Hoe TAF Verzekeringen meer overzicht creëert én dagelijks één tot twee uur bespaart.

Bij TAF Verzekeringen komen dagelijks zo’n 500 e-mails met vragen van klanten en adviseurs. Het verwerken daarvan betekende veel handmatig werk: e-mails lezen, categoriseren, op de juiste plek zetten en bepalen wat ermee moest gebeuren. Tijd die de medewerkers liever besteden aan vragen waarbij persoonlijke aandacht en expertise het verschil maken.

Daarom ontwikkelde Ictivity samen met TAF digitale postbode Sam die het team van TAF ondersteunt bij het verwerken van de info-mailbox. Sam analyseert binnenkomende e-mails, bepaalt waar een bericht over gaat en zorgt dat het zoveel mogelijk automatisch op de juiste plek terechtkomt. Zo neemt hij repeterend werk uit handen en ontstaat er meer ruimte voor persoonlijk klantcontact.

Van volle mailbox naar overzicht

De oplossing combineert verschillende Microsoft-technologieën: met Microsoft Power Automate, SharePoint en Azure AI Foundry wordt iedere binnenkomende e-mail automatisch verwerkt.

De e-mails worden centraal vastgelegd in SharePoint. Vanuit daar heeft TAF inzicht in de binnenkomende berichten en kan het team deze eenvoudig monitoren en filteren. Power BI maakt het mogelijk om de mailbox verder te analyseren en bijvoorbeeld te kijken naar onderwerpen, volumes en urgentie.

Maar Sam doet meer dan alleen post bezorgen.

AI helpt bij het sorteren en classificeren

Met behulp van een AI-model in Azure AI Foundry analyseert Sam waar een e-mail over gaat. Binnen vooraf bepaalde categorieën bepaalt hij automatisch de juiste classificatie en zorgt hij ervoor dat het bericht in de juiste e-mailmap terechtkomt. Daarmee neemt Sam een groot deel van het handmatige uitzoekwerk uit handen.

En dat is precies waar de werkversneller zijn waarde laat zien. Medewerkers van de klantenservice hoeven niet langer iedere e-mail volledig handmatig te beoordelen en categoriseren. Zij houden daardoor meer tijd over voor het werk waar menselijke aandacht het verschil maakt.

Vroeger begon de dag met een volle inbox en de vraag: waar moet dit allemaal heen? Nu heeft Sam het grootste deel al gesorteerd en kunnen we meteen aan de slag. Sam voelt echt als een collega, eentje die nooit moe wordt en nooit klaagt over een volle mailbox.

– Samira Mohandi, TAF Verzekeringen

Van digitale postbode naar steeds slimmer

De eerste versie van Sam richt zich op het sorteren en classificeren van de binnenkomende e-mails. TAF houdt nauwlettend in de gaten hoe de digitale collega presteert en stuurt waar nodig bij. Dat maakt de oplossing niet alleen praktisch, maar ook leerzaam: op basis van de ervaringen uit de praktijk kan Sam steeds verder worden verbeterd.

De volgende stap is dan ook al in beeld. Denk aan het automatisch voorbereiden van conceptantwoorden, die een medewerker altijd beoordeelt en verstuurt. Zo kan AI steeds meer ondersteunen, terwijl medewerkers zich juist kunnen richten op complexere en persoonlijkere klantvragen.

Iedereen helpt mee om Sam slimmer te maken, waardoor hij echt iets van ons allemaal is geworden. Binnenkort helpt hij ook met conceptantwoorden, zodat wij nog meer tijd hebben voor persoonlijk contact met klanten en adviseurs.

– Samira Mohandi, TAF Verzekeringen

Dagelijks één tot twee uur bespaard

De eerste resultaten zijn veelbelovend. Sam categoriseert inmiddels 90% van de binnenkomende e-mails automatisch en bespaart het team één tot twee uur per dag handmatig werk. Op jaarbasis betekent dat honderden uren extra capaciteit. Die tijd kan het team besteden aan waar het écht om draait: klanten en adviseurs persoonlijk en deskundig helpen.

Sam laat zien wat een gerichte werkversneller kan opleveren: minder handmatig werk, meer overzicht en meer tijd voor persoonlijk contact. Voor TAF is dit een eerste concrete stap om met AI en automatisering het dagelijkse werk slimmer te organiseren.

Benieuwd welke processen binnen jouw organisatie slimmer en efficiënter kunnen? Samen brengen we in kaart waar een werkversneller het meeste verschil maakt voor jouw medewerkers én klanten. We gaan graag met je in gesprek.