Virtuele werkplekken voor CliniClowns

‘Thuis werken alsof je op kantoor bent’

Clcliniclowns ictivityiniClowns laten zieke en gehandicapte kinderen lachen, ontspannen en genieten. De clowns zorgen ervoor dat zieke kinderen gewoon weer even kind kunnen zijn. Inmiddels bezoeken 76 clowns ruim 100 ziekenhuizen en andere instellingen door heel Nederland. En ontmoeten de clowns zo’n 90.000 kinderen: thuis, op school, tijdens evenementen en online. De CliniClowns worden ondersteund door het hoofdkantoor in Amersfoort, met 66 medewerkers. Zij zorgen bijvoorbeeld voor de planning, de opleiding en de fondsenwerving. Het is belangrijk dat de medewerkers flexibel kunnen werken.

Samen met Ictivity ging de organisatie over op een Virtual Desktop Infrastructure, die users in staat stelt onafhankelijk van locatie en device in te loggen. Dat is ook praktisch voor de CliniClowns zelf, die door het hele land werken.

Pc’s passé

Al deze activiteiten vragen een strakke planning en ondersteuning vanuit Amersfoort. Vijf jaar terug had de backoffice van CliniClowns de beschikking gekregen over betaalbare computers en beeldschermen. Inmiddels begonnen ze tekenen van veroudering te vertonen en systeembeheerder Erik van Sluis was vrijwel continu in de weer met trage of defecte apparaten. “Afkoppelen, repareren en weer installeren; geen opwekkende dagvulling voor een beheerder”, betoogt hij. “Het kostte me veel te veel tijd om al die pc’s in de lucht te houden. Soms had ik er vijf tegelijk op mijn bureau staan – en zaten er vijf medewerkers te wachten tot ze weer aan de slag konden. Als we daar niets aan zouden doen, zou dit repetitief werk worden, want de middelen om nieuwe terminals aan te schaffen zijn beperkt. CliniClowns biedt zijn activiteiten gratis aan en draait op giften van donateurs.”

Als het aan Van Sluis lag, waren zelfstandige pc’s passé en ging men over op virtuele werkplekken. Deze principekeuze was snel gemaakt, maar de uitdaging luidt: hoe regel je dat? En wie levert het?

Technisch vele malen beter

Hij legde zijn oor te luister bij meerdere leveranciers en liet zich informeren. Veel partijen vielen wat hem betreft af. Met name diegenen ‘die één vraag stellen en vervolgens 40 dingen willen leveren’. Wat gaf de doorslag om uiteindelijk voor Ictivity te kiezen? “Toen ik mijn virtualisatievoornemen ter sprake bracht bij Bechtle, onze hardware-huisleverancier waarmee we al jaren zaken doen, werd meteen Ictivity als geschikte kandidaat genoemd. Voor mij voldoende reden om in contact te treden met Patrick van der Meer van Ictivity. De persoonlijke relatie die we vervolgens hebben opgebouwd, is een van de doorslaggevende aspecten geweest bij het aangaan van de samenwerking met Ictivity.”

“Wacliniclownst me aansprak was de professionaliteit die ze uitstralen. En het gevoel dat ze met jou als non-profitorganisatie meedenken. Of liever: dat ze begrijpen dat wij een non-profitorganisatie zijn. Ons budget is nu eenmaal beperkt en wij moeten net iets meer dan een commerciële organisatie op onze uitgaven letten. De oplossing die Ictivity voorstelde – twee servers op locatie en een Storage Attach Network waar de bestanden van de virtuele desktops op staan – was bovendien technisch vele malen beter dan die van de overige kandidaten. Ook werkt Ictivity met VMWare, waar ik al jaren bekend mee ben én dat goed aansluit bij onze kantoorautomatisering.”

Horizon View

De gebruiker het idee geven dat hij/zij een eigen stand-alone werkplek heeft, dat was het doel. Van Sluis: “Dat je het bureaublad kunt aanpassen, dat het bureaublad hetzelfde is wanneer je thuis inlogt, dat je alle benodigde applicaties kunt installeren; kortom, dat je kunt doen en laten met je ‘pc’ wat je wilt. Mensen laten zich hier niet in een stramien van een stugge server met ingeperkte gebruikersrechten drukken. Dat past niet in de cultuur van CliniClowns; een cultuur van vrijheid. De balans tussen beheersbaarheid en gebruikersgemak neigt hier heel erg naar het laatste. De oplossing van Ictivity – Horizon View – maakt dit mogelijk.”

Voor elke gebruiker wordt een virtuele desktop aangemaakt waarop met elk device – laptop, iPad, zelfs smartphone – overal vandaan kan worden ingelogd. Microsoft Office was een donatie, evenals antivirus van Symantec. CliniClowns betaalt voor beide slechts een fractie van de licentiekosten. Ook de e-mailserver is volledig door Microsoft gesponsord. De switches om het netwerk te optimaliseren waren eigenlijk te duur, maar werden onder meer dankzij de inspanningen van Edward van Zuidam van Aruba HPE door deze leverancier geschonken, inclusief twee access points. “Daar zijn we heel blij mee”, aldus de systeembeheerder. De twee servers vormen een soort private cloud, met uitwijk voor de donateursdatabase. Die moet non-stop blijven draaien, want hierin vindt de incasso voor CliniClowns plaats.

Anytime, anywhere, any device

Van Sluis: “Het anytime, anywhere en any device werken gaat zo verschrikkelijk goed, dat had ik me vooraf niet gerealiseerd. Ik krijg heel leuke reacties van de user community. Vooral van mensen die verbaasd zijn dat ze thuis kunnen werken alsof ze op kantoor zijn.” In het begin wilde hij nog weleens uitleggen hoe dat precies werkte. Maar de meeste gebruikers willen gewoon hun werk doen en hoeven niet zo nodig de onderliggende details te weten. Van Sluis is dan ook gestopt met zijn technische uitleg. “Het systeem werkt goed, daar gaat het om. De virtual desktop voelt voor de gebruiker aan als een personal computer – maar dan met veel meer ruimte onder je bureau! Dat maakt dit zo’n ontzettend mooie oplossing.”

Ook voor hem als beheerder zijn er voordelen. Zo is het standaardwerk een stuk efficiënter geworden. “Was ik vroeger twee uur bezig om een nieuwe pc te installeren, nu is dat vijf minuten. Je hoeft slechts een nieuwe desktop aan te maken waarbij de belangrijkste software vanzelf wordt geïnstalleerd. En mocht iemand een storing hebben, kan ik desnoods vanuit huis meekijken en het probleem oplossen. En dan kunnen we weer met z’n allen verder, want the show must go on bij CliniClowns.”

Meer weten?

Advies over het virtualiseren van werkplekken? Neem contact met ons op voor een kennismaking.