MegaGroup kiest voor IT-as-a-commodity van Ictivity

‘Dit is geen traditionele klant-leverancierrelatie, dit is echt partneren’

mega-group-210x120MegaGroup Trade Holding, een bedrijf in verandering. Onder de nieuwe aandeelhouder ligt er een ambitieus groeiplan, met daarin een heel duidelijke focus op de kerntaken en een aantal keuzes die daaruit voortvloeien. Waaronder uitbesteding van de totale technische ICT inclusief beheer aan Ictivity. Na een omvangrijk outsourcingtraject is de onderneming verlost van een forse non-core workload, waarmee de focus vol op de business komt. Innoveren is kansen creëren. De nieuwe virtuele basis brengt nieuw vuur. MegaGroup is weer aan het ondernemen!

MegaGroup Trade Holding BV is een groothandelsorganisatie die zich richt op inkoop, logistiek en verkoop van alles wat met watertechniek te maken heeft. Van kogelkranen, kleppen, buizen en warmtepompen tot complete zwembaden. Met haar werkmaatschappijen Bevo en Bosta bedient de holding klanten uit diverse segmenten, zoals landbouw, industrie, installateurs en zwembadprofessionals.

Emiel van Bree, Team Lead IT Operations: “Zonder stabiele ICT-omgeving kunnen wij onze business niet runnen. Verkoop draait op Microsoft Dynamics, de logistiek wordt digitaal aangestuurd en als de webshop wegvalt, missen we een vitaal kanaal. Goed ICT-beheer is dan ook veel meer dan een hygiënefactor; het is een waarborg voor onze continuïteit.”

Sterke prikkels

kiest voor IT-as-a-commodity van Ictivity Toen Van Bree vijf jaar terug in dienst trad, waren de bedrijfsmatige verwachtingen hooggespannen: MegaGroup zag een forse groei in het verschiet. In anticipatie daarop werd hij geacht het ICT-landschap professioneel en robuust in te richten. Onderdeel hiervan was de mogelijkheid van uitbesteding onderzoeken. De afdeling omvatte maar liefst acht man en had alle automatisering, zij het met gebruik van een extern datacenter, in eigen beheer. Dat kon ook, met zo’n gediversifieerd team dat plaats bood aan zowel systeembeheerders en functioneel en technisch applicatiebeheerders als ontwikkelaars en database-goeroes.

De nasleep van de crisis gooide echter roet in het eten. De markt liep terug en van de roze groeiprognoses kwam weinig terecht. Aanpassen was het devies, en dat betekende onder meer alle kostenplaatsen goed tegen het licht houden en zoeken naar slimme oplossingen. Centralisatie van logistiek en backoffice heeft letterlijk een megabesparing opgeleverd. In 2013 betrok het bedrijf een nieuw pand in Veghel dat behalve als HQ voor de holding dienst deed als centraal magazijn en bedrijfsbrede sales.

Met een gestroomlijnde ICT-afdeling werd de oude optie van uitbesteden ‘een stuk acuter’. Oftewel: een keiharde noodzaak. Bovendien dateerde het bestaande hardwareplatform uit 2009, en IT-wetten schrijven voor dat je ‘ijzer’ niet ouder mag zijn dan vijf jaar, dit in verband met enterprise cycles en leveranciersondersteuning. Twee sterke prikkels dus om tot totale outsourcing van hardware en kantoorautomatisering over te gaan, oordeelde MegaGroup. De bedrijfsapplicaties, althans het functioneel beheer hiervan, hield de holding in eigen hand.

ICT als enabler

Op zoek naar een degelijke virtual desktop-oplossing ging Van Bree de markt op, met het idee van volledige ontzorging – IT-as-a-commodity – in het achterhoofd. Hoe ‘hightech’ een en ander onder de motorkap is, daar ging de interesse niet primair naar uit. “Als gebruiker willen we slechts de zekerheid dat het systeem werkt en dat het veilig is. En dat de bedrijfscontinuïteit gegarandeerd is, dus dat back-ups en system changes goed geregeld zijn. Hoe minder we verder weten over de technische aspecten, hoe beter. Ik wil er meer als een auditor mee omgaan dan als een techneut.”

“Informatietechnologie wordt dermate specialistisch dat je het alleen nog maar in huis kunt hebben als je serieus investeert in mensen en middelen. MegaGroup heeft daar de schaalgrootte noch de ambitie voor. IT moet er gewoon zijn, vinden we. En graag schaalbaar, zodat we tegen onze leverancier kunnen zeggen: ‘we hebben 20 users erbij, regel het even’. En ook graag tegen een vaste prijs per werkplek, voor financiële voorspelbaarheid. Automatisering moet een enabler zijn, geen showstopper.”

Instant vertrouwen

Aanbieders die dit kunnen realiseren, zijn er genoeg, betoogt Van Bree. “Ze beloven allemaal grofweg hetzelfde en ook hun prijzen komen redelijk overeen. De markt is te klein voor geheimen. Toch moet je kiezen.” In dit geval gaf de prijs niet eens de doorslag. Waarom MegaGroup de dienstverlening van Ictivity heeft omarmd? Van Bree: “Zij denken heel erg vanuit de gebruiker. Daarin zijn ze anders dan anderen, die geneigd zijn de techniek voorop te stellen. Bij Ictivity is techniek een middel tot een doel. Maar ondertussen hebben ze wel een berg technische kennis in huis; kennis die wordt ingezet om de gebruiker te faciliteren. Zij zien zichzelf als een kennishuis en delen hun expertise graag met hun afnemers.” Veel aanbieders zitten op de behoudende IT-stoel, is zijn ervaring. In het spanningsveld tussen flexibiliteit en stabiliteit neigen ze meer naar het laatste. “Ictivity wil natuurlijk óók een stabiele backbone neerzetten, maar is daar heel vooruitstrevend in en laat zich primair leiden door de behoefte van de business.”

Van Bree had Patrick van der Meer, accountmanager Ictivity, verteld dat MegaGroup in principe al een partner had gekozen en dat Ictivity heel goed moest zijn om de opdracht alsnog te winnen. “Dat zag Patrick als een uitdaging, maar het heeft hem niet verleid om op prijs te gaan onderhandelen. Een passende, kwalitatieve oplossing was en bleef de kern van zijn propositie. Dit gaf instant vertrouwen. Wat ons betreft was de kogel door de kerk.”

Persoonlijk aspect

De samenwerking met Ictivity betitelt hij als ‘heel open’. “Beide partijen hebben alles op tafel gelegd en niets achtergehouden. Er was begrip op meerdere niveaus. Dat ze netjes omgaan met jouw data, dat ze de technische vaardigheden hebben om jouw continuïteit te garanderen. En dat ze van zins zijn om een langdurige relatie op te bouwen. Bij dit type contact speelt altijd een persoonlijk aspect mee. Je neemt nooit alleen een besluit op basis van droge KPI’s. Bij outsourcing zoek je een echte partner, geen ‘leverancier’. Het gaat tenslotte om je voortbestaan als bedrijf.”

In oktober 2015 vond het eerste gesprek met Van der Meer plaats. MegaGroup deed een Request for Quotation aan alle aspirant-partijen op de shortlist, om appels met appels te kunnen vergelijken. De appels uit Eindhoven smaakten het zoetst. Nadat de Board de keuze voor Ictivity had geaccordeerd, werd de offerte op detailniveau uitgewerkt. Toen het totaalbedrag hierbij significant hoger uitkwam, werd in goed overleg het design aangepast zodat de kosten binnen de gestelde bandbreedte bleven. In de zomer van 2016 werd het contract getekend en is men meteen begonnen met bouwen. Van Bree: “Eigenlijk waren we al begonnen voordat er was getekend. Over vertrouwen gesproken! Dit is geen traditionele klant-leverancierrelatie, dit is echt partneren.”

So far, so good

kiest voor IT-as-a-commodity van Ictivity Nog altijd wordt er gebouwd bij MegaGroup. De livegang staat gepland op 1 februari 2017, maar nu al (november 2016) zijn de verwachtingen – andermaal – hooggespannen. Met de vernieuwde technische basis mikt Van Bree op een drastische daling van het aantal incidenten en een sterk verbeterde performance. “De beschikbaarheid van de printers, de monitoring op de applicatieservers, noem maar op – het hele platform gaat beter draaien nu het onder beheer is van een partij als Ictivity, met de juiste skills en focus. Dat is al heel wat. Onze organisatie krijgt hierdoor de handen vrij om zich aan de kerntaken te wijden. De feitelijke migratie zal straks een piek in support veroorzaken, maar dat is normaal bij een verandering van deze omvang. Daarna vlakt het af en vallen we terug op een standaard SLA. Ik zeg: so far, so good.”

Van Bree is inmiddels bezig met de ontwikkeling van een open API, waarmee MegaGroup zijn data – zoals beschikbaarheid van producten, prijzen, configuratie-opties en natuurlijk de mogelijkheid van direct bestellen – op een veilige manier openzet voor zijn klanten, leveranciers en partners. Het nieuwe, stabiel werkende IT-platform biedt hier het technische fundament voor. “En biedt mij de tijd en de ruimte om me op dit soort commercieel belangrijke toekomstige ontwikkelingen te richten.”

Meer weten?

Advies over het uitbesteden van beheer? Neem contact met ons op voor een kennismaking.