Wat als de fysieke locatie van al je servers wordt opgeheven? Het overkwam GGz Breburg. De organisatie zag zich genoodzaakt om met een nieuwe oplossing te komen. Een flinke kluif, maar tegelijkertijd een mooie kans om op digitaal vlak stappen te zetten. Na een zorgvuldig voortraject, kiest Breburg ervoor om haar servers samen met Ictivity te verhuizen naar het Microsoft Azure platform. Als eerste GGz-instelling die in deze hoedanigheid naar de cloud migreert, ligt er geen blauwdruk voor succes klaar. Toch verloopt de overgang vrijwel vlekkeloos. Danny Bakx, manager ICT, en Bjorn Swinkels, teamcoördinator support & beheer en projectleider Azure, blikken namens GGz Breburg terug op dit innovatieve en intensieve project en hoe zij het samen met Ictivity tot een succes hebben gebracht.
Microsoft Azure bleek wat betreft kosten, wendbaarheid én schaalbaarheid uitkomst te bieden.
Eenvoudige keus
De servers van Breburg draaiden al jaren in een ruimte op locatie Etten-Leur, maar een veranderd bestemmingsplan gooide roet in het eten. Bjorn vertelt: “We hadden drie opties: een nieuwe serverruimte opzetten in een andere locatie van Breburg, co-locatie of verhuizen naar de cloud. In de voormalige opzet liepen we tegen verschillende problemen aan. Middelen waren schaars en bijvoorbeeld het vervangen van kapotte hardware kostte veel tijd. Tijd die je liever besteedt aan innoveren, aan het verbeteren van de werkervaring van onze medewerkers. Daarnaast hadden we een grote ICT-omgeving die 24/7 draaide, terwijl het merendeel van onze mensen van 8 tot 5 werkt. Buiten die tijden kunnen we met minder ICT-middelen af. Niet heel kostenefficiënt dus. Microsoft Azure bleek wat betreft kosten, wendbaarheid én schaalbaarheid uitkomst te bieden. De keus was binnen het projectteam snel gemaakt en ook het bestuur was snel overtuigd.”
Dezelfde taal spreken
Het moest Microsoft Azure worden, maar hoe pak je zo’n grote overgang aan? Danny: “GGz Breburg is wat IT betreft heel innovatief, maar een migratie naar de cloud is niet niks. We besloten daarom op zoek te gaan naar een betrouwbare partner, waarmee we zaken kunnen bespreken voor we zomaar de markt in stappen.” Bjorn vult aan: “We hadden twee partners op het oog waar we in het verleden al mee hadden gewerkt. We zijn met hen een aantal voortrajecten ingegaan om te onderzoeken wie het beste bij ons past op technisch vlak. Nog belangrijker is echter dat de partner onze waarden deelt. We hebben daarom teruggeblikt op de trajecten om te zien hoe gesprekken zijn verlopen, of we elkaar begrijpen en of we dezelfde taal spreken. Daarbij kwam Ictivity voor ons als beste partner uit de bus.”
In het gehele traject heb ik de teamchemie als zeer succesvol ervaren.
Er werd een operationeel team ingericht – bestaande uit Breburgers en Ictivianen – dat één keer in de week samenkwam om te sparren. Om de lijnen kort te houden, snel te schakelen en te voorzien in iedereens informatiebehoefte werd ook een Whatsapp-groep aangemaakt. Dit heeft de relatie tussen beide partijen geïntensiveerd. Bjorn: “In het begin was het zoeken naar de juiste communicatievorm, maar het fijne aan Ictivity is dat ze zijn meegegroeid in het proces. Ze waren betrokken bij de voorbereidingen, zorgden voor tijdige bijsturing en hebben met ons meegedacht over technische mogelijkheden én onmogelijkheden. Door vanaf het begin meteen intensief samen te werken wisten ze op een gegeven moment precies wie ze binnen Breburg moesten benaderen voor welke vraag.” Ook Danny blikt tevreden terug op de samenwerking: “In het gehele traject heb ik de teamchemie als zeer succesvol ervaren. Ik ben natuurlijk trots op het feit dat we met succes naar de cloud zijn verhuisd, maar misschien nog wel meer op de manier waarop de samenwerking is verlopen en de inzet van het team.”
Mee in het verhaal
Naast de technische overwegingen en de samenwerking tussen GGz Breburg en Ictivity, was er nog een ander belangrijk aspect in dit traject: de medewerkers. Als iets de omvang van Breburg goed weergeeft, dan is het wel het aantal gebruikersaccounts dat de organisatie behelst. Het zijn er maar liefst 2772. Die zijn verdeeld over 19 locaties in Noord-Brabant. Danny: “Vlak voor de cloudmigratie waren we overgestapt op Office365. Dit had voor onze medewerkers een enorme impact op hun gebruikerservaring. Je kunt je voorstellen dat nóg zo’n grote verandering niet meteen in goede aarde zou vallen. Bjorn: Het was voor ons daarom ontzettend belangrijk om onze medewerkers op een makkelijke en benaderbare manier te betrekken in de overgang naar de cloud. Zij zouden in principe weinig merken van de migratie, maar het is geen kleinigheidje. Om paniek te voorkomen wilden we de medewerkers graag meenemen in dat verhaal.”
We merken nu dat zelfs de mensen die niet veel hebben met IT onder de indruk zijn
Om de medewerkers te betrekken, heeft Breburg onder andere een video laten maken die het volledige traject heel eenvoudig weergeeft. Danny: “We hebben groots gecommuniceerd wat er ging gebeuren en bleven altijd aangeven dat de medewerkers hier minimaal last van zouden ondervinden. We hebben de beleving binnen de organisatie goed gevoed en dat resulteerde in ontzettend veel positieve aandacht. We merken nu dat zelfs de mensen die niet veel hebben met IT onder de indruk zijn en in de hele organisatie leeft het gevoel dat we echt iets bijzonders hebben neergezet met Breburg.”
Een digitale toekomst tegemoet
Het mag duidelijk zijn dat GGz Breburg een grote stap heeft gezet wat betreft innovatie. En daar blijft het niet bij. Danny: “Je weet van tevoren nooit of alles wat je wil doen ook daadwerkelijk mogelijk is. In ons geval bleek het bijvoorbeeld niet mogelijk telefonie direct mee te nemen in het cloudmigratietraject. Dit staat nu bovenaan de actielijst en brengen we wederom onder bij Ictivity. Bij dit soort voorvallen is het prettig dat we er samen direct bovenop kunnen springen.” Daarnaast kijkt Breburg uit naar een project waar de medewerkers rechtstreeks van gaan profiteren. Bjorn licht toe: “We hebben de achterkant volledig onder handen genomen, dus nu is het tijd om de voorkant beet te pakken. We gaan de omgeving waarin onze zorgcollega’s werken namelijk totaal vernieuwen samen met Ictivity. Zo zorgen we dat GGz Breburg klaar is voor een digitale toekomst!”
