Een nieuwe flexibele en plaats onafhankelijke werkplek voor Stichting de Wever

IT advies Stichting De WeverEen stijging in het aantal ICT aanvragen vanuit de (gebruikers)organisatie en een overvolle agenda op projectmatig vlak waren voor De Wever de belangrijkste redenen om de expertise van Ictivity in te schakelen. Uiteindelijk resulteerde dit met behulp van een ICT projectenkalender in een aantal verbeterslagen.

Over de Wever

De Wever is dé organisatie op het gebied van ouderenzorg in Tilburg. Denk hierbij aan: zorg, behandeling of diensten in een van de woonzorg- of behandelcentra of bij de cliënt thuis.

Bij De Wever werken 2950 medewerkers en bijna 1100 vrijwilligers voor 2500 cliënten. De Wever bestaat uit elf zorgcentra, twee behandelcentra, één hospice, en een kleinschalige woonvorm.

De behoefte

Cliënten ontvangen steeds vaker zorg aan huis, dit betekent dat er automatisch een grotere behoefte ontstaat naar een flexibele en plaats onafhankelijke inzet van personeel. Deze nieuwe manier van werken vraagt vanuit de organisatie ook aanpassingen op ICT gebied. De Wever vertaalde deze behoefte naar een gemoderniseerde en hoog beschikbare werkplek in combinatie met een “follow me data oplossing”* . Daarvoor is de basisinrichting nu beschikbaar.

Het eindresultaat

Het gehele traject leverde De Wever het volgende op:

  • Een ICT projectenkalender inclusief samenhang en kostenindicatie
  • Een gemoderniseerde (Microsoft) desktop
  • De mogelijkheid om documenten te lezen en bewerken op tablets
  • Een verhoogde beschikbaarheid van de omgeving door een vernieuwde storage en back-upomgeving
  • Verbetering van de performance door vernieuwing van de netwerkomgeving inclusief beheer
* Een follow me data oplossing biedt de mogelijkheid om documenten te lezen en kunnen bewerken op mobiele devices.

Evelyn Bongers, Hoofd Informatisering en Automatisering bij de Wever aan het woord:

Wat was uw ervaring met het project?
“Ik vond het project over de gehele linie goed gestructureerd uitgevoerd. De Ictivity projectleider heeft de kwaliteit die we verwachtten ook waargemaakt door ons regelmatig op de hoogte te houden door middel van voortgangsrapportages en exception reports. Ik ben heel tevreden hoe het project is verlopen, het schakelen en de flexibiliteit. In eerste instantie was er een andere opzet voor het project maar dat waren uiteindelijk teveel stappen  waardoor we, in goed overleg, zijn gekomen tot een projectkalender om slimmer om te gaan met de projectleider en coördinatie uren. Tevens hebben onze mensen het als prettig ervaren dat zij Ictivity al kennen vanuit de ASK (Advies Sparring Kennis) overeenkomst. De Ictivity consultants die bij ons op locatie komen zijn vertrouwd met onze omgeving én collega’s en dat werkt heel prettig”.

Wat was de aanleiding voor dit project? 
“Ik ben inmiddels drie jaar werkzaam voor de Wever en heb destijds een ICT beleid opgesteld. Daaruit bleek dat er enige achterstand was in onze infra op een aantal punten. Technisch gezien hadden we goede producten maar updates naar nieuwere versies waren nodig. Bij dit project bleek het, op basis van het infrastructuur niveau, toch een behoorlijk groot project te worden”.

Wat heeft het project de Wever opgeleverd?
“Door de projectmatige aanpak hebben we steeds meer interne processen kunnen beschrijven en daardoor ook meer inzicht gekregen in onze processen. Op deze manier heeft bijvoorbeeld onze administratie een boost gekregen waardoor we beter zijn gaan administreren. Hierdoor is er intern ook meteen een slag gemaakt. Daarnaast heeft dit project ervoor gezorgd dat we onderling beter kunnen samenwerken, dit bijvoorbeeld door het gebruik van de Citrix sharefile waardoor het gebruik van Dropbox kon worden uitgesloten”.

Hoe was de samenwerking met Ictivity?
“De communicatie tijdens het gehele project heb ik als erg positief ervaren. Er is snel en flexibel geschakeld. Het projectplan dat door Ictivity was opgesteld zag er overzichtelijk uit en gaf een goed inzicht in de totale projectkosten en de rapportages waren telkens netjes op tijd”.

Meer weten?

Wilt u meer informatie over flexibele plaats onafhankelijke werkplek mogelijkheden voor uw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op.