen dat we niet alles direct moeten uitrollen en dat een goed adoptieprogramma hand in hand gaat met security. Met die combinatie is één ding zeker: “AI gaat ons helpen zonder dat we hierbij menselijk contact verliezen. Daar hebben we met Ictivity nu de juiste basis voor gelegd.”