Dukers & Baelemans is een opleidingsinstituut voor finance professionals. Jaarlijks organiseert de opleider zowel online als op locatie duizenden trainingsdagen voor hun veertig opleidingen. Het organiseren van al deze trainingsdagen werd gedaan door twee planners die fulltime de puzzel van docenten, locaties en data bij elkaar legden. De manier waarop ze dit deden was echter té tijdrovend en omvatte veel handmatig uitzoekwerk. Om daar verandering in te brengen en het proces te automatiseren, besloten ze de handen ineen te slaan met het productiviteitsteam van Ictivity. Moniek Copal, projectmanager bij Dukers & Baelemans, vertelt erover.
De puzzel leggen
Dukers & Baelemans organiseert jaarlijks 1.500 klassikale trainingsdagen op vijftien verschillende locaties in Nederland. “Dat is een hele organisatie”, vertelt Moniek. “Onze planners moeten meerdere factoren bij elkaar brengen. Dit gaat om de keuze uit 65 docenten, de expertise van de docenten, waar ze vandaan komen, wanneer ze beschikbaar zijn en wanneer welke fysieke locatie beschikbaar is.”
Dat betekende dat de planners data uit allerlei verschillende bronnen bij elkaar moesten brengen. Denk aan een Excellijst met de expertise van docenten en AFAS waarin de woonplaats van docenten stond opgeslagen. Met behulp van Google Maps werd vervolgens handmatig de afstand van de woonplaats naar de trainingslocatie berekend. Bleef dat binnen de perken? Dan werd de docent gevraagd naar zijn/haar beschikbaarheid. Kon de docent niet? Dan begon dit proces van voor af aan. “Soms wel tot zes keer voordat een beschikbare docent gevonden was”, vertelt Moniek. “Met als gevolg dat de planners geregeld het overzicht kwijt waren en er dubbele boekingen ontstonden. Het was een arbeids- en tijdintensief proces dat we wilden optimaliseren en automatiseren.”
Alles in één applicatie
Dat Ictivity bij deze wens werd aangehaakt was geen toeval. “We werken al langer met ze samen, waardoor deze stap een mooie doorontwikkeling in ons partnership vormde. Samen met Ictivity en de twee planners zijn we aan de slag gegaan om de wensen en eisen in kaart te brengen voor een andere werkwijze”, licht Moniek toe. “Ook de docenten hebben we hierin betrokken via interviews en enquêtes. Zij wilden vooral op een gemakkelijke manier hun beschikbaarheid doorgeven en minder (onnodige) verzoeken in de mail ontvangen. Op basis hiervan adviseerde Ictivity ons om dit alles te borgen in één applicatie.”
“Ictivity adviseerde ons om het hele proces te borgen in één applicatie.”
Via het Microsoft Power Platform is Ictivity vervolgens aan de slag gegaan met het bouwen van de applicatie, waar na vijftien ontwikkeldagen een eerste versie van op poten stond. “Het belangrijkste onderdeel van deze app is het Power BI dashboard. Hierin komt data uit SharePoint samen, wat planners inzicht geeft in de puzzelstukjes die ze bij elkaar moeten brengen voor een trainingsdag”, vertelt Moniek. “De docenten werken ook in deze app om hun beschikbaarheid door te geven. Zij krijgen vanuit de app automatisch een e-mailverzoek voor een training met een bevestig- of weigerknop, waarna het antwoord direct in het systeem wordt vastgelegd. Hierdoor kunnen de planners een historie aanmaken en dubbele boekingen voorkomen.”
Moeiteloos organiseren
Nu de applicatie twee maanden wordt gebruikt door planners en docenten, zijn de resultaten duidelijk merkbaar. “We zijn veel minder tijd kwijt aan het zoeken naar de juiste docent”, vertelt Moniek. “Het dashboard laat dit nu zien. Hier zijn we heel blij mee, want het heeft ons een tijdbesparing van acht uur per dag opgeleverd waardoor onze planners zich niet uitsluitend meer op de organisatie van trainingen hoeven te richten.”
“Het heeft ons een tijdbesparing van acht uur per dag opgeleverd.”
Daarnaast is de service naar de docenten geprofessionaliseerd. “Dankzij het dashboard wordt er veel meer rekening gehouden met de afstand die ze moeten afleggen naar een trainingslocatie en omdat docenten nu zelf hun beschikbaarheid doorgeven, krijgen ze alleen trainingsverzoeken op de momenten dat ze daadwerkelijk beschikbaar zijn. Dit heeft geresulteerd in slechts 5 procent aan afwijzingen, terwijl dit eerst 40 procent was.”
Aan de app krijgen
De komende tijd staat in het teken van het verder aanpassen en optimaliseren van de applicatie om het zo goed mogelijk af te stemmen op de wensen van de opleider. “We kijken ernaar uit om de applicatie de komende periode te koppelen aan AFAS, zodat we ook de handmatige handeling van het opzoeken van de woonplaats van de docent uit het proces halen”, vertelt Moniek. “En ook adoptie onder docenten blijft een mooie uitdaging. De docenten die de applicatie gebruiken zijn in ieder geval heel enthousiast. Ik ben ontzettend blij dat we samen met Ictivity deze stap hebben gezet.”
Ictivity’s productiviteitsteam
Werkzaamheden slim inrichten, dat is waar het bij productiviteit om draait. Tools kunnen daarbij van grote waarde zijn. Rapportages maken op basis van een overzichtelijk dashboard gaat een stuk sneller dan verschillende Excelfiles doorzoeken. Een vereiste voor productiviteit is wel dat tools op de juiste manier ingezet en gebruikt worden. In de praktijk zien we dat er bij de meeste organisaties op het gebied van gebruik en/of inzet van applicaties nog een effectiviteitslag te slaan is. Dat is waar Ictivity’s productiviteitsconsultants zich mee bezig houden. Zij helpen je op dit gebied graag vooruit, net als bij Dukers & Baelemans. Want soms zie je door de bomen het bos niet meer, of weet je niet welke route voor jouw organisatie of team de beste is. Een nieuwe applicatie of dashboard ontwikkelen, gebruikmaken van onze templates of behoefte aan een training om zelf met het vereenvoudigen van processen aan de slag te gaan? Ons productiviteitsteam staat voor je klaar.
