"Viva richt zich specifiek op het verbeteren van de gebruikersbeleving en wordt gepositioneerd als EXP: Employee Experience Platform".

Tijdens Microsoft Ignite 2021 introduceerde Microsoft een nieuw platform: Viva. Viva moet ons gaan helpen om nog beter online te kunnen (samen)werken. Microsoft doet er, gezien de innovaties aangekondigd tijdens Ignite, alles aan om werken op afstand steeds beter te faciliteren. Teams neemt hier vanuit gebruikersperspectief een centrale plek in en is een zeer belangrijke factor op het gebied van gebruikersbeleving en productiviteit. Microsoft Teams wordt gezien als hét middel voor organisaties om gebruikers een volledig geïntegreerde ervaring te bieden met alle tools en informatie die medewerkers nodig hebben om succesvol en productief te zijn bij het online werken. Dit zou je kunnen omschrijven als de ‘Teams-as-a-platform’ gedachte. Maar om dat te kunnen bereiken, moesten er nog wel een paar stappen gezet worden. En voilà: daar was Viva!

De belofte van Viva
Viva is zeker niet iets revolutionairs. Het is in mijn optiek meer een logische evolutie van het gedachtegoed waarbij het faciliteren van middelen en het bieden van de optimale beleving bij het op afstand doen van werk voorop staan. We hebben wat dat betreft de afgelopen periode in één groot experiment geleefd: op afstand werken was niet meer gebonden aan een plek of een tijd, maar de focus lag meer op WAT we moesten doen en het resultaat daarvan. Factoren als gebruikersbeleving, verbinding (houden) met elkaar, informatie vinden, kennis opdoen en welzijn spelen daarbij een grote rol.

Viva belooft juist hier op in te spelen en richt zich specifiek op het verbeteren van de gebruikersbeleving. Het wordt dan ook gepositioneerd als EXP: Employee Experience Platform. Alle informatie voor de werknemer bij de hand: van onboarding en onderlinge samenwerking tot continue persoonlijke ontwikkeling en groei. En in combinatie met Teams: alle digitale middelen om succesvol online te werken vanaf dag één, in één enkele geïntegreerde omgeving.

Welke functionaliteiten biedt Viva?
Viva kan worden opgesplitst in vier modules. Elke module heeft een eigen ‘specialiteit’, geïntegreerd in Microsoft Teams en allemaal mobiel beschikbaar.

1. Viva Connections (Viva-verbindingen): dit deel heeft betrekking op SharePoint intranet dat beschikbaar wordt gemaakt via Teams. Het echt nieuwe hieraan is denk ik wel het onderdeel ‘Dashboard’. Zie dit als een personaliseerbare pagina, waarop zowel koppelingen naar resources (applicaties) als ‘widgets’ kunnen worden geplaatst. De widgets kunnen interactief zijn en kunnen gekoppeld worden aan taken of andere activiteiten (zoals het indienen van declaraties).

Viva Connections
2. Viva Insights  (Viva-inzichten): deze module is gericht op welzijn. Insights geeft, zoals de naam al suggereert, inzicht in persoonlijke statistieken die verzameld zijn uit Teams, Outlook en andere Apps. Deze statistieken kunnen helpen om maximaal te profiteren van werktijd door de focus daar te leggen waar het noodzakelijk is. Managers en leidinggevenden kunnen daarnaast (geanonimiseerde) operationele inzichten, organisatorische inzichten en aanbevelingen krijgen die te maken hebben met het welzijn van een team en op basis hiervan het team bijsturen.

Viva Inseights
3. Viva Learning (Viva-leren): dit moet de plek worden waar een medewerker eenvoudig een overzicht kan krijgen van de diverse beschikbare e-learning modules, leerpaden en stand van zaken. Dit is op dit moment nog zeker geen LMS (Learning Management System), maar een consolidatie van de verschillende beschikbare middelen. Er zijn reeds een aantal standaard koppelingen met (LMS) systemen beschikbaar en er zullen er nog meer volgen. Uiteraard is er ook een nauwe integratie beschikbaar met up-to-date en bovendien gratis beschikbare e-Learning modules vanuit de Microsoft Learning Pathways oplossing.

Viva Learning
4. Viva Topics (Viva-onderwerpen): Topics is misschien wel het gaafste van de vier modules. Mede met behulp van kunstmatige intelligentie (AI) kan met Topics een kennisbank rondom allerlei onderwerpen opgebouwd worden. Denk aan informatie rondom al die organisatie-specifieke begrippen, die niet altijd even duidelijk zijn voor bijvoorbeeld een nieuwe werknemer. Zo is het goed om te weten dat SOA (Service Oriented Architecture) niets te maken heeft met SOAR (Security Orchestration, Automation and Response) en dat SOA in de meeste gevallen niets te maken heeft met sociale contacten, maar eerder met techniek 😉.

Onderwerpen die zijn vastgelegd in Topics, worden automatisch uitgelicht door middel van een topic-kaart wanneer ze worden gebruikt in bijvoorbeeld e-mail, op SharePoint of in Teams-chat(*). Een gebruiker heeft dan snel de meest relevante info, contactpersonen, documenten, nieuws en communities ter beschikking binnen de Apps die ze reeds gebruiken, zonder te hoeven switchen naar bijvoorbeeld een zoekscherm of andere App. Integratie van de Topic-kaart met Yammer maakt daarnaast interactie met kennishouders mogelijk (Q&A). Waar de Microsoft AI (Office Graph) nu al zorgt voor verbanden en het tonen van relevante informatie opgeslagen binnen Microsoft 365, is het ook mogelijk om externe informatiebronnen te koppelen.

(* in eerste instantie werkt Topics alleen vanuit de Teams-chat, maar dit zal op korte termijn worden uitgebreid naar andere Microsoft Apps als Outlook en SharePoint)

Teams & beyond
Het moge duidelijk zijn welke plannen Microsoft met Teams heeft. Het zou mij persoonlijk niets verbazen als we, in navolging van Google, op korte termijn een Teams-OS of Teams-book zullen zien. Teams is ‘here to stay’. Heb je de stap nog niet gemaakt? Wacht er niet te lang mee! We helpen je graag de overstap te maken.

Bouke Visser
Senior Solution Consultant