Wilbert van Beek - IT advies

Moderne IT’er is een broker tussen bestuur en leverancier

Een moderne IT-professional zou een broker moeten zijn tussen de business enerzijds en de IT-leverancier anderzijds.

Er is binnen de gemeente geen afdeling meer die zonder IT kan. Sterker nog, elk project heeft links- of rechtsom een IT-component. Een moderne IT-professional zou een broker moeten zijn tussen de business enerzijds en de IT-leverancier anderzijds. Dit betekent een nieuwe rol voor zowel bestuurders, IT’ers als de leverancier. En dat vergt best wat aanpassingsvermogen, zo merk ik in mijn rol als IT-dienstverlener voor verschillende gemeenten.

Het mag een open deur zijn, maar de wereld verandert vliegensvlug. Het US War College bedacht hier een interessante term voor: VUCA. Dit staat voor volatile, uncertain, complex en ambiguous. In deze VUCA-wereld krijgen overheden op elk niveau te maken met snelle veranderingen, een hoge mate van onzekerheid, complexiteit en een ongewisse toekomst. Het wordt hierdoor steeds moeilijker om plannen te maken voor over pak ‘m beet vijf tot tien jaar. Een benauwend beeld voor veel organisaties, omdat ze hierdoor de controle lijken te verliezen. Een haast natuurlijke reflex is om op zo’ n moment meer regels op te leggen en controlemechanismen in te bouwen. In ons werkterrein komen we hier veel voorbeelden van tegen. Denk maar aan de zeer strikte SLA’s of heel specifieke wensen bij een aanbesteding, waardoor innovatie en structurele verandering zeer moeilijk worden.

Flexibel en visionair
Veel beter zou het zijn om deze nieuwe tijd te benaderen met een flexibele en visionaire houding. Nu klinkt dit natuurlijk gemakkelijker, dan het in de praktijk vaak is. Overheidsinstellingen zijn geen start-ups. Een jonge, innovatieve onderneming wordt niet afgerekend op succes of falen, maar op snelheid en verandering. In de publieke sector moet er rekening worden gehouden met de verschillende gremia en het is bovendien het niet chique om te experimenteren met publiek geld. Toch is het naar mijn mening mogelijk om als gemeente of andere overheidsinstelling wat van de startup-mentaliteit over te nemen. In mijn rol als ondernemer heb ik het meegemaakt toen we aantal jaar geleden andere focus legden. Niet langer wilden we alleen de rol van uitvoerder hebben. Meepraten, recalcitrant zijn en alternatieven bieden voor de opdracht die al op papier staat, is vele malen nuttiger. Op die manier zijn wij niet alleen een leverancier, maar helpen we mee bij het oplossen van een probleem.

Slimme lantaarnpalen
Een IT’er bij bijvoorbeeld een gemeente is ook zo’n probleemoplosser. Alleen wordt dikwijls te snel geschakeld van het probleem naar de oplossing met product A of B. De toegevoegde waarde schuilt in de tussenstap: wat zijn de alternatieven? Bij een recente ronde tafel-bijeenkomst kwam een interessant voorbeeld ter tafel. Binnen een gemeente wilde de verkeersafdeling testen met slimme lantaarnpalen. Toen het hele testplan al min of meer rond was, werd aan de IT-afdeling gevraagd om een geschikte leverancier te zoeken. Te laat om als IT-medewerker inhoudelijk mee te kunnen denken met een vakafdeling. Bovendien was een andere groep ook bezig met het verzamelen en analyseren van sensorinformatie, waardoor beide projecten van elkaars kennis zouden kunnen profiteren. Vaak wordt er pas bij de IT-afdeling aangeklopt als er een technische oplossing nodig is, terwijl veel vaker de rol als broker of kennisdeler binnen een de organisatie heel nuttig zou zijn.

Andere competenties
Om de rol als broker goed uit te voeren, heb je als IT-professional bepaalde competenties nodig. Nu zijn IT’ers – vaak ongewild – de brandjesblussers als er iets niet naar behoren functioneert. Dit is een andere rol dan actief kennis delen bij collega’s of vragen waar behoefte aan is. Uit gesprekken met onze klanten blijkt dat veel gemeenten veelal actief op zoek gaan naar een bepaald type sollicitant om het team aan te vullen. Of is er een traineeprogramma waar jong talent de kans krijgt. Ook zijn er al vernieuwende werkvormen, waarbij er bijvoorbeeld door zelfsturing meer verantwoordelijkheid ligt bij de individuele teamleden. Hoewel dit vaak geen eenvoudige processen zijn – ook hier komt de controle-reflex terug -, is mijn inschatting dat veel meer gemeenten zullen kiezen voor andere vormen van werkverdeling en verantwoordelijkheden.

Aanpassingsvermogen
Op dit moment is het beeld dat ik schets wellicht nog wat te rooskleurig. Zo hoorde ik een IT-manager bij een gemeente laatst zeggen dat hij zendingswerk verricht, omdat de business de behoeftes op technologisch gebied nog niet kan formuleren. Je moet de noodzaak tot verandering voelen, er moet een concrete pijn zijn, zoals dat nu aan de hand is bij bijvoorbeeld een aantal organisaties in de zorg. Als leverancier proberen wij ons aan te passen aan de nieuwe wereld. Het liefst staan wij als partner naast de IT-professional, die op zijn beurt van toegevoegde waarde is en regie kan houden als broker naar zijn achterban.