Ictivity bouwt centrale ICT-omgeving PLE1N

Ple1n gemeentenWe hebben een wereldprestatie geleverd: een nieuwe flexibele en schaalbare omgeving gebouwd, drie complete gemeentelijke organisaties gemigreerd en zo voor een kleine 600 medewerkers de basis gelegd voor het nieuwe werken. Ondertussen bleven de drie ‘winkels’ open en gingen alle gemeentelijke processen gewoon door.”
Melvin Laheij, Hoofd afdeling I&A PLE1N

Eendracht maakt macht, moeten Sint-Michielsgestel, Haaren en Sint-Oedenrode hebben gedacht toen ze in 2012 een samenwerkingsverband aangingen onder de naam PLE1N. Als kleine gemeente ben je kwetsbaar om taakvelden als ICT, belastingen en P&O zelf in te richten. Door op precies deze gebieden te gaan samenwerken, verwachten de drie Brabantse gemeenten die kwetsbaarheid te verminderen en tegelijk voor inwoners, bedrijfsleven en maatschappelijke partners meer kwaliteit te leveren. Daarnaast is kostenbeheersing een omschreven doel.

Prijs, concept, plan van aanpak

Plan was om het taakgebied informatievoorziening en automatisering (I&A) te lokaliseren in Sint-Michielsgestel. Hier moest een nieuwe centrale, uniforme en toekomstgerichte ICT-infrastructuur worden gerealiseerd voor de drie gemeenten, met Sint-Oedenrode als uitwijklocatie. PLE1N zette de opdracht uit via een Europese aanbesteding, die uiteindelijk door Ictivity werd gewonnen. Prijs, concept en plan van aanpak bleken hierbij doorslaggevend.

Strakke sturing

Na het zetten van de handtekeningen, begin 2013, kon de reis beginnen: het bouwen van een nagelnieuwe technische infrastructuur en het stapsgewijs migreren van drie gemeenten naar één omgeving. De scope bleef niet beperkt tot servers, opslag en back-up. Vaste werkplekken werden flexibel gemaakt. De hele Microsoft-suite werd geïnstalleerd en de mail gestandaardiseerd via Exchange. Een Oracle-upgrade, de invoering van een BI-tool (Cognos), het overzetten van zo’n 150 (!) applicaties – “in dit project hebben we echt alles aangepakt; dat maakt het zo anders dan andere”, betoogt Melvin Laheij. “Het vraagt wel veel overleg, een duidelijke rolverdeling en strakke sturing. Omdat je met tientallen leveranciers van doen hebt, heeft PLE1N veel verantwoordelijkheid naar zich toe getrokken. We hebben het uiterste gevraagd van onze leveranciers, maar ook onze eigen mensen zijn diep in de reserves gedoken. Zo’n project moet je niet te vaak doen!”

Meedenkende, lerende partner

Ictivity toonde zich flexibel, dacht goed mee in oplossingen en stelde zich lerend op, volgens Laheij. “Dan ben je een krachtige partner. Op enig moment merkten we dat de samenwerking over te veel schijven liep, waardoor projectbesprekingen verzandden in technische details. We hebben toen het aantal gesprekspartners gereduceerd en de technische uitwerking bij de techneuten neergelegd. De projectleiders spraken alleen nog over de overkoepelende aansturing. Vanaf dat moment ging het veel beter. De derde migratie verliep dan ook een stuk makkelijker dan de eerste.”

Voldoende capaciteit en expertise

“Het blijft natuurlijk een expeditie, waarbij dingen weleens foutlopen; de ene keer aan onze kant, de andere keer aan leverancierskant. Dat los je dan as you go op, daar kun je geen sjabloon op bedenken. Met name was het een uitdaging om de globale architectuur te vertalen in concrete invullingen op medewerkerniveau – a hell of a job!” Zijn tip: speel voldoende eigen mensen vrij. “Wij hadden vooraf gerekend op 1 FTE, maar dat moesten er drie zijn. Ook is het cruciaal zelf voldoende expertise in huis te hebben. In een complex landschap als het onze valt het niet mee te begrijpen hoe alles met elkaar verknoopt is.”

Schaalbare omgeving

Het project viel uiteen in drie fasen: eerst de medewerkers van I&A bij elkaar, dan naar één automatiseringsomgeving en vervolgens naar één uniforme informatievoorziening. Dat het bij de eerste twee fasen is gebleven, komt doordat Sint-Oedenrode in 2017 gaat herindelen met Schijndel en Veghel. Sint-Michielsgestel heeft inmiddels plannen voor een ambtelijke fusie samen met Boxtel. “Vandaar de opdracht om vooral een flexibele en schaalbare omgeving neer te zetten”, verklaart Laheij. “Want je weet niet precies welke gemeente er straks gaat aansluiten.”

Medio oktober 2014 was de klus geklaard. Iets later dan gepland, maar dat had te maken met de migratie per gemeente in plaats van één Big Bang. En juist omdat er stapsgewijs werd gemigreerd, hebben de gebruikers er nagenoeg geen last van ondervonden.

Kwaliteit, kwetsbaarheid, kosten

Sint-Michielsgestel, Haaren en Sint-Oedenrode beschikken nu over één uniforme ICT-omgeving, waarmee meer kwaliteit kan worden geleverd. Laheij: “De drie oude omgevingen waren verouderd en vertoonden vaak storingen, zonder dat je precies wist waar de oorzaak lag. Bij nieuwe hardware zijn alle ins en outs bekend – een heel belangrijk voordeel. De medewerkers kunnen nu ook locatieonafhankelijk werken op flexibele werkplekken die per gebruikersgroep zijn afgestemd op hun behoefte. Dat heeft de user experience aanzienlijk verhoogd. Daarnaast zijn we nu minder kwetsbaar; je hoeft geen drie omgevingen meer te beheren. En mocht het gemeentehuis van Sint-Michielsgestel tijdelijk uitvallen, gaat de dienstverlening aan de burger – dankzij de eigen uitwijkvoorziening – gewoon door. Ten slotte hebben we met de nieuwe infrastructuur minder externe inhuur nodig, dus kunnen we kosten besparen.”

De doelen zijn behaald, de missie geslaagd. Volgende stap is het uitnutten van de voordelen in relatie tot de gemeentelijke diensten. “Daarmee gaan we de dienstverlening aan de burger verbeteren”, besluit Laheij. 

‘Dat noem ik gebruiksgemak’

Barry van Hout, systeembeheerder PLE1N: “Het is niet niks wat we gedaan hebben: drie hele gemeenten overgezet naar één nieuw Windows-domein. Een gevirtualiseerd domein bovendien, met nog maar een handjevol computers die onder de bureaus staan te brommen. Het door Ictivity geadviseerde en geïmplementeerde concept, werkt heel soepel. Voor de gebruiker voelt het alsof je elke dag over een gloednieuwe desktop beschikt. Een desktop die plaatsonafhankelijk is, want als je niet afsluit en op een andere locatie – ook thuis – inlogt, krijg je direct alle openstaande applicaties te zien. Dat noem ik nog eens gebruiksgemak”.

‘We kijken samen terug op een geslaagd traject’

Robin Wijnen, Accountmanager Ictivity: “Samen met het IT-team van PLE1N hebben we een robuuste en flexibele werkplekomgeving neergezet. Flexibel voor de gebruikers, denk hierbij aan het tijd- en plaatsonafhankelijk werken, maar zeker ook met betrekking tot het laten aansluiten van andere gemeenten. We kijken samen terug op een geslaagd traject. Ook zijn we al samen aan het kijken naar extra functionaliteiten die de gebruikers helpen om nog gemakkelijker hun werk te doen. Zoals de toepassing van chat- en presence-functionaliteit.”