"Het behouden van je medewerkers begint met een goed onboardingsproces."

Nu de arbeidsmarkt in veel sectoren onder druk staat, is het voor veel organisaties lastig om snel de juiste mensen vinden. Veel organisaties vissen in dezelfde vijver. Dus áls je eenmaal de juiste persoon op de juiste plek hebt gevonden, wil je er alles aan doen om deze medewerker voor je organisatie te behouden.

Het behouden van je medewerkers begint met een goed onboardingsproces. Dat zorgt ervoor dat je nieuwe medewerker goed ‘landt’ op de werkvloer en dat hij of zij meteen een goede eerste indruk krijgt van je organisatie. Ieder bedrijf en elke branche heeft hierin zijn eigen specifieke wensen en voorkeuren. Maar hoe het specifieke proces er op detailniveau ook uitziet, doorgaans gaat het om een lastig en complex proces, waar meerdere personen en afdelingen bij betrokken zijn. Vaak is er binnen dit proces sprake van meerdere afhankelijkheden; de ene persoon kan pas verder als de ander zijn of haar taak heeft vervuld. Vaak zit HR hier ook nog tussen als coördinator, wat het proces nog complexer maakt. Verder is het, als medewerkers eenmaal goed geland zijn binnen een organisatie, belangrijk om ook alle door- en uitstroomprocessen goed op orde te hebben.

Tijdrovend en arbeidsintensief proces
Al met al zijn veel HR- en IT-afdelingen dagelijks druk bezig zijn met het faciliteren van de in-, door- en uitstroom van medewerkers. Deze processen zorgen voor een grote administratieve last; een tijdbesteding van 3 tot 4 uur per dag is geen uitzondering. Zo kost mailverkeer tussen kandidaat en organisatie onder de streep vaak veel tijd. Om te komen tot een contractvoorstel zijn mailwisselingen van soms wel dertig berichten eerder regel dan uitzondering. Als een e-mail daarbij tussen wal en schip belandt, dan straalt dit bovendien negatief af op de organisatie. Ook intern moeten HR-medewerkers vaak wachten op een antwoord op een vraag, waarna ze (opnieuw) moeten mailen of bellen om een antwoord te krijgen. Vaak komt dit niet door onwil, maar vooral door drukte bij de andere persoon.

Ook als een nieuwe medewerker is aangenomen, moet er vaak van alles worden geregeld. Op IT-gebied bijvoorbeeld: er moet een account worden aangemaakt, er moet een laptop komen en er moet een nieuw telefoonnummer worden geactiveerd. Vaak zorgt de HR- of IT-medewerker er – met veel kunst- en vliegwerk – voor dat die nieuwe medewerker toch alles heeft, net op het laatste moment. Want ook hij of zij wil dat de nieuwe collega start in een warm bad.

Van ad-hoc improviseren naar gestroomlijnde processen
Het goede nieuws is dat een groot deel van dit soort processen tegenwoordig geautomatiseerd kan worden, waarbij het systeem je door het proces ‘loodst’ en je helpt om snel de juiste keuze te maken. Via een dashboard kun je per taak zien wat de actuele status is en op welke openstaande taken je nog actie moet ondernemen. Daardoor kun je als HR- of IT-medewerker meer strategisch bezig zijn en blijft het aantal ad hoc aanvragen en last minute-acties tot een minimum beperkt. Het resultaat: een productiever proces en een soepele, foutloze onboarding, die ervoor zorgt dat nieuwe medewerkers meteen een goede start kunnen maken.

Automatiseren met het Microsoft Power Platform
Het Microsoft Power Platform – met tooling als PowerAutomate, Microsoft Forms en PowerApps – biedt hiervoor tal van mogelijkheden. Deze productivity-apps van Microsoft zitten standaard in de meeste licentiemodellen van Office 365.
Het Power Platform biedt bijvoorbeeld de volgende mogelijkheden op het gebied van digitale onboarding:

  • een slim formulier waarmee HR eenvoudig verzoeken kan neerleggen bij IT of de facilitaire afdeling, zodat een nieuwe medewerker op zijn of haar eerste dag meteen kan beschikken over bijvoorbeeld een laptop, telefoon en eventuele bedrijfskleding;
  • een slim formulier met vooraf gedefinieerde keuzes waarmee de betrokkenen op een eenduidige manier zijn informatie kan aanleveren;
  • het aanmaken van taken voor het aanvragen of aanleveren van informatie, zodat alle betrokkenen steeds op de hoogte zijn van de actuele status van deze acties;
  • het eenvoudig aanbieden van documenten voor digitale ondertekening;
  • op basis van status automatisch de organisatie of externen informeren;
  • het aanbieden van instructies, video’s of andere content, op basis van iemands expertise of rol;
  • het automatiseren van een proces waarbij de nieuwe medewerker pas na een instructie (zoals het volgen een training door een collega, het lezen van een document of het bekijken van video) toegang krijgt tot een bepaalde applicatie;
  • het verzorgen van een digitaal beveiligingsassessment, zodat de nieuwe medewerker voldoet aan het beveiligingsbeleid. Ook is het bijvoorbeeld mogelijk om via een digitaal vraag- en antwoordformulier te toetsen of de nieuwe medewerker op de hoogte is van het organisatiebeleid.

Voordelen van digitale ondersteuning bij onboarding

  • Het brengt de nieuwe medewerker snel up-to speed.
  • Het verhoogt de betrokkenheid.
  • Het verbetert de retentie (behoud van medewerkers).
  • Het verbetert het imago en zorgt ervoor dat je een aantrekkelijke werkgever bent voor potentiële medewerkers.
  • Het is kostenefficiënt; je hoeft immers niet bij iedere medewerker het wiel opnieuw uit te vinden.

Tips

  1. Zorg dat je het volledige proces in kaart hebt, van het uitzetten van de vacature tot het evalueren van het dienstverband na de eerste periode.
  2. Werk samen met andere afdelingen om de ideale processen te bepalen en elkaar hierin te ondersteunen.
  3. Begin klein; start met het proces waarin de organisatie het meeste voordeel heeft, en breid dit op basis van prioriteiten steeds verder uit. Hierdoor blijft het proces overzichtelijk en behapbaar en kun je alle ‘lessons learned’ blijven toepassen tijdens het vervolg.
  4. Leg rollen zoveel mogelijk vast. Wat heeft iemand nodig aan middelen en voorzieningen? En wat zijn eventuele uitzonderingen? Op die manier kun je bij indiensttreding snel bepalen wat iemand nodig heeft om goed van start te kunnen gaan.
  5. Leg niet alleen focus op de instroom, maar ook op het uitstroomproces. Uiteraard is het inleveren van middelen (zoals laptop en telefoon) belangrijk, maar inzicht creëren in openstaande taken binnen systemen is minstens zo belangrijk. Immers: taken die onverhoopt blijven liggen doordat een medewerker uit dienst is, schaden je organisatie.

Wil je meer weten over de mogelijkheden? Neem dan gerust contact met ons op.

Marcel Joosten
Adviseur Productivity