Toine van Eijk - IT & ICT Training

4 onderdelen van een succesvol IT-adoptieplan

Medewerkers die moeite hebben met het onder de knie krijgen van de technologie, zijn vaker ongelukkig in hun werk.

Een innovatieve nieuwe tool verbetert de productiviteit van medewerkers. Althans, als ze de tool ook goed gebruiken. En dat is waar het vaak aan schort, zowel bij de jongere collega’s als de oudere werknemers. Het is belangrijk niet alleen een slimme oplossing aan te bieden, maar ook om medewerkers te leren hoe hier mee om te aan. Hoe pak je dit binnen jouw organisatie aan?

Digivaardigheid
Uit onderzoek van Gartner blijkt dat een kwart van de organisaties in 2017 marktpositie zal verliezen door ‘digital business incompetence’. Volgens het onderzoeksbureau gaat het hierbij niet alleen om verspilling van werktijd door gebrekkige digivaardigheden. Ook motivatieproblemen spelen een belangrijke rol. Medewerkers die moeite hebben met het onder de knie krijgen van de technologie, zijn vaker ongelukkig in hun werk. In plaats van tijd te besparen, raken ze gefrustreerd en duren werkzaamheden eerder langer dan korter.
Daarnaast ontstaat er een kloof tussen de – vaak jongere – digivaardige medewerkers en de ‘digibeten’. Dit wil echter niet zeggen dat de jongere generatie het altijd bij het rechte eind heeft. Jonge mensen zijn eerder geneigd om nieuwe oplossingen te gebruiken, maar kennen lang niet altijd alle functionaliteiten en handigheidjes. Ook zullen ze eerder terugvallen op – mogelijk onveilige – applicaties. De organisatie loopt door het gebruik van deze niet goedgekeurde apps, binnen de zogeheten schaduw-IT, grote risico’s. Denk bijvoorbeeld aan het opslaan van vertrouwelijke documenten op een public cloud zoals Dropbox of iCloud. Of het delen van persoonsgegevens via een berichten-app als Whatsapp of Facebook Messenger.  Aandacht voor de adoptie van nieuwe technologie is dus voor alle lagen en competentieniveaus binnen de organisatie erg belangrijk.

Hernieuwbaar programma
Om de adoptie van een nieuwe technologie succesvol door te voeren binnen de organisatie, is het verstandig om een duidelijk plan van aanpak op te stellen. Het liefst in de vorm van een programma dat hergebruikt zodat kennis en digivaardigheid op peil blijft. Zo’n programma moet aandacht besteden aan de volgende vier onderdelen:

1. Digivaardigheid
Digivaardigheid is de nieuwe geletterdheid. Iedere medewerker moet digivaardig zijn als hij of zij ook in de toekomst wil blijven functioneren in een organisatie. Immers, steeds meer processen die nu nog op papier plaatsvinden zullen worden gedigitaliseerd.

2. Digiveiligheid
Behalve vaardig omgaan met nieuwe technologie is het ook belangrijk dat mensen zich bewust zijn van informatiebeveiliging. Hoe voorkom je dat bedrijfskritische informatie en/of klantgegevens op straat komen te liggen of worden gegijzeld door kwaadwillenden die in ruil voor losgeld de data weer vrijgeven? Hoe voorkom je dat je een virus binnenhaalt dat het hele bedrijfsnetwerk plat kan leggen?

3. Productiviteit
Een werknemer verdoet volgens onderzoek gemiddeld 8 procent van zijn werktijd door beperkte digitale vaardigheden. Tijdverlies is één ding, de bijbehorende frustratie is vaak minstens zo erg en leidt op langere termijn regelmatig tot uitval van medewerkers. De productiviteit stijgt als medewerkers goed weten hoe ze moeten omgaan met de digitale tools die hun werkgever hen ter beschikking stelt.

4. Adoptie
Medewerkers die digivaardig zijn en efficiënt werken, hebben meer plezier in hun werk. Ze houden meer tijd over voor denkwerk en ervaren minder administratieve rompslomp omdat ze hun werk efficiënt verrichten. Dit leidt ertoe dat deze medewerkers niet alleen tevredener zijn over hun werk, maar ook meer openstaan voor toekomstige veranderingen.

Bovenstaande onderdelen verwerk je in een duidelijk adoptieprogramma. Zo’n programma heeft verschillende stappen, daarover lees je in de volgende blog. Nu alvast meer weten? Download het volledige whitepaper Stappenplan voor een geslaagde adoptie van nieuwe technologie.