De Zorgcirkel: “Ik sprak Ictivity soms vaker dan mijn vrouw”

Simon Tuijp is sinds augustus 2013 actief als interim ICT manager bij de Zorgcirkel. De Zorgcirkel is een zorgaanbieder voor senioren en chronisch zieken. De activiteiten bestaan uit thuiszorg, begeleiding, verzorging met verblijf, revalidatie en zorg aan terminale patiënten.

Sander Vlamings werkt sinds 2007 met veel plezier als accountmanager bij Ictivity.

Achtergrond de Zorgcirkel:

  • Aantal werkplekken: 800
  • Aantal thuiswerkplekken: 100
  • Aantal medewerkers: 3820
  • Aantal medewerkers IT afdeling: 19; waarvan 1 tijdelijke applicatiebeheerder, 2 servicedesk medewerkers, 3 technisch beheerders, 3 applicatie beheerders, 1 hoofd automatisering, 1 business intelligence medewerker en decentraal 8 functionele applicaties beheerders
  • Aantal iPads/tablets: 25 (eind 2014: 250)
  • OS/Platformen: Citrix XenDesktop, Windows Server 2012, RES Workspacemanager, Win7, Exchange 2013

Simon Tuijp, interim ICT Manager bij de Zorgcirkel en Sander Vlamings, accountmanager bij Ictivity zijn in gesprek over de samenwerking en doelen van het project de nieuwe werkplek omgeving.

Simon Tuijp over Sander Vlamings

Waarom werken jullie samen met Ictivity?
“De Zorgcirkel werkt al jaren naar volle tevredenheid samen met Ictivity. Na een kritische evaluatie is deze samenwerking dit jaar geformaliseerd door het afsluiten van een preferred supplier overeenkomst. Hierdoor zijn we in staat om de benodigde kennis voor beheer van onze ICT infrastructuur te borgen en bouwen we verder aan duurzame relatie voor de toekomst. Wat ik daarnaast prettig vind aan Ictivity, is dat ze geen hard- en software verkopen. Hierdoor zijn ze in staat om mij onafhankelijk advies te geven, zonder gestuurd te worden door commerciële afspraken met vendoren”.

Jullie zijn bezig met het inrichten van een nieuwe werkplek omgeving. Wat is hiervoor de aanleiding?
“De werkplekomgeving van de Zorgcirkel voldoet niet meer aan de behoefte van de organisatie en haar medewerkers. In eerste instantie levert de huidige werkplekomgeving onvoldoende performance en ten tweede is er behoefte aan meer flexibiliteit zodat tijd, locatie en apparaat onafhankelijk te werken is.”

“Het mobiel werken is een belangrijke stap in de zorg omdat we daarmee de efficiency van zorgverlening verhogen. Hoe minder tijd te besteden aan administratieve handelingen hoe meer tijd over blijft om zorg te verlenen. Daarnaast bestaat de vraag om de beheerlast te verlagen. We hebben namelijk 32 locaties en daarom de behoefte aan een centrale en uniforme desktopomgeving, waarbij centraal beheer met minimale middelen mogelijk is. Hiermee realiseren we een aanzienlijke tijdswinst en verkorten we de responsetijden richting onze gebruikers”.

Hoe is dit project tot stand gekomen?
“Ictivity is gestart met het in kaart brengen van de functionele behoefte van onze organisatie. Wat verwacht men van de nieuwe werkplek en hoe is deze eenvoudig te beheren? Vervolgens is een vertaling gemaakt van de functionele behoefte naar een technische ontwerp voor de nieuwe ICT omgeving. Uiteindelijk is een business case uitgewerkt en gepresenteerd aan de directie. Belangrijk aspect hierin was het overtuigen van de toegevoegde waarde van dit project. Simpel gezegd, wat levert het concreet op voor de Zorgcirkel? Uiteindelijk hebben we na een periode van intensieve samenwerking akkoord gekregen van de directie om te starten met de bouw van de nieuwe ICT omgeving”.

Wat zijn de doelen?
“Vanuit organisatieperspectief is er behoefte aan een flexibele manier van werken, veiligheid van data (NEN7510) en het kunnen faciliteren van intramurale én extramurale zorg. Vanuit de beheerorganisatie bekeken willen we beschikken over een uniforme desktopomgeving om centraal beheer toe te passen met inzet van minimale resources. Het dient een beveiligde omgeving te zijn, waarbij de eindgebruiker centraal staat en waar stabiliteit en performance de kernpunten zijn”.

Hoe zorgen jullie ervoor dat ook de eindgebruikers voorbereid zijn op de nieuwe werkplek?
“De Zorgcirkel staat aan de start van een groot aantal veranderingen welke invloed hebben op de werkplek (bijvoorbeeld de migratie naar Windows 7 en Office 2013 ). De overgang naar een nieuwe werkplek heeft een behoorlijke impact op onze medewerkers. Een goede begeleiding van deze medewerkers is een absolute must voor een geslaagde invoering van de nieuwe werkplek. Nieuwe technologieën, zoals bijvoorbeeld Windows 7 en Office 2013, bieden nieuwe functionaliteiten om effectiever te communiceren, (samen)werken en informatie delen. Wij verwachten dat dit leidt tot een productiviteitsverhoging. Samen met Ictivity zijn we bezig het huidige en het gewenste kennisniveau in kaart te brengen. Vervolgens zal Ictivity ons van advies voorzien wat de precieze opleidingsbehoefte is om het gewenste kennisniveau te behalen en welke leermiddelen we daarvoor moeten inzetten”.

Wat waardeer je aan Sander?
“Sander is zeer betrokken en hij streeft naar een duurzame klantrelatie. In de voorbereiding van het huidige werkplek project, sprak ik hem soms, bij wijze van spreken, vaker dan mijn vrouw. Hij zoekt de samenwerking op verschillende niveaus binnen onze organisatie. Ik spreek met hem over de doelstellingen van de organisatie en hij zorgt dat de juiste specialisten van Ictivity worden ingezet. Ik hecht waarde aan deze aanpak en heb hem daarom ook in contact gebracht met onze directie. Verder is hij informeel in de omgang en formeel wanneer dat nodig is. Ik word door hem echt ontzorgd”.

Zijn er aandachtspunten?
“Ictivity heeft veel kennis in huis. Ik verwacht van Ictivity dat ze een proactieve rol inneemt om deze kennis met ons te delen. Hierover heb ik reeds met Sander gesproken. We hebben het plan opgevat om periodiek inspiratiesessies te organiseren. Het doel hiervan is om de kennis van Ictivity van de huidige technologie en de ontwikkelingen structureel in te zetten ter verbetering van onze ICT  beheerorganisatie”.

Sander Vlamings over Simon Tuijp

Wat waardeer je aan de samenwerking met Simon?
“Simon heeft een duidelijke visie over waar hij naar toe wil met de Zorgcirkel. Hij is helder in zijn plannen, wat mij weer in staat stelt om snel de tot de juiste oplossingen te komen. Daarnaast bestaat er een wederzijds vertrouwen in de samenwerking. In dat kader heeft hij me ook geïntroduceerd bij de directie van de Zorgcirkel en hebben we de samenwerking geformaliseerd met een preferred supplier overeenkomst. Uiteindelijk is het niet enkel onze persoonlijke samenwerking die het succes bepaalt. De samenwerking verloopt op alle denkbare niveaus al jarenlang zeer prettig”.

Welke verdere ontwikkelingsmogelijkheden zie je in de samenwerking?
“Graag denk ik met de Zorgcirkel na over de toekomst. De ontwikkelingen omtrent Cloud technologie (IAAS bijvoorbeeld) en Managed Services zijn in mijn optiek bepalend voor de toekomst. Het is echter geen doel op zich, maar een middel om een doel te bereiken. Kijkend naar schaalbaarheid, flexibiliteit en kostenbeheersing is het dus op zijn minst interessant om te onderzoeken welke voordelen er zijn ten opzichte van het zelf blijven doen. Als organisatie hoor je te weten wat dit voor je kan betekenen. Ik ben van mening dat wij de Zorgcirkel als ICT partner met dit soort vraagstukken horen te begeleiden en te adviseren”.