Het voorbereiden van een vergadering is vaak een tijdrovende taak. Door gebruik te maken van de Vergader App is dit voortaan in een handomdraai geregeld!
Deelnemers uitnodigen, agendapunten verzamelen met bijbehorende stukken, opstellen van een agenda, documenten op een centrale plek opslaan en delen met de deelnemers betekent vaak veel e-mailverkeer, herinneringen sturen en nabellen. Allemaal voorbeelden van administratieve handelingen die het secretariaat of organisator van de meeting veel tijd kosten. Door gebruik te maken van de Vergader App is het voorbereiden van vergaderingen snel geregeld.
Hoe werkt de Vergader App?Medewerkers kunnen zelf agendapunten voor een vergadering indienen. Met één druk op de knop wordt er vervolgens automatisch een documentenfolder aangemaakt waarin de agenda als Word-bestand wordt gecreëerd en de bijlagen van de verschillende agendapunten worden geplaatst. Het vergaderverzoek wordt tenslotte automatisch in de Outlook agenda van de benodigde aanwezigen toegevoegd.
Bepaal zelf de agendaBij het indienen van een agendapunt kun je zelf een onderwerp kiezen, het aantal minuten spreektijd en de vergaderstukken uploaden die voor alle deelnemers direct toegankelijk zijn. Hiermee wordt de administratieve last van het voorbereiden van een meeting aanzienlijk verkleind. E-mailverkeer over ontbrekende informatie of omdat er een agendapunt verplaatst moet worden naar een andere datum is verleden tijd. De medewerker heeft hierin nu zelf de regie.
Alles centraal opgeslagenEen aantal dagen vóór een vergadering kan door het secretariaat of de organisator van de meeting met één druk op de knop een documentenfolder worden aangemaakt. Hierin wordt automatisch de agenda als Word-bestand gecreëerd en de bijlagen van de verschillende agendapunten toegevoegd zodat alles op een centrale plek kan worden teruggevonden.
Integratie met OutlookDe Vergader App kan eenvoudig worden gekoppeld met Outlook zodat geplande vergaderingen automatisch in de Vergader App beschikbaar komen. Worden de reeds geplande vergaderingen in Outlook gewijzigd of verwijderd, wordt dit ook meteen zichtbaar in de Vergader App. Ook worden de benodigde aanwezigen automatisch aan het Outlook vergaderverzoek toegevoegd.
De krachtige mogelijkheden met het Microsoft Power PlatformDe Vergader App is, net als de Bezoekersregistratie App, een mooi voorbeeld van de krachtige mogelijkheden van het Microsoft Power Platform. De App is namelijk ontwikkeld binnen het Microsoft Power platform en mag gebruikt worden binnen de Microsoft 365 suites. De app combineert Power Apps, Power Automate en SharePoint. En heel fijn: met het Power Platform kun je met minimale ontwikkelkennis toepassingen creëren die ICT voor gebruikers makkelijk maakt. Met de Vergader App kun je op een makkelijke manier én met weinig inspanning kennismaken met de mogelijkheden van Power Apps.
De basis functionaliteit Vergader App is snel in te zetten en indien gewenst maken we de app op maat op basis van jouw specifieke organisatie wensen. Wij helpen je graag met het inrichten van de applicatie, toevoegen van de huisstijl, technische implementatie en de distributie binnen je organisatie. Maak je al gebruik van Microsoft 365? Dan heb je de benodigde licenties vaak al in huis – en dat scheelt weer extra maandelijkse licentiekosten.
