Iedere organisatie gebruikt SharePoint intensief. Het is de plek waar documenten worden gemaakt, gedeeld en opgeslagen. Handig, centraal en altijd toegankelijk. Maar ongemerkt groeit de hoeveelheid data harder dan je denkt. Niet alleen omdat medewerkers dagelijks nieuwe bestanden toevoegen, maar vooral door een verborgen mechanisme: SharePoint bewaart standaard tot wel 500 versies van elk document. Dat klinkt veilig, en dat is het ook, maar in de praktijk zorgt het voor enorme hoeveelheden overbodige data, hogere kosten en een minder snelle omgeving.

Een voorbeeld dat iedereen herkent
Stel, je collega maakt een PowerPoint-presentatie van 50 MB. In de weken erna wordt er intensief aan gewerkt: een grafiek wordt aangepast, afbeeldingen worden toegevoegd, de tekst wordt aangescherpt. Als je werkt met Microsoft 365, dan worden wijzigingen automatisch opgeslagen. Dat betekent dus elke keer weer een nieuwe automatische versie. Na 100 wijzigingen neemt die ene presentatie niet langer 50 MB, maar al gauw 5 GB in beslag.

En dit is geen uitzondering. Denk ook aan:

• Word-documenten van een paar MB die tientallen keren worden bewerkt.
• Excel-bestanden die steeds opnieuw worden aangepast en groot worden door data en formules.
• Samenwerkingen in Teams: bestanden die vanuit Teams in SharePoint worden opgeslagen, mét alle versies erbij.

Doe dit keer honderden medewerkers en duizenden documenten, en je opslag loopt ongemerkt gigantisch op.

De gevolgen van onnodige opslag

1. Hogere kosten. Cloudopslag lijkt goedkoop, maar is dat niet als je het structureel laat vollopen. Meer data betekent meer licentiekosten en hogere beheerkosten. Voor veel organisaties zijn opslagkosten inmiddels een vaste kostenpost die elk jaar stijgt.
2. Minder goede prestaties. Een SharePoint-omgeving met duizenden documenten en tienduizenden versies reageert merkbaar trager. Documenten openen duurt langer, zoekresultaten kosten meer tijd en de gebruikservaring gaat achteruit.
3. Het overzicht verdwijnt. Voor gebruikers is het vaak onduidelijk welke versies nu écht relevant zijn. Niemand heeft 500 versies nodig van hetzelfde bestand. Toch staan ze er wel. Dat maakt SharePoint onoverzichtelijk.

Waarom bewaart SharePoint zoveel versies?
Microsoft heeft de standaard op 500 versies gezet vanuit een “better safe than sorry”-gedachte. Je kunt altijd terug naar een oudere versie van een document. Alleen: in de praktijk blijkt dat de meeste organisaties hooguit een paar versies nodig hebben. Het aantal versies is bovendien een instelling die zelden wordt aangepast na de implementatie van SharePoint of Microsoft 365. Veel beheerders zijn zich er niet eens van bewust dat dit de standaard is.

SharePoint Trimming: grip op opslag en kosten
Met SharePoint Trimming bepaal je zelf hoeveel versies er bewaard blijven. Oude, overbodige versies verdwijnen automatisch, terwijl de relevante informatie behouden blijft.

Er zijn drie manieren om Trimming in te richten:

• Op datum. Bijvoorbeeld: versies ouder dan een jaar worden verwijderd.
• Maximaal aantal. Stel in dat je nooit meer dan 50 versies per document bewaart.
• Automatisch. SharePoint verwijdert versies op basis van leeftijd en opslagalgoritmes.

Zo voorkom je dat bestanden onnodig veel ruimte innemen en hou je grip op je omgeving.

Wat levert Trimming concreet op?
Organisaties die SharePoint Trimming inzetten, merken direct resultaat:

• Meer vrije opslagruimte: vaak tientallen of zelfs honderden GB’s komen vrij.
• Lagere kosten: minder opslag betekent lagere licentie- en beheerkosten.
• Betere prestaties: documenten laden sneller en zoekopdrachten zijn vlotter.
• Beheersbare groei : de opslag loopt niet langer onbeperkt op.

Een voorbeeld uit de praktijk: bij een organisatie in de zakelijke dienstverlening leverde Trimming een besparing van 300 GB op in de eerste maand. De licentiekosten daalden merkbaar en medewerkers merkten dat SharePoint sneller reageerde.

Rekenvoorbeeld: wat bespaar je met Trimming?
Om een idee te geven wat SharePoint Trimming in de praktijk kan opleveren, hebben we hieronder een eenvoudig rekenvoorbeeld uitgewerkt. Zo zie je direct hoeveel opslagruimte én geld er bespaard kan worden met het beperken van documentversies.

Uitgangspunten

• Totale SharePoint-opslag: 2 TB (= 2.000 GB)
• Gemiddeld aandeel versies in de totale opslag: 70%
• Trimming bespaart (schatting) 60% van de versie-opslag
• Prijs per GB opslag: € 0,23 / GB / maand

Berekening

• Versie-opslag
  70% van 2.000 GB = 1.400 GB
• Besparing door Trimming
  60% van 1.400 GB = 840 GB
• Kostenbesparing per maand
  840 GB × € 0,23 = € 193,20 per maand
  Per jaar: ca. € 2.318,40

Let op: tarieven voor opslag (en of deze per workload of bundel gelden) verschillen per Microsoft-licentie en tenantafspraken. Gebruik dit rekenvoorbeeld als indicatie; wij rekenen het graag exact voor je door op basis van jullie contract en gebruik.

Tips voor organisaties die grip willen houden
Naast het inzetten van Trimming zijn er meer manieren om slim met SharePoint om te gaan:

• Bewustwording bij medewerkers: leg uit dat niet elke versie van een bestand nodig is.
• Werk in gedeelde documenten in plaats van kopieën heen en weer mailen. Dit voorkomt dat er tientallen (bijna identieke) bestanden circuleren.
• Maak afspraken over archivering: documenten die niet meer actief gebruikt worden, kunnen naar een archief of verwijderd worden.
• Monitor opslaggroei: houd bij welke sites en bibliotheken het snelst groeien, zodat je gericht actie kunt ondernemen.

Hoe wij Trimming aanpakken
We starten altijd met een inventarisatie en analyse van de grootste bibliotheken en sites. Daarbij brengen we in kaart hoeveel data er wordt gebruikt, waar de grootste opslaglekken zitten en welke besparing mogelijk is. Op basis daarvan ontvang je een adviesrapport én een concreet voorstel voor inrichting. Vervolgens implementeren we SharePoint Trimming, monitoren we de voortgang en plannen we een nazorgmoment om feedback te verzamelen en waar nodig bij te sturen.

SharePoint is een krachtig platform, maar zonder grip op versiebeheer verandert het ongemerkt in een opslagmonster. Door slim om te gaan met versies hou je je omgeving schoon, snel en betaalbaar. Met SharePoint Trimming krijg je direct meer ruimte, verlaag je kosten en verbeter je prestaties. Zonder dat belangrijke data verloren gaat.

Wil je weten hoeveel jouw organisatie kan besparen? Neem contact op voor een vrijblijvende inventarisatie.

Terug naar overzicht