Sinds 2016 werken de gemeente Boxtel en Sint Michielsgestel op bestuurlijk niveau samen in de gemeenschappelijke organisatie MijnGemeenteDichtbij (MGD). Een aparte voorkant met colleges en burgemeesters, een gedeelde achterkant voor security, facilitaire zaken en ICT. Op het gebied van IT heeft de organisatie de hele omgeving nog in eigen beheer. Maar net als vele anderen in gemeenteland, heeft MijnGemeenteDichtbij het doel om in de nabije toekomst een switch te maken naar een regieorganisatie. Om die switch straks goed te maken, besloot de samenwerkingsorganisatie om alvast de nodige voorbereidingen te treffen samen met Ictivity. Leendert den Braasem, teammanager informatievoorziening en automatisering bij MijnGemeenteDichtbij, neemt ons mee in deze samenwerking.
Leren van een partner
MijnGemeenteDichtbij zit middenin een verSaaS-traject om over twee jaar over te kunnen stappen op outsourcing van de IT-omgeving. “Op dit moment zijn we daar nog niet klaar voor. Alles is nog in eigen beheer”, vertelt Leendert. Daarom zijn er allerlei projecten opgezet onder het overkoepelende traject modernisering informatiearchitectuur (MIA). Dit zijn voorbereidende projecten over onder andere nieuwe interne rolverdeling, werkplekken en integratie van de cloudomgeving. Leendert: “Ondanks de vakbekwaamheid van onze systeembeheerders, hebben we onvoldoende kennis in huis om deze projecten zelf goed op te pakken. Daarom zochten we een partner. Enerzijds voor expertise om uiteindelijk de transitie naar regieorganisatie te maken. Anderzijds om onze systeembeheerders mee te laten groeien in de nieuwe omgeving, ze een sparringpartner te geven en ze te laten leren van de projecten die we gaan oppakken.”
Niet heel verrassend was het belangrijkste criterium voor een partner om veel expertise in huis te hebben. “Na een klein RFP-traject kwam Ictivity op dat gebied voor ons als beste partner uit de bus”, vertelt Leendert. “Het is een respectabel bedrijf, een brede organisatie en heeft op veel gebieden kennis in huis. Dat was voor ons heel waardevol. Daarnaast hebben we gewoon een klik. Ze passen goed bij onze organisatie en zitten ook nog eens om de hoek. Het was een logische keuze om voor Ictivity te gaan.”
“Ictivity is een brede organisatie en heeft op veel gebieden kennis in huis. Dat is voor ons heel waardevol.”
Vraagbaak voor systeembeheerders
Om snel bekend te worden met de IT-omgeving van MGD en de stand van zaken te peilen, stak Ictivity een thermometer in de IT-omgeving als nulmeting. Van koorts was echter allesbehalve sprake. “Onze omgeving is nog niet zo oud”, verklaart Leendert. “De apparatuur is rond 2019 opgezet, waarna alles goed is onderhouden.” De rol van Ictivity bij MGD is dan ook vooral gestoeld op adviseren, kennis brengen en sparren over toekomstige vraagstukken. “Een ondersteuningscontract, ofwel vraagbaak voor onze systeembeheerders”, legt Leendert uit. “Het ontplooien van onze mensen staat hierin centraal. In ons voorbereidingstraject naar regieorganisatie gaan we nieuwe gebieden aanboren waar we nog geen ervaring mee hebben, zoals het inrichten van Azure. Dit soort projecten doen we nu samen met de experts van Ictivity, zodat onze systeembeheerders hiervan leren en zich verder kunnen ontwikkelen. Zo zijn we momenteel samen met Ictivity bezig om voor onze raadsleden beter beveiligde werkplekken in te richten met Microsoft Intune. Onze raadsleden zijn dagelijks in de weer met gevoelige informatie, waardoor het erg belangrijk is dat ze op een zo veilig mogelijke manier werken.”
Meer dan kennis delen
Door de handen ineen te slaan met Ictivity, heeft MGD de mogelijkheid om terug te vallen op veel extra ondersteuning en kennis in het SaaS-traject. En dat is heel prettig. “We zitten elke maand samen met Ictivity om lopende MIA-projecten door te nemen en de stand van zaken te bespreken. We sparren over technische ontwikkelingen, maar we vragen Ictivity ook geregeld om een steentje bij te dragen aan lopende projecten. Dat werkt heel goed. Recentelijk hebben we er bijvoorbeeld samen voor gezorgd dat al onze raadsleden Office 365 hebben gekregen en een zakelijk e-mailadres kunnen gebruiken, zodat ze beveiligd e-mailen en goede archivering van documenten geregeld is .”
Ook aan een ander belangrijk project wordt op korte termijn invulling gegeven: het inrichten van een nieuwe Azure-omgeving. “Dit is hele belangrijke architectuur richting de toekomst en het gaat ons helpen om bestaande apparatuur uit te faseren. Ictivity gaat hun kennis en kunde leveren om dit goed neer te zetten. Uiteindelijk willen we ook het beheer van deze omgeving bij Ictivity beleggen. Bovendien zijn we in gesprek of ze wellicht ook op het gebied van informatiebeveiliging een helpende hand kunnen bieden om aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) normering te blijven voldoen.”
“We maken veel gebruik van de expertise van Ictivity. Het contact is erg plezierig en ze zijn écht van meerwaarde.”
De samenwerking met Ictivity is dan ook erg waardevol, aldus Leendert. “Je kunt denken, als de IT-omgeving op orde is, waarom zou je dan een aanbesteding uitzetten voor een nieuwe partner? Maar we zijn ontzettend blij dat we dit toch gedaan hebben. We maken erg veel gebruik van de expertise van Ictivity. Het contact verloopt heel plezierig. Er zijn korte lijnen, we schakelen snel en de klik met de systeembeheerders is er. Ze zijn écht van meerwaarde in onze voorbereiding richting volledige uitbesteding.”
Gemeentehuis Boxtel Gemeentehuis Sint Michielsgestel
