In de zorg draait alles om continuïteit. Medewerkers moeten altijd en overal toegang hebben tot informatie, van elektronische cliëntendossiers tot documenten en roostergegevens. Voor ’t Heem, een zorgorganisatie met 300 medewerkers verspreid over vier locaties in Brabant, was dit lange tijd een uitdaging. De IT-omgeving was verouderd, beveiliging kwetsbaar en het overzicht ontbrak. Floor de Vroome, bestuurder van ’t Heem, en Paul de Bruyn, informatiemanager bij ‘t Heem, zagen dat het anders moest. “We wilden als organisatie vooruit, maar onze IT-infrastructuur hield ons tegen. De basis moest eerst op orde.”

Eind 2024 startte ’t Heem daarom een marktverkenning voor een nieuwe IT-partner, met als doel: binnen een jaar een volledig veilige en toekomstbestendige IT-omgeving neerzetten.

De uitdaging: verouderde IT en veiligheidsrisico’s

De organisatie werkte nog met verouderde hardware in een kelder vol servers, software die niet meer ondersteund werd, en een IT-infrastructuur die weinig overzicht bood. Ook het netwerk viel regelmatig uit, soms twee of drie keer per dag. “Dit had directe invloed op de continuïteit van het werk”, zegt Paul.

Die situatie was aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuwe IT-partner. Daarbij speelden diverse factoren een rol. ’t Heem zocht naar een partij die niet alleen technisch sterk was, maar ook ervaring had in de zorgsector. “We hadden behoefte aan een lokale partner die snel kon schakelen”, vertelt Paul. “Maar minstens zo belangrijk was dat ze echt begrip hadden van uitdagingen in de zorg. Zorgorganisaties draaien 24/7, dus IT moet altijd werken. We kunnen niet wachten tot maandagochtend als er zaterdagavond iets misgaat. Die zekerheid was voor ons cruciaal.”

Na een zorgvuldig selectieproces koos ‘t Heem voor Ictivity als nieuwe IT-partner. “In hun presentatie toonde Ictivity direct aan dat zij onze uitdaging begrepen”, zegt Floor. Begin 2025 ging de samenwerking van start.

In hun presentatie toonde Ictivity direct aan dat zij onze uitdaging begrepen.

Stap voor stap naar de cloud

De uitdaging waar Ictivity en ‘t Heem voor stonden was aanzienlijk. Door de toenemende problemen met systemen, verouderde hardware en strengere eisen rond informatiebeveiliging werd duidelijk dat de bestaande IT-omgeving niet langer voldeed. “We liepen tegen de grenzen van ons systeem aan”, zegt Floor. “Niet alleen technisch, maar ook organisatorisch.”

Ictivity pakte de modernisering systematisch aan. Met een kernteam van vijf consultants werkten ze samen met ‘t Heem aan een complete transformatie. Centraal stond de migratie naar de cloud en de implementatie van een moderne digitale werkplek via het Omnia-portaal.

“Het bijzondere aan deze aanpak was dat Ictivity niet alleen de techniek regelde”, vertelt Paul. “Vanaf dag één dachten ze mee over veiligheid, toegangsbeheer en procesoptimalisatie. Via een helder dashboard hielden we overzicht op planning, voortgang en verantwoordelijkheden. Dat gaf rust.”

De migratie verliep gefaseerd. Oude servers werden uitgezet, alle data verhuisde naar de cloud en het netwerk kreeg een complete upgrade. Tegelijkertijd implementeerde Ictivity moderne beveiligingsmaatregelen zoals Multifactorauthenticatie en een nieuw wachtwoordbeleid. Ook startte een security awareness-programma om medewerkers bewust te maken van digitale risico’s, met regelmatige phishing-simulaties en trainingen. “Dat geeft je als bestuurder vertrouwen”, zegt Floor. “We voldoen nu aan moderne securityeisen en zijn voorbereid op certificering volgens de NEN7510-norm, de standaard voor informatiebeveiliging in de zorg.”

Medewerkers loggen één keer in en hebben direct toegang tot alle systemen die ze nodig hebben. Dat scheelt tijd en frustratie.

Moderne werkplek als basis voor de toekomst

Ook voor medewerkers is het verschil direct merkbaar. “De digitale werkplek is zo intuïtief ingericht dat mensen er meteen mee kunnen werken”, legt Floor uit. “Medewerkers loggen één keer in en hebben direct toegang tot alle systemen die ze nodig hebben. Dat scheelt tijd en frustratie.” Daarnaast is het onboarden van nieuwe medewerkers sterk vereenvoudigd. Via HelloID, dat het HR-systeem verbindt met de IT, krijgen nieuwe collega’s automatisch de juiste toegangen. Hun e-mailadres, telefoon en laptop staan klaar. “Alles is gewoon geregeld”, vult Paul aan.

Een realistisch traject met uitdagingen

Het vernieuwingsproject werd eind 2025 officieel afgerond met een evaluatie. De samenwerking kreeg een gemiddeld cijfer van 9,5. “Dat zegt wel iets”, zegt Floor. “En het mooie is dat we de komende vijf jaar samen verder blijven werken om de volgende stappen te zetten.”

Het proces was niet altijd lineair. “Je loopt altijd tegen dingen aan die je vooraf niet had voorzien”, erkent Paul. “Maar wat ik zo waardeer aan Ictivity is hun realisme en eerlijkheid. Als wij een verkeerde inschatting maakten, zaten ze naast ons om het op te lossen. En andersom waren ze daar ook transparant over. Die houding van ‘we pakken het samen op’ maakte het verschil.”

Van solide basis naar innovatie

Met de nieuwe basis zijn de volgende stappen al in voorbereiding. Begin 2026 rondt ‘t Heem de NEN7510-certificering af. Daarnaast werkt de organisatie, samen met Ictivity, aan verdere procesoptimalisatie, met name rondom samenwerken in Teams. Medewerkers kunnen individueel of in groepsverband terecht bij de e-coach van Ictivity, en via het Omnia portaal hebben zij toegang tot een digitale leeromgeving met trainingen over (samen)werken in Teams.

De afgelopen anderhalf jaar heeft ‘t Heem laten zien dat een volledige IT-modernisering in de zorg mogelijk is, ook voor kleinere organisaties. Van een kelder vol verouderde servers naar een volledig cloudgebaseerde omgeving en één geïntegreerde digitale werkplek.

Dankzij de intensieve samenwerking met Ictivity beschikt ‘t Heem nu niet alleen over een stabiele en veilige IT-omgeving, maar ook over de kennis en het vertrouwen om verder te bouwen aan digitalisering. “De basis staat nu”, concludeert Floor. “Op naar de toekomst.”

Meer tijd voor zorg, minder zorgen om IT? We gaan er graag met je over in gesprek.