Ictivity Training versterkt digitale vaardigheid Fiom-medewerkers

‘Gebruikers leren van elkaar in plaats van de helpdesk te bellen’

Hoe werk je (digitaal) samen in een zich vernieuwende organisatie – een bedrijf waar niet iedereen beschikt over dezelfde kennis en vaardigheden? Fiom schakelde Ictivity Training in, dat een blended IT adoptie programma op maat bedacht om zowel de computeressentials als het veiligheidsbewustzijn van haar medewerkers een flinke boost te geven.

Fiom is de specialist bij ongewenste zwangerschap en afstammingsvragen. De organisatie biedt informatie en hulp bij vraagstukken omtrent ongewenste zwangerschap, zoals keuzevragen, afstand doen van je kind en verwerking van een abortus. Daarnaast helpt Fiom mensen bij hun zoektocht naar biologische familie in binnen- en buitenland en beheert zij de unieke KID-DNA-databank die een match bij anoniem donorschap mogelijk maakt. De kennis wordt gedeeld met professionals via kenniscollectie, trainingen en advies. Uitgangspunt in het werk van Fiom is de keuzevrijheid van ongewenst zwangere vrouwen en het recht op afstammingsgegevens.

Werken in de cloud

Fiom ontwikkelt zich meer en meer tot een kennisorganisatie, waarbij het naast theoretische inzichten vooral beschikt over een schat aan ervaring. Het is deze combinatie die haar uniek maakt. Het feit dat de Fiom-medewerkers vanuit allerlei flexibele werkplekken – zowel thuis als onderweg – werkzaam zijn, vraagt om een andere manier van kennisdeling en online samenwerking. Ook een onderwerp als digiveiligheid speelt daarbij een rol.

In 2015 werden de lokale servers vervangen door Office 365 en ging Fiom over tot werken in de cloud. Dat deed een beroep op de digitale vaardigheden van de medewerkers. Op basis van een evaluatie onder medewerkers en de eerste ervaringen met het werken in Office 365 constateerde Fiom dat de veranderende digitale wereld vraagt om andere skills. Uit een nulmeting, verzorgd door Ictivity Training, kwam eenzelfde beeld naar voren. “De niveaus van de medewerkers verschilden echter behoorlijk. Voor de één kon zoiets als een offline document online zetten al een probleem zijn. Anderen – en dit betrof een aanzienlijke groep – waren digitaal al bedreven en wilden juist extra skills aanleren. Al met al een zeer gedifferentieerde populatie, dus”, zegt Yvonne de Kort, Kwaliteits- & Opleidingsfunctionaris bij Fiom. “Als je Word of Outlook al niet optimaal beheerst en het krijgt in de cloud bovendien een andere look & feel, dan is het extra verwarrend. Dat is onhandig in een kennisorganisatie, waar men moeiteloos met data overweg moet kunnen. Een organisatie waar men Excel in de vingers moet hebben en PowerPoint moet kunnen bedienen voor het delen van informatie.”

Passende opleidingsmix

Behalve de computeressentials – Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access op ECDL-niveau – wilde Fiom haar personeel nog meer bijbrengen: online (samen)werken via systemen als OneDrive, Skype for Business, SharePoint en Yammer. Daarnaast kwam het securitybewustzijn als thema aan bod. Aangezien Fiom werkt met gevoelige cliëntinformatie, is het van belang om dit op een veilige manier met elkaar te borgen.

Ictivity Training stelde een mix van opleidingsvormen samen: klassikale on-site training gecombineerd met individueel online leren. In overleg met Fiom leidde dit tot een passende blend van groepslessen op locatie, individueel begeleid leren (IBL) en e-learning. Ictivity-trainer Robbert Robben nam de rol van uitvoerder op zich. De klassikale variant gaf ruimte aan generieke kennisoverdracht met de mogelijkheid van vraag en antwoord. IBL vond plaats in Den Bosch, waar het hoofdkantoor van Fiom is gevestigd. De cursisten gingen hier individueel aan de slag. Bij vragen konden ze terecht bij Robbert, die op de achtergrond aanwezig was en – waar nodig – extra uitleg gaf. Ondertussen doorliepen de medewerkers een aantal e-learningmodules en legden ze de bijbehorende toetsen af. “Alles bij elkaar een lesprogramma dat zeer op maat is gesneden. Dat is een van de succesfactoren”, aldus Yvonne. “Niet iedereen heeft immers behoefte aan dezelfde lesstof en iedereen leert op een andere manier. Robbert was de constante factor in het geheel. Eén centraal aanspreekpunt voor zowel cursisten als organisatie, dat is heel fijn. Een sterk punt van Ictivity.”

Coachende aanpak

Digiveiligheid werd klassikaal gedoceerd via presentaties in Den Bosch, waar het onderwerp met behulp van filmpjes werd belicht. De Kort: “Een effectieve manier om mensen bewust te maken van digitale risico’s. Zo zien ze: het kan ook mij overkomen. Inmiddels beschikken we over uitgewerkte protocollen voor incidenten en datalekken en is er een adequaat wachtwoordenbeleid. Daar waren we als organisatie al mee bezig, en de presentaties sloten hier mooi op aan.”

Hoewel nog niet alle medewerkers het lesprogramma hebben voltooid, weet De Kort nu al dat ze het een nuttige en fijne training vonden. Met name de coachende aanpak van Robbert wordt geprezen. “Hij kon uitstekend met alle cursisten omgaan, terwijl toch iedereen anders is, een ander kennisniveau heeft en zich anders verhoudt tot deze bedrijfstraining. Je hebt altijd medewerkers die maar moeilijk de switch naar de nieuwe interface maken. Liever zijn ze met cliënten bezig, en niet met digitale technieken. Toch zijn die technieken nodig om je werk efficiënt te kunnen doen. Dat wringt soms een beetje.”

Blijven leren

Al met al hoort ze veel goede geluiden. “Documenten worden steeds vaker gedeeld via Office 365 en niet meer via e-mail. Met elkaar samenwerken in één document is ook iets wat we vaker zien.”

De cultuur is positief aan het veranderen, merkt ze. “Gebruikers leren van elkaar in plaats van de helpdesk te bellen. Google en YouTube worden non-stop geraadpleegd om snel en gericht informatie te verwerven. Hetzelfde geldt voor de door onszelf ontwikkelde en via intranet beschikbare handleidingen. De zelfredzaamheid van medewerkers is toegenomen – dat was ook een van de doelen die we vooraf hadden gesteld. Er is tevens het besef dat je moet blijven leren, ook al betreft het vaardigheden die je niet direct voor je werk nodig hebt. Tenslotte weet je niet wat je volgende functie of rol in de organisatie gaat worden. In die zin sluit dit curriculum heel goed aan bij de transitie naar een flexibele organisatie waar we midden in zitten. Competenties – en het verwerven ervan – worden belangrijker dan vaste functieomschrijvingen. Dankzij de inzet van Ictivity Training zijn de digitale competenties binnen Fiom in ieder geval flink verbeterd!”

Whitepaper Stappenplan voor een geslaagde adoptie van nieuwe technologieBenieuwd naar het IT adoptie- en productiviteitsprogramma?

Download de whitepaper Stappenplan voor een geslaagde adoptie van nieuwe technologie of neem contact op met Martijn Coolen – 088 428 48 48.