Vraag tien mensen naar een definitie van de moderne, digitale werkplek en je krijgt tien verschillende antwoorden. Gemene delers zijn er waarschijnlijk wel. Veel mensen associëren een moderne, digitale werkplek bijvoorbeeld met een online portaal waarin applicaties en informatie samenkomen. Of de werkplek waarop je vanuit verschillende locaties kunt inloggen. Beide niet onterecht; op een portaal kunnen inloggen vanaf externe locaties is met hybride werken een must geworden. Toch gaat de moderne, digitale werkplek verder dan dat. Het gaat om een optimale totaalbeleving van de gebruiker om productief werkgeluk te realiseren. Om daar te komen, moet de moderne, digitale werkplek meer omvatten dan enkel een portaalomgeving. Wat precies, duid ik in deze blog.
One size does not fit all
De huidige werkplek is voor veel medewerkers niet efficiënt als het gaat om de informatie die ze aangeboden krijgen. Nog te vaak is de informatieaanbieding one size fits all. Je krijgt dagelijks een eindeloze stroom aan informatie op je af, via e-mails, nieuwsberichten en vanuit allerlei kanalen en applicaties. Negen van de tien keer niet relevant voor jouw werkzaamheden. Datzelfde geldt voor de handelingen die je uitvoert. Geregeld zet je voor het uitvoeren van een ogenschijnlijk simpele taak, zoals het aanvragen van verlof, nog te veel irrelevante stappen. Niet erg gebruiksvriendelijk. En daarmee frustrerend én destructief voor werkgeluk. Is dit hoe we de moderne, digitale werkplek idealiter zouden omschrijven? One size fits all past voor de meeste mensen niet. Om écht in te zetten op gebruikerstevredenheid moeten we de moderne, digitale werkplek veranderen. Inzetten op user based computing, om precies te zijn.
User based computing
Bij veel organisaties is de IT-afdeling bepalend voor de inrichting van IT-middelen. Dit voelt voor medewerkers soms alsof dagelijkse werkwijzen aangepast moeten worden aan het systeem. Terwijl het eigenlijk andersom moet zijn en het systeem jou helpt en ondersteunt bij jouw manier van werken. Met user based computing benaderen we ICT vanuit de medewerker. Zo komen business en ICT dichter bij elkaar, wat resulteert in een werkomgeving die optimaal faciliteert bij je dagelijkse taken en activiteiten.
Eenvoud in de werkplek
Een gebruiksvriendelijke werkplek à la 2023, is een werkplek op maat waarin de aangeboden content afgestemd wordt op de context. Dit houdt in dat alle applicaties, informatie en communicatie aangeboden worden op basis van factoren zoals wie de gebruiker is, wat voor apparaat men op dat moment gebruikt en/of op welke locatie men zich bevindt. Om dit te bereiken, is de eerste stap het organiseren van content aan de hand van functieprofielen en rollen. Als financieel medewerker wil je zien welke openstaande posten er zijn, als zorgmedewerker zoek je specifieke cliëntinformatie. De volgende stap is om voorwaarden te definiëren voor wanneer bepaalde content toegankelijk is. Sta je bij een klant op de stoep, dan heb je waarschijnlijk een andere informatiebehoefte dan wanneer je thuis achter je bureau zit. En werk je op een laptop, dan doorloop je mogelijk meer stappen binnen de verlofmodule dan wanneer je het portaal via je telefoon opent. We moeten toe naar een intelligente werkplek die is afgestemd op de gebruiker. Met andere woorden: eenvoud aanbrengen in de werkplek door content, context, apparaat en portaal te verenigen.
Het IT-feestje beëindigen
Het versimpelen van de werkplek is geen kwestie van de IT-afdeling aan het werk zetten. Zoals we eerder aangaven, is de tijd dat IT de inrichting van de werkplek bepaalt voorbij. Voor user based computing is er samenwerking nodig tussen verschillende afdelingen binnen de organisatie. De afdeling communicatie is verantwoordelijk voor een intranetportaal, de HR-afdeling faciliteert opleidingen en trainingen in een leerportaal, medewerkers werken samen in een interactief portaal en de personeelsgidsen, handboeken en protocollen zijn te vinden in een organisatieportaal. Kortom, er zijn buiten de techniek van de werkplek steeds meer stakeholders betrokken om tot een gezamenlijke inrichting van de moderne, digitale werkplek te komen.
Dat vereist goede afstemming en samenspel tussen de diverse afdelingen. Zo draagt het naadloos integreren van HR-processen bij aan behoud van mensen en zijn de relevantie en attentiewaarde van nieuwsberichten medebepalend in de betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie. Door collega’s met elkaar te verbinden ontstaat vereenvoudiging van werkstijlen én productief werkgeluk. Dit alles eenvoudig aangeboden vanaf ieder apparaat in een portaal met de juiste content afgestemd op context. Allesomvattend en op maat zodat alleen die informatie naar je toekomt die op dat moment voor jou van waarde is.
Andere mindset vereist
De moderne, digitale werkplek vereist een andere blik. We moeten kijken naar de werkstijlen en werkwijzen van medewerkers en daar op ieder moment de juiste IT-middelen, informatie en IT-adoptie op afstemmen. Focussen dus op het verenigen van content, context, apparaten en portaal. Dan pas kunnen we spreken van een moderne, digitale werkplek die écht is afgestemd op de gebruiker.
Edwin Friesen
IT Architect Innovatie & Dienstontwikkeling
