IT-outsourcing biedt organisaties talloze voordelen. Niet alleen behoud je hierdoor de kwaliteit en continuïteit van je ICT, je ICT-omgeving wordt er ook flexibeler door wat de time-to-market van integraties en ontwikkelingen verkort. Organisaties die gaan outsourcen richten zich logischerwijs vaak op zaken in hun eigen organisatie; contact onderhouden met service en deliverymanagers, vraag en aanbod op elkaar afstemmen, nieuwe medewerkersrollen definiëren. Allerlei zaken vanuit een focus op service level agreements met de IT-partner. In de échte succesverhalen gaat het echter om experience level agreements. Oftewel, ook een focus op zaken die vanuit de IT-partner gezien belangrijk zijn om outsourcing te integreren in je business. Denk aan het samen opstellen van afhankelijkheden in de keten. Hoe maak je van jouw outsourcingsstrategie een succes? In deze blog geven we je een aantal do’s en don’ts.
Don’t: Je alleen richten op IT-zaken
In outsourcingstrajecten gaat het negen van de tien keer om een IT-vraag. Logisch, daar begint vaak de behoefte aan ondersteuning. Maar in de meeste gevallen kun je meer halen uit de samenwerking met een IT-partner. Zie het aangaan van een outsourcingssamenwerking dus niet als het afsluiten van een gas-, water- en lichtcontract, maar als partnership. Waar zit de meerwaarde van de samenwerking? Waar kan jouw IT-partner je allemaal bij ondersteunen in de implementatie van Managed Services? De behoefte van je eindgebruikers gaat doorgaans verder dan puur IT. Denk bijvoorbeeld ook eens aan communicatie- of HR-onderwerpen. Outsourcing is een verandering en vraagt om verandermanagement en het meenemen van medewerkers. Communicatie en HR spelen hier een belangrijke rol in voor betrokkenheid en/of onboarding van medewerkers. Dus klop ook voor dit soort zaken eens aan bij je IT-partner. Zij hebben vaker met deze bijl gehakt, dus maak daar gebruik van.
Don’t: Communicatie en adoptie links laten liggen
In een uitbestedingstraject wordt het project ‘techniek’ vaak als een hele kluif gezien. Terecht? Vaak niet. In de praktijk is het meestal een kwestie van installeren en aanzetten. Juist alles daaromheen – verandermanagement, informeren, communiceren, waarde aantonen voor medewerkers en adoptie – is een veel groter project om op te pakken. Hoe neem je iedereen mee in de verandering naar outsourcing? Een goede communicatiestrategie helpt je hierbij en vormt de basis. Op welke manier en met welke middelen bereik je medewerkers? Dit kan lastig zijn om te overzien in een project dat nieuw voor je is. Maar vergeet niet; ook op dit gebied kun je je richten tot je IT-partner voor hulp en advies. Want waar het voor jou allemaal nieuw is, hebben zij een communicatie-afdeling en adoptiespecialisten die zich dagelijks met dit soort trajecten bezighouden en je maar al te lief meenemen in hun best practices.
Do: Zet in op ontwikkeling van medewerkers
Het integreren van een Managed Services organisatie in je business betekent in de meeste gevallen het een en ander voor de huidige functies en rollen van je medewerkers. De overstap naar regie en demand kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat bepaalde functies overbodig worden of dat je de rolverdeling in je team of organisatie moet verschuiven. Zie – én communiceer – dit vooral als kans. Want ondanks dat je misschien nieuwe mensen moet aantrekken, opent het ook deuren voor medewerkers om zich te ontwikkelen in een nieuwe rol of ander vakgebied. Met vroegtijdige coaching, begeleiding en de juiste opleiding geef je medewerkers de ruimte om een nieuwe rol te vervullen binnen de regie en demand organisatie. Onderzoek wie waar voor openstaat en geef binnen de nieuwe kaders opnieuw je beste team vorm.
Do: Maak de IT-partner onderdeel van het team
Outsourcing gaat om een interne verandering waarvan het resultaat is dat nagenoeg alle IT buiten de organisatie komt te liggen. Dit maakt het soms ongrijpbaar voor medewerkers. Je doet er daarom goed aan om deze verandering naar uitbesteding zo tastbaar mogelijk te maken en te zorgen dat het raakvlakken behoudt met de organisatie en je medewerkers. Maak de verandering persoonlijk en vertrouwd door de IT-partner een gezicht te geven. Laat medewerkers goed kennismaken, bijvoorbeeld met meewerkstages. Mensen werken immers met mensen. Het delen van toekomstige werkwijzen door eigen medewerkers is ook een krachtig middel om de eenvoud en waarde van het nieuwe zichtbaar te maken. Of bedenk eens een ludieke actie om de nieuwe regie en demand situatie op een leuke manier te laten landen in je business.
Een succesverhaal
Managed Services integreren in je business komt het best tot z’n recht als je op alle relevante vlakken de handen ineenslaat met je IT-partner. Outsourcen in de vorm van puur een contract afsluiten zonder enige samenwerking met je nieuwe IT-partner is ondenkbaar in een succesverhaal. En dat is juist wat je nastreeft, toch? Een goede landing van Managed Services in jouw business zorgt ervoor dat je gegarandeerd de vruchten gaat plukken van uitbesteding. Je bent hierdoor in staat om te focussen op jouw kerntaken, op optimale dienstverlening voor je klanten en op datgene waarmee je je onderscheidt van de rest. Wie wil dat nou niet?
Door Edwin Friesen, IT Architect Innovatie & Dienstontwikkeling bij Ictivity
