ICT helpt u verder. Dat is het uitgangspunt. Continuïteit en veiligheid gewaarborgd.
Een uitdagende deadline van twee maanden voor het verhuizen van de gehele centrale ICT infrastructuur was voor Archipel de reden om Ictivity te benaderen voor advies en realisatie van deze verhuizing evenals alle uitdagingen op het gebied van dataverbindingen van en naar alle 18 Archipel vestigingen.
Archipel is een toon-aangevende organisatie op het gebied van welzijn en wonen in Eindhoven en de directe omgeving. Archipel verleent haar diensten zowel in de verschillende Archipel zorgcentra en verpleeghuizen als ook bij cliënten thuis. Op deze manier biedt Archipel voor iedereen die in meer of mindere mate zorg nodig heeft, het ideale pakket.
Tot maart 2012 was de centrale ICT infrastructuur ondergebracht op de Onze Lieve Vrouwestraat te Eindhoven. De centrale ICT omgeving bestaat uit een gevirtualiseerd serverpark. Archipel maakt voor de werkplekken gebruik van Citrix Server Based Computing. Alle data is geconsolideerd op een centrale opslag oplossing.
Deze centrale omgeving voorziet zowel de Archipel bedrijfsvoering als alle 18 Archipel locaties van de benodigde ICT services.
De directie van Archipel heeft eind december 2011 besloten om het bestaande huurcontract van de gehuurde kantoorruimten niet te verlengen. Als gevolg van deze beslissing ontstond de uitdaging dat zowel de verhuizing van de Archipel ondersteunende diensten alsmede de centrale ICT infrastructuur voor 1 maart 2012 gerealiseerd diende te zijn.
Op de nieuwe locatie van Archipel waren diverse aanpassingen aan een daarvoor geplande ruimte vereist om deze geschikt te maken voor serverruimte. Vanwege de impact op de beperkte tijdsplanning, de benodigde investeringen maar ook het risico dat de datalijnen niet op tijd beschikbaar zouden zijn, heeft Ictivity geadviseerd om de centrale omgeving in een extern data center onder te brengen. Archipel heeft vanwege beschikbaarheid en kostenbesparing gekozen voor co-locatie bij Interconnect.
Ictivity heeft voor deze verhuizing een speciaal hiervoor geoptimaliseerde project methodiek toegepast. Tijdens de voorbereidingsfase zijn alle afhankelijkheden en risico’s nauwkeurig gedocumenteerd. Verder heeft er een heldere afstemming plaatsgevonden met alle betrokken partijen om communicatie problemen uit te sluiten.
Een risicovolle operatie zoals verhuizen van een ICT infrastructuur kan alleen maar succesvol verlopen door een goede voorbereiding met een intensieve samenwerking tussen Archipel en Ictivity. Deze samenwerking kreeg vooral vorm door de IT medewerkers van Archipel en Ictivity die samen de spil van het project vormden. Zij hadden voor een soepele communicatie en een strakke controle op de voortgang tijdens de voorbereidingen en daadwerkelijke verhuizing een projectteam samengesteld.
“De samenwerking met Ictivity verliep soepel en prima. Hun projectleider monitort de krappe tijdslijn strak, zorgt voor tijdige signalering van mogelijke knelpunten en ondersteunt proactief in de oplossing ervan. Ictivity onderhield ook mede de contacten met externe partijen en fungeerde als tussenpersoon naar het datacenter. Voor Archipel was Ictivity de juiste persoon op de juiste plek” aldus Arthur Kemper Informatiemanager bij Archipel.
De centrale ICT omgeving was na de verhuizing ruim binnen de geplande downtime beschikbaar.
Door de optimale communicatie en afstemming tussen Archipel en Ictivity is de daadwerkelijke verhuizing onder regie van de Ictivity project manager geruisloos afgerond.