Dat je als organisatie je data goed wil beschermen is logisch. Er valt alleen weinig te beschermen als de data verdwenen is. Het maken van een back-up is daarom minstens net zo belangrijk als databeveiliging.
Gelukkig hebben we de back-up nog, toch?
Kijken we bijvoorbeeld naar Microsoft, zien we dat de softwareleverancier met haar Office 365-oplossing enorm veel zorgen uit handen neemt. Het is echter een misvatting dat de automatische back-up hieronder valt. Een back-up is dan ook niet te verwarren met de geografische redundantie die Microsoft Office biedt. Redundantie biedt bescherming wanneer er sprake is van locatieproblemen of hardware-storingen, zodat gebruikers bij een storing zonder hinder verder kunnen werken. Het zorgt dus niet automatisch voor een back-up van de gegevens. Toch gaan veel gebruikers ervan uit dat alle data die in de cloud wordt opgeslagen, automatisch wordt geback-upt.
5 redenen voor het maken van een back-up
Het maken van een back-up is dus de verantwoordelijkheid van organisaties zelf, en een zeer belangrijke. Hierbij geef ik je vijf redenen waarom:
1) Voorkom permanent verwijderen van belangrijke data
We kennen allemaal wel dat paniekgevoel. Met één klik op de knop is ineens dat belangrijke bestand per ongeluk verwijderd. Meestal is de data nog niet voorgoed verdwenen en is deze terug te vinden in de prullenbak of terug te halen via een herstelactie. Het wordt een groter probleem wanneer het item is gemarkeerd voor volledige verwijdering en daardoor permanent is verdwenen. Dit item kan niet meer worden teruggehaald, tenzij er op de achtergrond een back-up oplossing actief is.
2) Voorkom onherstelbare schade van externe aanvallen
Malafide en phishing mails zijn bijna niet te onderscheiden van echte mails. Externe risico’s sluipen dan ook vaak binnen via e-mailberichten en bijlagen. Malware en virussen zoals ransomware hebben op deze manier al veel bedrijven ernstig in de problemen gebracht, met datalekken en reputatieschade als gevolg. De functies van Exchange Online voor een back-up en herstel zijn onvoldoende om ernstige aanvallen op te vangen. Het regelmatig uitvoeren van een back-up helpt voorkomen dat een dergelijke aanval onherstelbare schade aanricht.
3) Beperk beveiligingsrisico’s met een interne oorzaak
Hoewel de meeste dreigingen zoals malware en virussen van buitenaf komen, liggen er ook interne risico’s op de loer. Eigen medewerkers kunnen, bewust of onbewust, geïnfecteerde bestanden downloaden, gevoelige informatie lekken of cruciale bedrijfsgegevens verwijderen. Een menselijke fout is niet ondenkbaar, net als een medewerker met kwade bedoelingen. Als er geen adequate beveiligingsmaatregelen zijn genomen, zoals het maken van een back-up, kan dat grote consequenties hebben voor het bedrijf.
4) Voldoe aan juridische vereisten
Het kan voor komen dat je onverwachts e-mails, bestanden of andere gegevens moet terughalen te midden van juridische procedures. De kans hierop is klein, maar als het gebeurt wil je wel kunnen acteren. Microsoft heeft een aantal vangnetten ingebouwd, zoals in-place bewaring, maar dit is geen robuuste back-up oplossing die je bedrijf uit de juridische problemen kan houden. Boetes, sancties en juridische geschillen zijn geen acties die je wil toevoegen aan je takenlijst.
5) Voldoe aan retentietermijnen
De bewaartermijnen binnen Office 365 zijn bedoeld om te kunnen voldoen aan de wettelijke retentietermijnen, wanneer je bijvoorbeeld persoonsgegevens langer moet bewaren. Een bewaartermijn is echter niet hetzelfde als een back-up. Van een medewerker die uit dienst gaat, worden de gegevens maar 90 dagen bewaard door Microsoft. Het maken van een back-up van ex-medewerkers is daarom essentieel. Daarnaast beschikt Office 365 maar in beperkte mate over beleidsregels om te voldoen aan deze retentietermijnen. Met een back-up oplossing voor Office 365 kan een uitgebreidere, toegankelijker retentiebeleid worden verkregen. Daarmee is alle data beveiligd en op één locatie opgeslagen.
Dit illustreert het belang van een back-up. Zoek daarom naar een oplossing die zowel volledige toegang, als controle over de Office 365-gegevens biedt. Op die manier voorkom je onnodig risico op dataverlies.
Lees meer over Office 365 back-up.
