Bezoekers-registratie App
Of je nu een bemande of onbemande receptie hebt, met de Bezoekersregistratie App verhoog je direct het gastvrijheidsniveau van je organisatie: bezoekers ervaren een professionele ontvangst en voelen zich welkom.
Persoonlijke verwelkoming
Het ontvangen van bezoekers wil je ook op een professionele, veilige en klantvriendelijke manier regelen. Conform je huis- of veiligheidsregels, maar ook de regels die binnen de AVG worden gesteld. Ictivity heeft een gebruiksvriendelijke app ontwikkeld waarmee bezoekers zich snel en eenvoudig kunnen aanmelden. Met de Bezoekersregistratie App wordt de receptie ontlast, waardoor zij zich vooral kunnen richten op het persoonlijk verwelkomen en begeleiden van de bezoekers. Daarnaast biedt de app inzicht in de aanwezigheid van bezoekers en kan de bezoekersstroom worden georganiseerd. In het geval van bijzondere (nood)situaties kan daardoor adequaat worden gehandeld en de veiligheid van zowel medewerkers als bezoekers optimaal worden gewaarborgd. Zo weet de afdeling HR, facilities of BHV bij calamiteiten altijd wie aanwezig is op je locaties, van wie die auto is die zijn lampen nog heeft aanstaan of wellicht foutief heeft geparkeerd.
Privacy voorop
Veel organisaties werken nog met logboeken of intekenlijsten op de ontvangstbalie. Het vastleggen van persoonsgegevens op papieren lijsten is volgens de AVG niet toegestaan. Op deze manier hebben bezoekers namelijk inzicht wie je organisatie nog meer hebben bezocht. Bijvoorbeeld leveranciers die zien wie hun concurrenten zijn of een sollicitant die kan zien wie de andere kandidaten zijn. Andere organisaties werken niet met een aanwezigheidsregister, terwijl registratie wel vereist is vanuit kwaliteits- of compliancy oogpunt.
Gastvrij ontvangst
Als organisatie wil je je bezoeker op een professionele, gastvrije manier ontvangen en hem/haar zo snel mogelijk in contact brengen met de juiste contactpersoon. Hoe vervelend is het als bezoekers moeten wachten op de ontvangst of, erger nog, zelf op zoek gaan naar iemand die helpt en zo onbegeleid door je pand lopen? Met deze module ben je als contactpersoon in staat om je bezoekers vooraf aan te melden. De receptie heeft hiermee inzichtelijk welke bezoekers op een dag verwacht worden. De bezoeker hoeft alleen maar te bevestigen dat hij/zij aanwezig is en geen andere informatie te registreren.
Voorbereid naar je afspraak
Door het bezoek voorafgaand van een afspraak te registreren ontvangt de persoon, indien gewenst, een ontvangstmail waarin bijvoorbeeld informatie over het gasten wifi en een routebeschrijving of bereikbaarheid met openbaar vervoer wordt gedeeld. Deze communicatie kan geheel aangepast worden naar de wensen van je organisatie. Als contactpersoon kun je zelf bepalen of de bezoeker deze mail dient te ontvangen.
Automatisering van processen
Jouw afspraak meldt zich digitaal aan op locatie voor de afspraak. De contactpersoon wordt automatisch op de hoogte gebracht dat het bezoek zich heeft aangemeld. Dit bericht wordt door de medewerker bevestigd, zodat de receptie direct op de hoogte is. Als dit niet binnen een bepaalde tijd gebeurt, dan wordt de receptie automatisch geïnformeerd. Met het afmeldproces geeft de bezoeker aan niet meer aanwezig te zijn en verwijdert hiermee automatisch zijn gegevens. Voor de bezoeker die is vergeten zich af te melden, wordt de betreffende informatie automatisch aan het einde van de werkdag verwijderd.
De krachtige mogelijkheden met het Microsoft Power Platform
De Bezoekersregistratie App is, net als de Werkplekreservering App en de Crisis Communicatie App, een mooi voorbeeld van de krachtige mogelijkheden van het Microsoft Power Platform. De App is namelijk ontwikkeld binnen het Microsoft Power platform en mag gebruikt worden binnen de Microsoft 365 suites. De app combineert Power Apps, Power Automate en SharePoint. En heel fijn: met het Power Platform kun je met minimale ontwikkelkennis toepassingen creëren die ICT voor gebruikers makkelijk maakt. Met de Bezoekersregistratie App kun je op een makkelijke manier én met weinig inspanning kennismaken met de mogelijkheden van Power Apps.
We helpen je snel op weg!
De Bezoekersregistratie App is snel inzetbaar. Wij helpen je graag met het inrichten van de applicatie, toevoegen van de huisstijl, technische implementatie en de distributie binnen je organisatie. Maak je al gebruik van Microsoft 365? Dan heb je de benodigde licenties vaak al in huis – en dat scheelt weer extra maandelijkse licentiekosten.
