Voor liefdevolle ouderenzorg op maat, ben je bij zorgverlener Pleyade op het juiste adres. Zowel aan huis, als op zestien zorg- en twee kantoorlocaties, zetten zo’n 1.500 medewerkers en 400 vrijwilligers zich in om bewoners en cliënten te ondersteunen in het dagelijks leven. Goedwerkende IT is hiervoor een vereiste; de zorgmedewerkers bij Pleyade doen een beroep op IT-voorzieningen voor het raadplegen van online cliëntendossiers, communicatie met naasten, opvragen van medicatielijsten en administratie. Dit soort werkzaamheden verliepen echter niet altijd op een efficiënte manier, mede door een sterk verouderde IT-omgeving. Het werd tijd om dit naar het hier en nu te brengen, passend bij de visie van Pleyade. Remko Meek, manager bedrijfsvoering bij Pleyade, en Ronald van de Beeten, service manager ICT bij Pleyade, vertellen hoe ze dit samen met Ictivity aanpakten.
Creatief innovatief
De IT-omgeving van Pleyade was volledig in eigen beheer en traditioneel vormgegeven. Er was al enige tijd niet geïnvesteerd in vernieuwingen. Ronald vertelt: “De hardware had de beste tijd gehad en diverse besturingssystemen kregen geen support meer. Ooit was het state of the art, maar inmiddels was onze omgeving zodanig verouderd dat het risico’s met zich meebracht.” “Bovendien beperkte het ons in het realiseren van een goede gebruikerservaring”, vult Remko aan. “Geregeld kwamen er klachten van medewerkers over de traagheid en beschikbaarheid van systemen.”
Dat rijmde niet met Pleyades strategie van innovatieve ouderenzorgorganisatie. “Je komt uiteindelijk niet meer mee als je alles op IT-gebied zelf blijft organiseren. Het beperkte ons in de doorontwikkeling van onze organisatie. De samenwerking met Ictivity was daarom een strategische keuze. Als Pleyade willen we creatief innovatief zijn. Dit doen we onder andere met het Pleyade Innovatie Team (PIT), waarin we samen met de TU/Eindhoven werken aan innovatieve zorgoplossingen en -domotica, zoals LivingMoments; een manier voor familie en naasten om vanuit een applicatie (digitale) ansichtkaarten te versturen die bewoners op hun woonlocatie ontvangen. De vorm van onze ICT-organisatie met alles in eigen beheer paste niet bij deze ambitie. We waren onvoldoende wendbaar en miste ontwikkelingen in de markt.”
Geen one size fits all
Na een marktuitvraag viel de keuze voor een strategische partner uiteindelijk weloverwogen op Ictivity. “Ictivity bedient meer zorg- en ouderenorganisaties en begrijpt daarom wat er speelt. Dat was voor ons belangrijk in de keuze”, vertelt Ronald. “Ook zijn ze niet van one size fits all”, vult Remko aan. “Ze denken vanuit gebruikersperspectief met ons mee over hoe we de dienstverlening kunnen verbeteren en zijn niet bang of terughoudend om maatwerk toe te voegen. Daar ligt voor mij de toegevoegde waarde om met Ictivity samen te werken. Dat je niet slechts klant-leverancier bent, maar elkaar verder brengt en vanuit gelijkwaardigheid een stip op de horizon zet en een weg inslaat.”
“De toegevoegde waarde van Ictivity is dat er veel ruimte is om vanuit gelijkwaardigheid een weg in te slaan en elkaar echt verder te brengen.”
Grote transformatie
Vanuit die gezamenlijke stip op de horizon werd de transitie gestart om de gehele IT-afdeling van Pleyade te moderniseren en in beheer van Ictivity te brengen. Nieuwe werkplekken met Office 365 werden geïnstalleerd, data werd gemigreerd, een servicedesk werd ingericht en de IT-security werd vernieuwd. Ronald: “Daarnaast hebben we een stukje maatwerk toegepast, zodat de helpdesk een helpende hand kan bieden bij toegangscontrolebeheer en vraagstukken rondom zorgdomotica. Dit zijn voor ons belangrijke onderwerpen.”
Naast het technische aspect van de transitie, was goede adoptie van de nieuwe omgeving onder medewerkers bij Pleyade van groot belang. “De ommezwaai die we moesten maken was immens”, vertelt Remko. “Dit legde veel druk op het adoptieplan. Het belangrijkste voor ons is dat de zorgmedewerkers positief zijn over de nieuwe werkplekken en dat het hun daadwerkelijk verder helpt in hun werkzaamheden. Adoptie was en is daarom het speerpunt in de gehele transitie. Maar dan heb je het over adoptie onder ruim 1.500 medewerkers; de één digivaardiger dan de ander, en verspreid over achttien locaties. Het was erg complex.” Op alle Pleyade-locaties zijn daarom ambassadeurs opgeleid; een doorsnede van Pleyade-medewerkers, die samen met de communicatie-afdeling en experts vanuit Ictivity het adoptietraject vormgaven. “We zijn achtereenvolgens per (woon)locatie overgestapt naar de nieuwe werkplekken”, licht Remko toe. Ronald: “Op alle overgangsdagen waren er vanuit Ictivity medewerkers op locatie en eCoaches beschikbaar om proactief vragen te beantwoorden. Dat was een belangrijk punt van het adoptieplan. Het was een enorme effort van ons allemaal.”
Veilig en modern
Dankzij een half jaar hard werk, ligt het grootste deel van Pleyades IT-omgeving nu in beheer van Ictivity, op functioneel applicatiebeheer na. “Ictivity is nu single point of contact (SPOC) en doet heel veel voor ons”, licht Ronald toe. “Alle technische risico’s zoals datalek- en inbreukrisico’s zijn onder andere door single sign-on van gebruikers geminimaliseerd. We hebben een IT-omgeving waarin alle belangrijkste componenten in de gaten worden gehouden door geautomatiseerde systemen. Hiermee hebben we beter zicht op wat er draait en kunnen we veel makkelijker inspelen op securitygebeurtenissen. Zo zijn we van veelal reactief bezig zijn, naar proactief, voorspellend en preventief gegaan.”
Bovenal zijn de digitale werkplekken voor de medewerkers flink gemoderniseerd. “We zijn pas een aantal maanden live, maar de gebruikerservaring is al enorm verbeterd,” vult Remko aan. “Met Ictivity als SPOC hebben de gebruikers slechts één telefoonnummer nodig om incidenten in de gehele IT-omgeving, inclusief zorgdomotica, te melden. En omdat ze vanuit één portaal werken, weten ze beter de weg te vinden in de systemen. Het is immers een stuk prettiger werken in en met moderne applicaties als OneDrive, SharePoint, Microsoft Teams, enzovoort. Dat heeft ons veel gebracht. De komende periode gaan we ons richten op het nog beter ondersteunen van de medewerkers vanuit deze applicaties.”
“Ictivity doet heel veel voor ons. Hierdoor zijn alle technische risico’s geminimaliseerd en is de gebruikerservaring enorm verbeterd.”
Netwerk as a Service
Momenteel zit Pleyade met Ictivity middenin een volgend project voor vernieuwing van het netwerk. “Uitbesteding aan 4IP is uiteindelijk het doel”, aldus Ronald. “Ook willen we parallel hieraan onze apparatuur, zoals smartphones en tablets, vervangen en overzetten naar Device as a Service (DaaS). Ictivity heeft het in eerste instantie as is overgenomen, maar ook hier moet het nodige vervangen worden om goede kwaliteit te blijven borgen. Dit gaan we op korte termijn realiseren en dan hebben we echt alles uitbesteed.” Remko: “Het blijft daarnaast belangrijk om te focussen op hoe we als organisatie de bewoner nog beter ondersteunen. Dat valt en staat met de match van onze IT-systemen met de behoeften van de medewerkers. En dat vraagt om een continue dialoog met Ictivity om elkaars taal zo goed mogelijk te spreken en ruis op de lijn te voorkomen. De komende tijd gaan we hiervoor met onze ambassadeursgroep en met Ictivity nieuwe prioriteiten vormgeven. Ik kijk ernaar uit.”
