Gemeente Langedijk en Het Nieuwe Werken

Na een korte implementatie tijd met Scense partner Ictivity, biedt Gemeente Langedijk nu virtuele werkplekken aan haar medewerkers aan. Martin Hartendorp, informatiemanager en Raymond Anchelon, servicemanager bij gemeente Langedijk leggen het hoe en waarom van deze keuze uit.

Frustraties door verouderde PC’s

“De PC’s van onze medewerkers waren inmiddels sterk verouderd”, vertelt Raymond. “Er waren de nodige frustraties bij onze medewerkers door het grote aantal terugkerende storingen. Ook de irritaties namen toe door lange aanlogtijden en de trage werking van deze systemen. Daarnaast was het aantal openstaande meldingen op onze helpdesk onhandelbaar hoog. Omdat het merendeel van deze PC’s inmiddels was afgeschreven, is besloten om nieuwe opties te bekijken voor het aanbieden van werkplekken aan onze medewerkers”.

Klaar voor het nieuwe werken

Martin vervolgt “voor de gemeente was het belangrijk dat we met een nieuwe oplossing een grote stap vooruit konden zetten. Naast de nodige voordelen in beheer, zou de gemeente met deze oplossing klaar moeten zijn voor de toekomst. Ons management team had onder andere het Nieuwe Werken en standaardisatie hoog op de agenda staan”. Standaardisatie als kritieke succesfactor “Kleine gemeenten kennen dezelfde complexiteit qua takenpakket en software applicaties als een grote gemeente zoals Rotterdam”, legt Martin uit. “Uiteindelijk zijn alle processen namelijk hetzelfde. Toch moeten kleinere gemeenten werken met aanzienlijk lagere IT budgetten. ICT afdelingen moeten daarom elke mate van complexiteit vermijden, standaardisatie is daarom key. Daarnaast zoeken kleinere gemeenten al jaren naar samenwerking met andere gemeenten dus de te kiezen oplossing moest flexibel genoeg zijn om toekomstige samenwerkingen te ondersteunen”.

VMware View met Scense

Tijdens een grondige beoordeling van een aantal mogelijke oplossingsrichtingen, waaronder traditionele PC’s en Citrix, viel de keuze op VMware View in combinatie met Scense. Deze combinatie van desktop virtualizatie en Workspace Management biedt vele voordelen op beheergebied. Ook stelt het de gemeente in staat om nu aan haar medewerkers een thuiswerkplek aan te bieden. Het Nieuwe Werken is daarmee een feit. Tevens wordt een hoge mate van standaardisatie bereikt omdat Scense één standaard PC image automatisch kan transformeren tot een volledig functionele- en persoonlijke werkplek voor een specifieke medewerker. Gemeente Langedijk creëert elke nacht nieuwe virtuele werkplekken voor de medewerkers waardoor vervuiling van de werkplek tot het verleden behoort en elke werkplek een voorspelbaar gedrag kent. De gemeente gaf de voorkeur voor de Scense oplossing boven die van concurrerende oplossingen omdat Scense alle benodigde functionaliteit, waaronder applicatie distributie en profiel beheer, vanuit één centraal management console aanbiedt.

Ervaring Ictivity betaalt zich uit

Gemeente Langedijk heeft er bewust voor gekozen om de projectleiding van dit migratie project zelf uit te voeren waarbij de kennis en ervaring van Ictivity met ICT binnen Nederlandse gemeenten volledig werd benut. Deze samenwerking heeft geleid tot een bijzondere vertrouwensband tussen de gemeente en de Scense partner. Raymond geeft een voorbeeld, “onderdeel van het project was het ombouwen van 130 software applicaties tot een ThinApp package. Normaal gesproken een project van vele maanden. Door de kennis van Ictivity waren deze software applicaties binnen twee weken gereed en geïmporteerd in Scense, klaar voor distributie naar de medewerkers”. Het gehele project was daarmee binnen drie maanden afgerond waarna alle medewerkers een virtuele werkplek kregen aangeboden met alle benodigde software applicaties en diensten.

Lessons Learned

Gevraagd naar leermomenten zegt Raymond “het project had nog sneller kunnen worden afgerond als de gemeente er niet voor had gekozen om te starten met een beta versie van een onderdeel van de Scense oplossing”. Tijdens de implementatie bleek dat dit specifieke onderdeel in de omgeving van de gemeente Langedijk niet optimaal presteerde. Daarom is besloten om dit onderdeel op een later tijdstip te implementeren. Als advies wil Raymond meegeven aan andere gemeenten om bij complexe trajecten als VDI migraties, vooral met technologie  te werken die het beta stadium voorbij is.

Behaalde voordelen

Met de nieuwe VDI omgeving is de gemeente Langedijk nu klaar voor de toekomst. Haar medewerkers werken nu vanaf iedere gewenste locatie en irritaties rondom trage PC’s en lange aanlogtijden behoren weer tot het verleden. Als voorbeeld geeft Raymond aan dat het aantal openstaande problemen op de service desk is teruggebracht van ca. 90 calls in het verleden naar gemiddeld 4 nu. En in veel gevallen staat er helemaal niets open aan problemen.

Toekomstplannen

Gevraagd naar de toekomstplannen geeft Martin aan: “er wordt gekeken naar één van de volgende agendapunten van het MT: consumerization of IT. Samen met Ictivity wordt onderzocht op welke wijze de gemeente ook mobiele devices als iPads kan gebruiken om haar burgers te dienen”.