Triade migreert totale ICT omgeving

Maximaal gefaciliteerd de toekomst in

Het is geen ‘eitje’: als leverancier van gehandicaptenzorg, jeugdzorg en geestelijke gehandicaptenzorg, met 130 locaties en 1.300 medewerkers, besluiten je totale backoffice en kantoorautomatisering te vervangen. Triade (Flevoland) schrok er niet voor terug en schakelde Ictivity in voor advies, ontwerp en implementatie. Resultaat: een nagelnieuwe werkplekomgeving die ruim baan biedt aan Het Nieuwe Werken en een state-of-the-art basisinfrastructuur waarop onbeperkt kan worden doorontwikkeld. Wat dat gaat opleveren voor de zorgverlening? Droom maar hardop, zegt Rob Timmerman, Hoofd ICT Triade.

Microsoft, tenzij

IT advies bij Triade

Triade maakt onderdeel uit van Carante Groep, een collectief van 11 stichtingen die samenwerken op terreinen als HR, financiën en informatietechnologie. Hoewel de stichtingen volledig autonoom zijn, maken zij, gedreven door schaalvoordelen en kostenefficiency, afspraken over gemeenschappelijke standaarden. Zo was er op automatiseringsgebied ooit de standaard Novell afgesproken. Een aantal jaren terug werd deze keuze nog eens tegen het licht gehouden en men vroeg zich af: zijn we daar nog wel zo blij mee? Kun je, als je technologieën en methodes wilt rationaliseren en meer voordelen zoekt op het gebied van kosten, flexibiliteit en kwaliteit van diensten, niet beter aansluiten bij Microsoft? En zou dat ook niet het beheer van issues, wijzigingen, integraties en upgrades vergemakkelijken en de continuïteit beter borgen? Op grond van deze afwegingen ging Carante Groep eind 2012 over op een ‘Microsoft, tenzij’-beleid. De stichtingen mochten hierbij elk een eigen ontwikkel- en migratiepad uitstippelen.

Triade stond nu voor de vraag: wat betekent dit beleid voor ons in termen van kosten, projecten, licenties, hardware? Rob Timmerman: “Wat ik nodig had was een partij die deze vraag in al zijn gelaagdheid begreep en mij kon voeden in mijn verantwoording naar de Raad van Bestuur.” Via een servicepartner kwam hij op het spoor van Ictivity. De Eindhovense infrastructuurspecialist pakte de behoefte zowel technisch als abstract goed op en bleek een uitstekende gesprekspartner voor het inmiddels geformeerde IT-team.

FO en TO

Toen in 2013 het groene licht werd gegeven voor migratie, moest Triade nog zeker een halfjaar wachten vanwege de verhuizing naar een nieuwe locatie in Lelystad. Pas toen het stof van deze fysieke migratie was neergedaald, kon de omzetting naar de nieuwe ICT-infrastructuur beginnen. Ictivity werd gevraagd het functioneel en technisch ontwerp te schrijven, waarin naast de fasering en deliverables ook de te gebruiken hard- en software werden aangegeven. Binnen deze opzet zou de huisleverancier van Triade, CAB, betrokken worden bij de realisatie.

Vroeg in opleiding

Na de kick-off zijn de ICT-teamleden al vroeg naar diverse cursussen – door Ictivity opgezet en uitgevoerd – gegaan om parate kennis op te doen, zodat ze goed beslagen ten ijs konden komen bij de uitvoering. De key users kregen vlak voor de migratie een cursus Outlook aangeboden. “Dit om betrokkenheid te creëren en zelfredzaamheid te stimuleren”, aldus Timmerman. “Bovendien is het een manier om onze eigen helpdesk te sparen. De reguliere werkzaamheden gingen immers gewoon door.”

Goede teammatch

“Zo’n grootscheepse migratie vlieg je aan als een project”, betoogt hij. “In dit geval viel dat nog niet mee; onze teamleden zijn gedreven systeembeheerders, en die zijn traditioneel gericht op continuïteit. Maar er zijn mijlpalen te halen en ‘de winkel blijft wel open’. Dat is een uitdaging. Daarnaast wil ik de mensen ook de ruimte geven om zich te ontwikkelen. Achteraf bezien is dat allemaal heel goed gelopen.” Erwin Meupelenberg, accountmanager bij Ictivity: “Wij proberen altijd de juiste persoon op de juiste klant te zetten. Bij dit project was sprake van een opvallend goede match. Niet zo’n team dat om vijf uur de deur achter zich dichttrekt. Er ontstonden spontaan whatsapp-groepjes waarin men elkaar ook buiten werktijd op de hoogte hield van de laatste ontwikkelingen. Je genereert zo samenhang en momentum, dat motiveert enorm.”

Projectmatige ervaring

Timmerman: “Bij een traject van deze omvang gaat het behalve technische knowhow vooral om projectmatige ervaring: weten hoe je zo’n migratie uitvoert. Het is een veelzijdig en complex proces waarin het aankomt op dingen inschatten, duiden, vertalen, mensen meekrijgen. Dat vereist een houding van empathie en respect. Anderzijds, zonder druk te zetten bereik je niets. Daarin moet je een evenwicht zien te vinden. Uiteindelijk zijn we op tijd gemigreerd en ben ik buitengewoon tevreden met de manier waarop het is gelopen.”

Stip aan de horizon

Sinds 20 november 2014 beschikt Triade over een nieuwe infrastructuur gebaseerd op Microsoft 8.1 en volledig gevirtualiseerd. Eén centrale en uniforme desktopomgeving die tijd- en plaatsonafhankelijk werken bevordert en verder alles biedt waar een eigentijdse organisatie niet zonder kan: hoge beschikbaarheid, veiligheid van data, anti-virusbescherming enzovoort. En dat allemaal in één migratieweekend operationeel gemaakt, met minimale impact voor de gebruikers. Wat zijn de ervaringen uit de gebruikersorganisatie? Timmerman: “Ik hoor niet zoveel, en dat vind ik een goed teken. Er is voor hen ook niet zoveel veranderd; ze werken met dezelfde applicaties, alleen zit daar nu een ander werksysteem achter. Maar dat is allemaal ‘onder de motorkap’, daar merk je als gebruiker weinig van. De toekomst, daar doen we het voor. We ontwikkelen een SharePoint-omgeving met sophisticated medewerkersportaal, die onze mensen professioneel ondersteunt. Nieuwe mogelijkheden om informatie te delen, gekoppelde applicaties, documentmanagement, cloudtoepassingen. Kortom, innovatieve technieken, die met minimaal beheer maximale effort opleveren. Dat is onze stip aan de horizon. In dit project hebben we samen met Ictivity de technische voorwaarden gerealiseerd: een basisinfrastructuur waarop we kunnen doorontwikkelen. De grote veranderingen voor de gebruikers moeten nog komen.”

Zorg beter ondersteund

“Met de nieuwe basisinfra kunnen we straks de zorg die we leveren optimaal ruggensteunen. Ik denk aan een medewerker op huisbezoek, die via zijn mobiele device inzicht heeft in cliëntgegevens, tegelijk allerlei online bronnen kan raadplegen en meteen zijn urenregistratie kan regelen. Maximaal gefaciliteerd dus. Maar ik denk ook aan nieuwe, laagdrempelige mogelijkheden voor de cliënt om met ons te communiceren. Niet ontwikkeld via moeizame trajecten, maar plug & play. Ik zou bijna zeggen: droom maar hardop.”