Fontys Paramedisch in Eindhoven leidt studenten op tot toekomstbestendige, ondernemende zorgprofessionals met een aantal bacheloropleidingen en een breed aanbod post hbo-opleidingen. De faculteit telt ongeveer 350 medewerkers en 3000 studenten.
Binnen de organisatie ontstond de wens om op een efficiëntere manier digitaal samen te werken en duidelijke afspraken te maken over wat waar opgeslagen wordt en hoe digitaal te communiceren. Daarbij was het wenselijk om de mogelijkheden van de Microsoft Teams functionaliteit optimaal in te zetten, het gebruik van Teams verder in de organisatie te stimuleren en de medewerkers hierin te ondersteunen. Tijdens een IT-adoptieprogramma met de duur van een jaar is de organisatie samen met Ictivity aan de slag gegaan met het uitwerken van beleid en werkafspraken en zijn de 350 medewerkers begeleid om meer te halen uit Microsoft 365, in het bijzonder Teams. Ictivity heeft meegedacht met het beleid en heeft een inspiratiesessie Microsoft 365 georganiseerd om een afvaardiging van de gebruikersorganisatie te enthousiasmeren over de vele mogelijkheden van Microsoft 365. Daarnaast zijn trainingssessies voor gebruikers ingezet, zowel fysiek als online. Ook konden medewerkers terugvallen op het leermanagementsysteem van Ictivity, de KennisHub, en hun vragen stellen aan de eCoach.
Opzetten van een plan
Tijdens het voeren van verschillende kennismaking- en inrichtingsgesprekken is samen met het instituut gekeken naar waar de organisatie nu staat en wat de huidige manier is van werken. Vervolgens is dit vertaald naar een plan;
- Waar en hoe wordt digitaal samengewerkt, welke kanalen en systemen rondom communicatie en documentopslag worden ingezet op de afdeling en hoe gaan deze gebruikt en beheerd worden;
- Hoe en waar wordt welk (type) documenten opgeslagen met welke rechten en voor wie. Inclusief een beleid waarin het beheer van de documenten en structuur, eigenaarschap is vastgelegd;
- Welke kanalen en systemen worden gebruikt voor welke communicatie.
De adoptiespecialisten van Ictivity hebben op basis van ervaring en expertise advies gegeven om het beleid van Fontys Paramedisch aan te scherpen. Ook werd hierin meegenomen hoe de medewerkers van de organisatie op een goede manier betrokken konden worden bij het project en de nieuwe manier van werken.
Inzet van KennisHub en eCoach
Het beschikbaar stellen van leermateriaal is een belangrijk onderdeel van het adoptieproject. Er is tussen de Canvas applicatie van Fontys en het leerportaal van Ictivity, de KennisHub, een koppeling gecreëerd voor alle medewerkers van Fontys Paramedisch. In het leerportaal zijn verschillende leermodules aangeboden. Daarin wordt bijvoorbeeld beschreven hoe een nieuwe Teamspagina wordt ingericht en hoe je samenwerkt aan een document wat in Teams staat. Als aanvulling hierop is ook de eCoach, een trainer op afstand, ingezet ter ondersteuning.
De organisatie aan het woord
Jessica Smulders-Welten was als onderwijskundige het centrale aanspreekpunt namens Fontys Paramedisch. Jessica kijkt plezierig terug op datgene wat we allemaal samen hebben gedaan: “Ictivity was een waardevolle aanvulling op ons interne projectteam. Vooral de valkuilen en geleerde lessen uit andere organisaties, de diepgaande kennis over de nieuwste functionaliteiten en minder bekende functionaliteiten van Microsoft Teams en de inspiratie met materialen waren voor ons erg waardevol. De visuals om het beleid en de veranderingen te communiceren waren bijvoorbeeld zeer waardevol en hebben we kunnen omzetten naar onze specifieke situatie en huisstijl. Hierdoor hadden we het beste van twee werelden: de ervaring en kennis van Ictivity en het Fontys Paramedisch sausje passend bij onze organisatie. Dat zou ook mijn tip zijn voor andere organisaties: zorg voor een gezamenlijk team vanuit je eigen organisatie aangevuld met Ictivity.”
